5 Schlüsselelemente eines erfolgreichen Projekts

01 Ein engagierter Projektsponsor

Der Sponsor des Projekts ist die hochrangige Person in der Organisation, die das Projekt in Besitz nimmt. Ein engagierter Projektsponsor erwartet, dass das Projekt erfolgreich ist, und tut alles, was er oder sie tun kann, um den Erfolg zu gewährleisten.

Ein Projektsponsor hat vier Hauptaufgaben im Zusammenhang mit dem Projekt. Zunächst setzt sich der Sponsor für das Projekt ein. Er oder sie jubelt dem Projektteam öffentlich und privat zu. Zweitens unterstützt der Sponsor den Projektmanager. Wenn ein Projektmanager Hindernisse entfernen muss, bittet er den Sponsor um Unterstützung, da der Sponsor organisatorisch über die nötigen Mittel verfügt, um die nötigen Schritte zu unternehmen. Drittens richtet der Sponsor die Ressourcen aus, indem er sie direkt bereitstellt oder mit anderen hochrangigen Mitarbeitern zusammenarbeitet, um Ressourcen zu erhalten. Wenn der Sponsor ein starker Verfechter eines Projekts ist, tragen die Kollegen des Sponsors mit größerer Wahrscheinlichkeit erhebliche Ressourcen bei. Viertens erleichtert der Sponsor die Entscheidungsfindung. Wenn das Projektteam festsitzt, kann der Sponsor die Entscheidung vermitteln oder die Entscheidung pauschal treffen.

Der Sponsor bleibt durch ständige Kommunikation mit dem Projektmanager informiert. Die beiden arbeiten zusammen, um zu bestimmen, wann der Sponsor einspringen und die Verantwortlichkeiten des Sponsors zur Unterstützung des Projektmanagers energischer wahrnehmen muss. Ein Projektmanager könnte beispielsweise Schwierigkeiten haben, Informationen von der Finanzabteilung der Organisation zu erhalten. Der Projektsponsor kann sich an den Finanzvorstand wenden, um sich über die Situation zu informieren und darum zu bitten, dass die Aufgabe, die Informationen zu erhalten, den konkurrierenden Aufgaben vorgezogen wird.

02 Klare Ziele und Umfang

Bevor die Arbeit an einem Projekt abgeschlossen oder sogar geplant wird, muss der Projektsponsor die Ziele und den Umfang des Projekts formulieren. Die Ziele sind die großen Dinge, die das Projekt erreichen soll. Nehmen Sie zum Beispiel ein Software-Erweiterungsprojekt. Eine Personalabteilung verwendet eine bekannte anpassbare Unternehmenssoftware zur Verwaltung der Lohnbuchhaltung. Die Organisation möchte ein Modul für das Lernmanagement hinzufügen. Die Ziele des Projekts bestehen darin, die Lernmanagementsoftware an die geschäftlichen Anforderungen der Organisation anzupassen und sie in das vorhandene Gehaltssystem zu integrieren.

Der Umfang definiert die Parameter des Projekts. Fortsetzung des Softwareprojektbeispiels; Der Umfang dieses Projekts beschränkt sich auf die Einführung des Lernmanagementsystems und die Integration in das Abrechnungssystem. Oft ist es hilfreich, Dinge zu identifizieren, die außerhalb des Gültigkeitsbereichs liegen, um zu verstehen, was in diesem Gültigkeitsbereich liegt. Für dieses Projekt ist das Hinzufügen anderer Module nicht möglich. Die Buchhaltungsabteilung kann nicht zum Projektleiter kommen und Abrechnungsmodule, Debitoren- oder Kreditorenmodule anfordern.

Wenn Sie ein Modul hinzufügen, nachdem das Projekt definiert wurde, können Sie den Umfang des Bereichs ändern. Gute Projektsponsoren und Projektmanager schützen sich vor dem Kriechen des Geltungsbereichs und zögern sehr, den Projektumfang in der Mitte des Projekts hinzuzufügen. Die Vergrößerung des Projektumfangs erhöht den Bedarf des Projekts an Ressourcen wie Zeit und Geld. Darüber hinaus gefährdet die Arbeit am zusätzlichen Umfang die Qualität von Arbeitsprodukten.

