Wie können Sie von einer Projektprüfung profitieren

Von Zeit zu Zeit kann jedes Projekt von einem Audit profitieren. Aber keine Sorge, es ist nicht so gruselig wie es klingt. Bei einem Projektaudit überprüft eine unparteiische Person Ihr Projekt und gibt Hinweise dazu, was anders gemacht werden könnte, um seine Erfolgschancen zu verbessern. In diesem Artikel wird alles erklärt und erläutert, wie Sie sich auf eine Projektprüfung vorbereiten.

Wie förmlich eine Projektprüfung ist

Eine Projektprüfung ist normalerweise eine formale Übung. Das informelle Äquivalent wird normalerweise als Peer Review bezeichnet. Hier schaut ein Kollege über Ihr Projekt und die dazugehörige Dokumentation und gibt Ihnen Rückmeldung darüber, wo Sie etwas mehr Zeit verbringen sollten.

Projektprüfungen sind formal, da sie in der Regel eine definierte Anzahl von Fragen haben und von jemandem ausgeführt werden, der dies regelmäßig tut.

Wer führt Projektprüfungen durch

Die Person, die Ihr Projektaudit durchführt, kann ein anderer Projektmanager sein (wahrscheinlich jemand, der viel Erfahrung mit der Durchführung von Projekten hat), aber es ist wahrscheinlicher, dass jemand aus dem Projektbüro regelmäßig Audits durchführt.

Es wird jemand sein, der sich als unparteiisch erachtet, so dass er nicht Ihr Vorgesetzter oder Projektsponsor ist. Je nach Größe des Projekts kann es sich sogar um ein Team handeln.

So bereiten Sie sich auf eine Projektprüfung vor

Die erste und wichtigste Sache, die organisiert werden muss, ist, Kopien der Projektdokumentation für den Auditor zur Überprüfung vorzulegen. Wenn Sie einen Projektkoordinator haben, bitten Sie ihn, ein Paket von Dokumenten (vorzugsweise elektronische Dokumente) zusammenzustellen. Sie sollten alle Ihre Informationen leicht zugänglich haben, aber auch wenn dies der Fall ist, kann dieser Schritt einige Zeit in Anspruch nehmen. Stellen Sie mindestens sicher, dass Sie den Projektplan, das Risikoprotokoll, das Ausgabeprotokoll, das Budget und den Zeitplan für den Prüfer zur Verfügung haben.

Wer muss involviert sein?

Dies hängt von den Dingen ab, die der Auditor betrachten möchte. Sie als Projektmanager müssen einige Zeit mit ihnen verbringen. Erwarten Sie, dass Ihre Teammitglieder ebenfalls zum Auditor eingeladen werden.

Bedenken Sie, dass je länger sie für revisionsrelevante Aufgaben arbeiten, desto kürzer ist die Zeit für die Projektarbeit. Daher müssen Sie möglicherweise einige Aktivitäten umplanen und langsamer arbeiten.

Wie lange dauert ein Projekt-Audit?

Es gibt keinen festen Zeitraum für ein Projektaudit. Bei großen Projekten dauert es viel länger. Bei kleinen Projekten könnte der Auditor innerhalb weniger Stunden durchgeführt werden. Sobald Sie wissen, dass Ihr Projekt geprüft wird, fragen Sie Ihr Prüfteam, wie lange es voraussichtlich dauern wird, bis seine Arbeit gedauert hat.

Wonach das Audit aussieht

Wenn das Audit aus bestimmten Gründen aufgerufen wurde, z. B. weil die Qualitätsziele nicht erreicht wurden, sollten Sie davon ausgehen, dass es diesen Bereich gründlich untersucht. Bei einem Routine-Audit werden die verschiedenen Bereiche des Projektmanagements und die Ergebnisse, an denen das Projekt arbeitet, umfassend untersucht. Es wird die Zeit, die Kosten und die Qualität Ihres Projekts sowie die Einbindung der Interessengruppen abdecken.

Ziel des Audits ist es herauszufinden, ob das Projekt seine Ziele erreichen wird oder nicht. Wenn der Prüfer der Ansicht ist, dass das Projekt aufgrund der aktuellen Leistung diese Ziele nicht erreichen wird, wird er oder sie Handlungsempfehlungen unterbreiten.

Empfehlungen hängen davon ab, was gefunden wird

Die Empfehlungen im Bericht des Abschlussprüfers hängen davon ab, was sie gefunden haben. Erwarten Sie, dass sie positiv und in einer Weise formuliert sind, dass Sie sie leicht übernehmen können. Sie sollten praktisch sein.

In einem Extremfall empfiehlt der Auditor möglicherweise, Ihr Projekt zu schließen, obwohl dies nur dann der Fall ist, wenn er der Meinung ist, dass keine Projektarbeit ab diesem Zeitpunkt für die Organisation von Nutzen sein könnte.

Sehen Sie Ihre Projektprüfung als positive Erfahrung an. Sie sollten Sie frühzeitig auf Anzeichen hinweisen, dass Ihr Projekt in Schwierigkeiten ist, und es ist eine Gelegenheit, mit einem erfahrenen Projektfachmann zusammenzuarbeiten. Die Umsetzung ihrer Empfehlungen sollte Sie, Ihr Team und Ihr Projekt erfolgreicher machen, und das kann nur eine gute Sache sein.