Umfang, Risiko und Übernahme im Projektmanagement

Das Gebiet des Projektmanagements verfügt wie jedes andere Fachgebiet über ein einzigartiges Vokabular, das mit Akronymen und Fachbegriffen gefüllt ist. Drei wesentliche Begriffe und Konzepte, die Sie verstehen müssen, sind:

• Umfang
• Risiko
• Annahmen

Dies ist ein Überblick über diese drei wesentlichen Projektmanagementbegriffe und enthält Links und Vorschläge für zusätzliche Lektüre.

Umfang

Umfang ist in der Projektverwaltung die Menge von Grenzen, die den Umfang eines Projekts definieren. Der Umfang beschreibt, was als Ergebnis der Projektinitiative an den Kunden geliefert werden soll.

Durch das Verstehen des Umfangs können der Projektmanager und das Projektteam verstehen, was innerhalb oder außerhalb der Grenzen des Projekts liegt. Wenn etwas "nicht im Umfang" ist, wird es bei der Planung des Projekts nicht berücksichtigt. Aktivitäten, die innerhalb der Grenzen der Scope-Anweisung liegen, werden als "in Scope" eingestuft und im Zeitplan und Budget berücksichtigt. Wenn eine Aktivität außerhalb der Grenzen liegt, wird sie als "außerhalb des Umfangs" betrachtet und ist nicht geplant. Das

Unabhängig davon, ob Sie ein Projektmanager oder ein Teil des Projektteams sind, sollten Sie bei der weiteren Entwicklung berücksichtigen, ob sich etwas im oder außerhalb des Bereichs befindet. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, ein Kunde hätte Sie gebeten, eine Website zu erstellen. Wenn Sie den Umfang des Projekts skizzieren (oder die Grenzen festlegen), geben Sie die folgenden Elemente als in-scope an:

• Site-Design und Wireframe-Diagramm
• Einrichtung eines Prüfstands
• Codierung zum zugelassenen Drahtmodell
• Grafikentwicklung für das Website-Thema
• Testen und Debuggen, bevor die Site veröffentlicht wird

Im Verlauf des Projekts bittet Sie der Kunde, eine Videoübersicht über das Unternehmen beizufügen. Das Video ist im Projektumfang nicht spezifiziert und liegt daher außerhalb des Geltungsbereichs. Möglicherweise erledigen Sie die Videoarbeit gegen eine zusätzliche Gebühr, dies erfordert jedoch eine Überarbeitung des Umfangs sowie der Kosten- und Zeitschätzung für das Projekt.

Ohne ein klares und vereinbartes Scope-Dokument ist das Thema des Videos möglicherweise zwischen Ihrem Team und den Vertretern des Kunden umstritten. Mit einer klaren Scope-Erklärung konnten Sie die Situation entschärfen und auf geordnete Weise mit einer Änderung umgehen.

Wie bestimmen Sie, was in den Geltungsbereich fällt oder nicht? Sie möchten zunächst alle Details des Projekts skizzieren, die Sie derzeit aufgrund von Gesprächen mit dem Kunden oder dem Projektbesitzer kennen. Dann möchten Sie wichtige Annahmen treffen, die dazu führen, dass die in Betracht gezogenen Aspekte außer Kraft gesetzt werden.

Annahmen

Irgendwann in Ihrem Leben wurde Ihnen wahrscheinlich gesagt: "Machen Sie niemals Annahmen." Annahmen im Projektmanagement zu treffen, ist jedoch eine alltägliche Tätigkeit. Annahmen helfen Ihnen dabei, Umfang und Risiken zu definieren und Ihre Schätzungen auf Zeit und Kosten abzustimmen. Natürlich ist es wichtig, Ihre Annahmen zu dokumentieren und zu validieren.

Betrachten Sie etwas Einfaches, wie das Erstellen eines Buches. Angenommen, Ihr Freund hat eine Idee für ein Kaffeetischbuch und hat Sie gebeten, das Projekt zu verwalten. Seine erste Anfrage ist nach einem Budget, damit er sich die Finanzierung sichern kann. Bei der Festlegung des Umfangs ist klar, dass Ihr Freund in Bezug auf viele Details unsicher ist, einschließlich Seitenzahl, Bildeinschluss, Deckblattstil und dem Gewicht des Papiers, das für die Seiten verwendet werden soll.

Da sich all diese Faktoren auf die Kosten und die Komplexität der Produktion auswirken, müssen Sie Annahmen zu den Spezifikationen treffen und diese Annahmen für Ihren Freund als akzeptabel oder inakzeptabel validieren. Nach weiteren Gesprächen teilt Ihnen Ihr Freund mit, dass er 50 Fotos in das Buch aufnehmen möchte. Sie können Ihre Annahme auf die 50 Bilder stützen oder, vorausgesetzt, dass diese Anzahl mit der Zeit zunimmt, davon ausgehen, dass 75 bis 90 Seiten mit Bildern vorhanden sind.