03 Ein guter Projektmanager

Ein Projektmanager plant die Arbeit und organisiert Ressourcen, um ein Projekt fertigzustellen. Diese Person ist das Bindeglied zwischen dem Projektsponsor, der die Vision festlegt, und dem Projektteam, das sie realisiert. Der Projektmanager holt, falls angemessen und rechtzeitig, Stakeholder ein, um Input zu liefern.

Projektmanager haben normalerweise die folgenden Eigenschaften, die ihnen helfen, das Projekt voranzutreiben:

• Projektmanager sind Planer. Sie denken über die Reihenfolge der Arbeit nach und wissen, was zu tun ist, nachdem das Team die anstehende Aufgabe erledigt hat. Sie machen gute Pläne, wissen aber auch, wann sie flexibel sein und von einem Plan ablenken müssen.
• Projektmanager sind vertrauenswürdig. Projektmanager brauchen, dass ihr Erfolg von der Arbeit anderer abhängt, und vertrauen ihrer guten Absicht und Kompetenz. Vertrauen ist besonders wichtig in der Beziehung zwischen dem Projektmanager und dem Projektsponsor.
• Projektmanager neigen dazu, extrovertiert zu sein, weil die überwiegende Mehrheit ihrer Arbeit Kommunikation erfordert.

Sie halten die Menschen für ihre Verpflichtungen verantwortlich. Hier ist ein Beispiel. Der Vorgesetzte eines Projektteammitglieds sagte dem Projektmanager, dass das Teammitglied vier Stunden pro Woche für das Projekt arbeiten kann. Dieses Teammitglied hat zwei wöchentliche Besprechungen hintereinander verpasst und seine zugewiesenen Aufgaben in der Projektstrukturplatine nicht weiterentwickelt. Nach dem ersten versäumten Meeting traf sich der Projektmanager mit dem Teammitglied, um die Abwesenheit und die versäumten Fristen zu besprechen. Das Teammitglied sagte, er habe dringendere Prioritäten. Der Projektmanager vermutete, dass dies nicht der Fall war. Daher traf sich der Projektmanager nach dem zweiten verpassten Meeting mit dem Vorgesetzten des Teammitglieds. Der Vorgesetzte sagte dem Projektmanager, dass sie sicherstellen würde, dass sich das Verhalten des Teammitglieds ändern würde.

04 Engagierte Stakeholder

Stakeholder an einem Projekt sind Personen, die am Projekterfolg interessiert sind, aber nicht Mitglieder des Projektteams sind. Sie denken nicht täglich über das Projekt nach, wie der Projektmanager oder die Mitglieder des Projektteams, aber sie möchten über kritische Entscheidungen und den allgemeinen Fortschritt auf dem Weg zu den Projektzielen auf dem Laufenden sein.

Stakeholder haben ihre Motivation, sich über die Projektaktivitäten auf dem Laufenden zu halten, es liegt jedoch in der Verantwortung des Projektmanagers, sie in die Wege zu leiten, um die Arbeit auf die Ziele des Projekts vorzubereiten. In vielen Fällen erfordert dies ein heikles Gleichgewicht zwischen zu viel Input und zu wenig Input. Die Beteiligten können sich nicht bei jeder Entscheidung einprägen. Das würde das Projekt stürzen und jede Entscheidung zum Kampf machen. Umgekehrt können Stakeholder nicht ausgeschlossen werden, da ein wesentlicher Aspekt fast aller Projekte die Stakeholder zufrieden stellt.

05 Mitglieder des dedizierten Projektteams

Mitglieder des Projektteams erledigen die Arbeit des Projekts. Oftmals werden Projektteammitglieder zusätzlich zu ihren regulären Aufgaben einem Projekt zugewiesen, sodass andere Arbeiten nicht reduziert werden, um die zusätzliche Arbeit des Projekts zu kompensieren. Projektmanager können Teammitgliedern helfen, mit ihren Vorgesetzten über dieses Problem zu verhandeln, der Projektmanager hat jedoch keine Kontrolle über die Verantwortlichkeiten, die Projektteammitglieder außerhalb des Projekts haben.

Das Engagement der Teammitglieder für das Projekt ist sehr wertvoll. Ohne Engagement verschieben sich Fristen und Arbeitsprodukte nicht von guter Qualität. Engagierte Teammitglieder sind motiviert, die Projektziele rechtzeitig, im Rahmen des Budgets und den Qualitätserwartungen zu erreichen.