Regeln für die E-Mail-Etikette am Arbeitsplatz

Obwohl Sie E-Mails möglicherweise nicht so häufig wie früher in der Gesellschaft verwenden möchten, verwenden Sie sie wahrscheinlich immer noch für die professionelle Korrespondenz. Wenn Sie auf diese Weise mit Ihren Kollegen, Vorgesetzten, Kunden und Kunden sowie potenziellen Arbeitgebern zusammenarbeiten, müssen Sie diese sechs Regeln für die korrekte E-Mail-Etikette beachten.

1. Achte auf deine Manieren

Selbst in einer Welt, in der wir uns beeilen, die Dinge so schnell wie möglich zu erledigen, um zur nächsten Aufgabe überzugehen, nehmen Sie sich die Zeit, in Ihrer E-Mail gute Manieren zu verwenden. Versäumen Sie nicht, "bitte" und "danke" zu sagen.

Wenn Sie sich an Personen wenden, die Sie nicht gut oder überhaupt nicht kennen oder mit denen Sie nur eine formelle Beziehung haben, sprechen Sie sie mit ihrem Titel und Nachnamen an, sofern sie nicht dazu aufgefordert werden. Sagen Sie beispielsweise "Sehr geehrter Herr White" oder "Sehr geehrte Frau Gray". Wenn Sie auf eine E-Mail antworten und der Absender der Originalnachricht nur mit seinem oder ihrem Vornamen signiert hat, können Sie davon ausgehen, dass sie auf dieselbe Weise adressiert werden kann.

2. Achte auf deinen Ton

Ton ist, wie Sie als Schriftsteller Ihre Haltung in einer E-Mail-Nachricht zum Ausdruck bringen können. Es beeinflusst, wie es empfangen wird. Normalerweise möchten Sie sicherstellen, dass Sie dem Empfänger als respektvoll, freundlich und ansprechbar gegenüberstehen. Sie wollen nicht vorschnell oder anspruchsvoll klingen. Lesen Sie Ihre Nachricht mehrmals, bevor Sie auf "Senden" klicken.

Wenn Sie an jemanden schreiben, mit dem Sie zuvor kommuniziert haben, sagen Sie zunächst etwas Freundliches wie "Ich hoffe, es geht Ihnen gut". Während Emojis Ihnen dabei helfen können, den Ton leichter zu vermitteln, sollten Sie sie nicht in professionellen E-Mails verwenden, es sei denn, Sie schreiben an jemanden, mit dem Sie eine sehr informelle Beziehung haben. Verwenden Sie sie niemals, wenn Sie an einen potenziellen Arbeitgeber schreiben.

Es wird immer als schlechte E-Mail-Etikette angesehen, eine E-Mail oder einen Teil davon in Großbuchstaben zu schreiben. Sie werden aussehen, als würden Sie schreien.

3. Seien Sie knapp

Beschäftigte Menschen haben weder die Zeit noch die Neigung, mehr als eine Minute mit dem Lesen einer einzelnen E-Mail zu verbringen. Wenn Sie Ihrem Empfänger erlauben möchten, Ihre Nachricht schnell zu lesen und immer noch zu verstehen, müssen Sie ihn kurz halten.

Lassen Sie jedoch keine relevanten Details aus. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Nachricht den Grund für das Schreiben der Nachricht eindeutig verdeutlicht. Niemand spart Zeit, wenn Sie ein Hin und Her haben, während Sie versuchen, die Details zu erklären, die Sie ausgelassen haben.

4. Vermeiden Sie die Verwendung von SMS-Abkürzungen

Auch wenn Sie Zeit sparen möchten, sollten Sie in Ihrer beruflichen E-Mail keine Abkürzungen für Texting verwenden. Wenn Sie, wie viele andere Leute, häufig SMS schreiben, sind Sie vielleicht daran gewöhnt, eine Art Kurzschrift zu verwenden, um mit Ihren Freunden zu sprechen.

Beispielsweise können Sie "u", "ur" und "plz" anstelle von "Sie", "Ihr" und "Bitte" verwenden. Diese Abkürzungen haben keinen Platz in Geschäftskorrespondenz, es sei denn, der Empfänger ist jemand, mit dem Sie eine gelegentliche Beziehung haben.

5. Verwenden Sie eine professionelle E-Mail-Adresse

Verwenden Sie für Nachrichten, die sich auf Ihren aktuellen Job beziehen, immer die E-Mail-Adresse, die Ihr Arbeitgeber Ihnen zugewiesen hat. Sie sollten es jedoch niemals zum Senden von Nachrichten verwenden, die sich nicht auf Ihren Job beziehen, zum Beispiel, wenn Sie nach einem neuen suchen. Verwenden Sie stattdessen ein persönliches E-Mail-Konto.

Wenn Sie nicht über ein persönliches Konto verfügen, z. B. das Konto, das Ihr Internet-Service-Provider bei der Anmeldung zur Verfügung gestellt hat, erhalten Sie ein kostenloses E-Mail-Konto. Verwenden Sie Google Mail oder einen anderen Dienst, um eine professionell klingende Adresse einzurichten. Verwenden Sie nichts Dummes oder Andeutendes. Ihr erster Vorname und Nachname oder Ihr vollständiger Name sind geeignete Optionen.

6. Vergessen Sie nicht die Rechtschreibung und Grammatik

Es ist unbedingt erforderlich, dass Sie Ihre E-Mail sorgfältig lesen. Vernachlässigen Sie diesen kritischen Schritt niemals, egal wie beschäftigt Sie sind. Die Dinge, auf die Sie aufmerksam sein möchten, sind korrekte Rechtschreibung und richtige Grammatik. Neben der korrekten Schreibweise gebräuchlicher Wörter möchten Sie auch die Namen der Personen richtig buchstabieren, einschließlich des Namens Ihres Empfängers und des Firmennamens.

Seien Sie vorsichtig, wenn Sie sich zu stark auf die Rechtschreibprüfung verlassen. Wenn sie falsch verwendet werden, bemerken sie möglicherweise falsch geschriebene Wörter. Zum Beispiel wird eine Rechtschreibprüfung das Wort "bis" im Satz nicht markieren, "ich muss Fragen an Sie stellen", obwohl es in diesem Zusammenhang "zwei" sein sollte. Überprüfen Sie die Rechtschreibung, die Sie nicht kennen, indem Sie ein kostenloses Online-Wörterbuch wie Merriam-Webster verwenden.