Liste der Zeitmanagementfähigkeiten und Beispiele

Was sind Zeitmanagementfähigkeiten und warum sind sie für Arbeitgeber wichtig? Zeitmanagement bedeutet effizientes Arbeiten, und Arbeitgeber in jeder Branche suchen Mitarbeiter, die die ihnen zur Verfügung stehende Zeit optimal nutzen können. Zeitersparnis spart dem Unternehmen Geld und steigert den Umsatz.

Mitarbeiter, die ihre Zeit gut verwalten, sind produktiver, effizienter und halten mit größerer Wahrscheinlichkeit Termine ein. Sie konzentrieren sich auf die wichtigsten und zeitkritischsten Aufgaben und begrenzen die Zeitverschwendung für nicht wesentliche Aufgaben.

Für ein effektives Zeitmanagement müssen die Mitarbeiter ihre Arbeitsbelastung analysieren, Prioritäten zuweisen und sich weiterhin auf produktive Tätigkeiten konzentrieren. Mitarbeiter, die hervorragende Zeitmanager sind, können Ablenkungen beseitigen und Unterstützung von Kollegen einholen, um ihre Ziele zu erreichen.

Während eines Vorstellungsgesprächs

Zeitmanagementfähigkeiten sind ebenso wie andere Soft Skills gefragt. Die Interviewer stellen Fragen, um zu beurteilen, inwieweit Sie in der Lage sind, Ihre Zeit und die Zeit Ihres Teams zu verwalten, wenn Sie eine Aufsichtsfunktion ausüben.

Lesen Sie sich diese Fragen zu Zeitmanagement-Interviews vor Ihren Vorstellungsgesprächen durch, damit Sie darauf mit konkreten Beispielen antworten können, wie Sie Ihre Arbeitsbelastung effektiv verwalten.

Top Fähigkeiten

Priorisierung

In der Regel ist es nicht möglich, alle erforderlichen und gewünschten Aufgaben gleichzeitig auszuführen. Wenn Sie jedoch Prioritäten setzen, sollten Sie in der Lage sein, die wichtigsten Aufgaben in einer sinnvollen Reihenfolge auszuführen. Berücksichtigen Sie beim Zuweisen der Priorität Faktoren wie den Zeitpunkt, zu dem die einzelnen Aufgaben erledigt werden müssen, wie lange sie möglicherweise dauern, wie wichtig sie für andere Personen in der Organisation sein können, was passieren kann, wenn eine Aufgabe nicht erledigt wird und ob eine Aufgabe möglicherweise unterbrochen wird durch die Notwendigkeit, auf jemanden zu warten.

Scheduling

Die Planung ist wichtig, nicht nur, weil einige Aufgaben zu bestimmten Zeiten ausgeführt werden müssen. Die Planung wirkt sich auf Ihren Tag, Ihre Woche, Ihren Monat sowie auf andere Personen, ihre Projekte und ihre kurz- und langfristigen Pläne für Projekte und Aufgaben aus. Die meisten Menschen haben auch bestimmte Tageszeiten, in denen sie mehr und weniger Energie haben und produktiver werden, wenn sie sich entsprechend planen. Zeitpläne können auch eine gute Möglichkeit sein, um Verzögerungen zu vermeiden.

Eine To-Do-Liste führen

Aufgabenlisten (richtig priorisiert und in Ihren Zeitplan integriert) sind eine großartige Möglichkeit, um zu vermeiden, dass Sie etwas Wichtiges vergessen. Sie sind auch eine großartige Möglichkeit, um nicht den ganzen Tag über alles nachzudenken, was Sie tun müssen. Sich an Aufgaben zu erinnern, kostet Energie, und über alles nachzudenken, was Sie die ganze Woche tun müssen, kann anstrengend und überwältigend sein. Teilen Sie alle erforderlichen Aufgaben für jeden Tag in eine Liste auf, und Sie müssen sich keine Gedanken mehr darüber machen. Schauen Sie sich einfach die heutige Liste an.

