Was ist in einem Projektumfangsdokument

Wenn Sie eine neue Initiative starten, ist das Dokument zum Projektumfang eine wichtige Information für Ihr gesamtes Team. Es definiert das Endprodukt, das an den Kunden geliefert werden soll, wann es geliefert werden muss und zu welchen Kosten.

Im Wesentlichen definiert dieses Dokument die Grenzen der Arbeit, so dass jedes Teammitglied und der Kunde alle verstehen, was das Projekt beinhaltet. Ebenso wichtig ist, dass sie verstehen, was es tut nicht mitnehmen

Die Vorteile

Ein Projektumfang, der mit jedem Teammitglied und den Kunden des Projekts geteilt wird, ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements. Zu den Vorteilen:

• Ein gemeinsames Verständnis aller Beteiligten über die erwarteten Merkmale, die Qualität und den Zeitpunkt des Projekts
• Ein Mittel zur Kommunikation mit anderen Stakeholdern des Projekts, um deren Unterstützung und Beteiligung zu erhalten
• Ein Werkzeug, um die Anstrengungen des Teams auf die Arbeit zu konzentrieren, die erforderlich ist, um die Bedürfnisse des Kunden zu erfüllen

Wenn Änderungen vorgeschlagen werden, die über die Grenzen des ursprünglichen Geltungsbereichs hinausgehen, wird die Aussage darüber hinaus zur Grundlage für die Abschätzung und das Vorschlagen von Änderungen. Wenn die Änderungen von allen Stakeholdern akzeptiert werden, kann die Gültigkeitserklärung geändert werden.

Fertig machen

Der Projektmanager muss nach Beiträgen von Teammitgliedern, Kunden, dem Sponsor der Führungskraft und anderen wichtigen Interessengruppen suchen, um die erforderlichen Ergebnisse der Projektinitiative zu verstehen und zu beschreiben. Dies wird oft als Liefergegenstand bezeichnet.

Die Beschreibung des Liefergegenstandes muss die Kosten oder einen akzeptablen Kostenbereich für das Projekt enthalten. Außerdem werden die wichtigsten Funktionen und der Zeitrahmen für die Lieferung definiert.

Nach Absprache mit dem Kunden, dem Projektmanager, dem Projektteam und dem ausführenden Sponsor müssen alle Änderungen an der Projektabrechnung in einem sorgfältig kontrollierten und dokumentierten Änderungsprozess vorgenommen werden.

Eine kaskadierende Wirkung

Sobald die Erklärung zum Umfang oder das Dokument vereinbart wurde, verwendet jeder Teil des Teams diese als Grundlage für ihre eigenen Schätzungen der Arbeit, des Zeitplans und der damit verbundenen Kosten. Je genauer und genauer die Angaben zum Geltungsbereich sind, desto wahrscheinlicher ist es, dass die Arbeitsteams genaue Schätzungen und Ressourcenanforderungen erstellen.

Ausschlüsse können wichtig sein

Es ist nicht ungewöhnlich, dass ein Dokument mit Projektumfang bestimmte Elemente auflistet, die von der Lieferung ausgeschlossen werden sollen. Beispielsweise kann das Dokument des Auftragnehmers zum Bau eines Hauses dazu führen, dass Umweltgenehmigungen vom Eigentümer eingeholt werden müssen und nicht in der Verantwortung des Auftragnehmers liegen, der das Haus baut.

Was kann schon schief gehen?

Mangelnde Klarheit ist eine häufige Quelle für Stress und Misserfolg von Projekten. Ein vages oder mehrdeutiges Dokument lässt viele Themen für Debatten und uninformierte Urteilsaufrufe offen. Dies kann Auswirkungen auf die Merkmale, die Qualität, den Zeitpunkt und die Kosten des Projekts haben.

Eine weitere zu vermeidende Fallstricke ist als "Scope Creep" bekannt. Wenn der Geltungsbereich nicht eindeutig ist, ist der Kunde versucht, Forderungen zu stellen, die über die Absicht oder Grenzen der ursprünglichen Pläne hinausgehen.

Anpassen des Scopes

Während häufige Änderungen des Umfangs die Fertigstellung des Projekts verzögern und erhebliche Kosten verursachen können, sind sie manchmal notwendig und angemessen. Projektmanager verlassen sich auf einen "Änderungsmanagement" -Prozess, der die angeforderte Änderung identifiziert, alle entsprechenden Zeit-, Kosten- und Arbeitslastschätzungen überarbeitet und das Projekt angesichts der Änderung auf neue Risiken hin überprüft.

Der Projektmanager und der Sponsor der Geschäftsleitung treffen die endgültige Entscheidung über die Änderung des Geltungsbereichs erst dann, wenn die Situation vollständig analysiert wurde. Änderungen werden in einem Entscheidungsprotokoll dokumentiert und dann dem größeren Projektteam mitgeteilt.