Sie können sehen, wie sich Annahmen auch direkt auf den Zeitplan auswirken. Stellen Sie sich beispielsweise vor, Sie leiten ein Projekt in einem Park, in dem eine Schaukel gebaut wird. Beim Einrichten Ihres Projekts erhalten Sie das Budget und zugewiesene Teammitglieder, von denen einer für das Material verantwortlich ist. Während Sie Ihren Zeitplan erstellen, fragen Sie den Materialverantwortlichen, wann der Zement ankommt. Diese Person antwortet, dass sie nicht sicher ist, wann der Zement ankommen wird, aber dass er glaubt, dass er zwischen dem 1. Juni und dem 10. Juni sein wird.

Bei der Erstellung Ihres Umfangs und Zeitplans gehen Sie davon aus, dass der Zement spätestens am 10. Juni ankommt. In diesem Beispiel werden zwei Vorteile für die Erstellung von Annahmen gezeigt.

Der erste Vorteil besteht darin, dass Sie mit der Annahme, dass Sie den Zement spätestens am 10. Juni erhalten, Aktivitäten planen können, die sich auf das Eintreffen des Zements stützen. Der zweite Vorteil besteht darin, dass der Materialverantwortliche eine Frist für die Lieferung des Zements erhält, die er dann an seinen Lieferanten weiterleiten kann. Es hat versehentlich eine wichtige Frist für die weitere Entwicklung des Projekts festgelegt.

Das Setzen von Annahmen setzt Maßstäbe, die während des Projekts häufig überprüft werden, um das Projektteam dabei zu unterstützen, innerhalb des Umfangs, der Zeit und des Budgets zu bleiben. Aber was passiert, wenn Annahmen falsch sind? Hier kommt das Risiko ins Spiel.

Risiko

Sobald Sie Ihren Geltungsbereich erstellt und die Annahmen identifiziert haben, die hinter dem Geltungsbereich und den Schätzungen stehen, sollten Sie mit der Bewertung der Risikobereiche beginnen. Das Risiko ist im Projektmanagement dasselbe wie in der realen Welt. Es ist eine Gefahr oder Chance, die Schaden anrichten kann.

Alle Projekte beinhalten Risiken. Wenn Sie der Projektmanager oder Projektbesitzer sind, liegt es nicht nur in Ihrer Verantwortung, Risiken zu antizipieren, sondern es ist auch Ihre Aufgabe, dem Projektteam die potenziellen Auswirkungen dieser Risiken mitzuteilen und sich auf die Risikominderung vorzubereiten.

Das Risiko ist unterschiedlich hoch. Manchmal kann das Risiko nur bedeuten, dass das Projekt etwas anders abläuft oder eine kleine unerwartete Wendung nimmt. In einigen Fällen kann das Risiko jedoch zu katastrophalen Ergebnissen führen, die Ihr Projekt auf den Kopf stellen.

Verwenden wir das Spielplatz-Szenario aus dem obigen Beispiel. Eines der Risiken besteht darin, dass der Zement nicht bis zum voraussichtlichen 10. Juni eintrifft. Welche potenziellen Auswirkungen hat dieses Risiko? Alle Folgeaktivitäten, die nach dem Gießen des Zements folgen, verzögern sich aufgrund dieses Problems.

Risiken können auch positiv sein. Berücksichtigen Sie die Auswirkungen auf das Projekt, wenn der Zement früher als erwartet auftritt. Dies scheint zwar ein positives Ergebnis zu sein, schafft jedoch immer noch ein Problem für das Timing und die Reihenfolge aller anderen Projektschritte.

Projektmanager erarbeiten mit ihren Projektteams ein Brainstorming und identifizieren potenzielle Risiken. Sie gehen einen Schritt weiter und untersuchen die potenzielle Schwere des Risikos und seine Eintrittswahrscheinlichkeit. Darüber hinaus identifizieren sie diejenigen Personen, die am besten geeignet sind, den Eintritt des Risikos zu erkennen, und entwickeln vereinbarte Risikominderungspläne.

Viele Unternehmen verfügen über detaillierte Risikovorlagen, die sie im Laufe der Zeit und aus Erfahrung mit anderen Projekten entwickelt haben. Einige Branchen haben Risikoprofile erstellt, die als Ausgangspunkt für die Risikoanalyse dienen. Viele Branchen führen auch sehr detaillierte statistische Analysen für die Risikoplanung durch.