Ausruhen

Ausruhen, auch wenn es widersprüchlich erscheint, ist eine wichtige Fähigkeit des Zeitmanagements. Lange Arbeitszeiten oder Pausen können zwar kurzfristig die Produktivität verbessern, Ihre Erschöpfung sorgt jedoch später dafür, dass Ihre durchschnittliche Produktivität tatsächlich sinkt. Mit Ausnahme seltener Notfälle ist es wichtig, der Versuchung zu widerstehen, überarbeitet zu werden. Nehmen Sie die notwendigen Pausen und eine vernünftige Abbruchzeit in Ihren Zeitplan auf.

Delegation

Je nachdem, welche Art von Arbeit Sie ausführen, können Sie möglicherweise einige Aufgaben delegieren. Wissen, was zu delegieren ist und wann eine Fähigkeit. Einige Menschen widersetzen sich der Delegation, entweder weil sie die Kontrolle behalten wollen oder weil sie Geld sparen wollen, indem sie keine Assistenten einstellen. Beide Ansätze beeinträchtigen letztendlich die Produktivität und erhöhen die Kosten.

Denken Sie jedoch daran, dass Sie möglicherweise versuchen, zu viel zu tun, wenn Sie fleißig Zeitmanagement üben und trotzdem nicht alles erledigen können. Es ist besser, ein paar Aufgaben zu meistern, als viele zu versuchen und dann zu scheitern.

Beispiele am Arbeitsplatz

A - E

• Pläne an veränderte Umstände anpassen
• Zeit für bestimmte Aufgaben zuweisen
• Analysieren von Prozessen und Auswählen des einfachsten Wegs zum Ausführen einer Aufgabe
• Bitten Sie um Hilfe, wenn Sie überfordert sind
• Durchsetzungsvermögen zu unangemessenen Forderungen, die von zentralen Aufgaben ablenken, nein zu sagen
• Komplexere Aufgaben bewältigen, wenn Sie die höchste Energie und die schärfsten Konzentrationen haben
• Prüfung, wie viel Zeit aufgewendet wird
• Vermeiden Sie übermäßiges Smalltalk mit Kollegen
• Vermeiden Sie Aufschub; Handeln statt sich Sorgen machen
• Teilen Sie breitere Ziele in kleinere Teile auf und konzentrieren Sie sich jeweils auf einen Schritt

• Projekte in überschaubare Teile aufteilen
• Erstellen von täglichen, wöchentlichen und monatlichen Aufgabenlisten
• Zeitpläne erstellen
• Mehr Routineaufgaben an untergeordnete Mitarbeiter delegieren
• Gut essen, um Energie zu erhalten
• Zeitverschwender eliminieren
• Ausübung und Teilnahme an anderen stressreduzierenden Aktivitäten in der Freizeit, um die Energie bei der Arbeit zu maximieren

F - Z

• Effiziente Meetings ermöglichen; Zeitrahmen für Besprechungen einhalten
• Gruppieren Sie ähnliche Aufgaben, um die Übergangszeit zu begrenzen
• Aufrechterhaltung eines organisierten Arbeitsbereichs
• Multitasking; reibungsloser Übergang von einer Aufgabe zur anderen
• Offenheit für effizientere Arbeitsweisen
• Organisieren digitaler Dateien zum einfachen Abrufen
• Planen Sie Ihren Tag in der Nacht vor oder als erstes am Morgen
• Priorisierung von Anfragen und Anforderungen
• Priorisierung einer Liste von Projekten und Fokussierung auf höherwertige Aufgaben mit kürzeren Fristen

• Pünktlichkeit
• Legen Sie Handys beiseite, um die Ablenkung persönlicher Nachrichten zu vermeiden, sofern dies nicht für die Arbeit erforderlich ist
• Überprüfung der Leistung und Beseitigung von Abweichungen von den Prioritäten
• Festlegen von Tages-, Wochen- und Monatszielen
• Setzen Sie realistische Maßstäbe für Qualität und vermeiden Sie Perfektionismus
• Festlegen bestimmter Zeiten für die Beantwortung von E-Mails
• Machen Sie kurze Pausen, um Energie wiederherzustellen
• Berühren Sie jedes Blatt Papier oder lesen Sie jede E-Mail nur einmal, wann immer dies möglich ist