Umfassender Überblick über einen Projektmanagementauftrag

Das Project Management Institute (PMI) definiert Projektmanagement als "Erfüllen der Projektanforderungen durch Anwendung von Wissen, Fähigkeiten, Werkzeugen und Techniken für Projektaktivitäten. Dies wird durch Initiieren, Planen, Ausführen, Steuern und Schließen eines Projekts erreicht."

Obwohl diese Definition komplex erscheinen mag, wurzeln die Prinzipien des Projektmanagements tatsächlich im gesunden Menschenverstand und in der Praktikabilität. Unabhängig davon, ob Sie Ihren Kunden Projektmanagement anbieten möchten oder Ihr Ziel ist, Projektmanager zu werden, betrachten Sie die Grundlagen des Projektmanagements Schritt für Schritt. Bevor Sie beginnen, stellen Sie fest, ob der von Ihnen angebotene Dienst (oder die von Ihnen übernommene Aufgabe) wirklich ein Projekt ist.

General Management versus Projektmanagement

Wie entscheiden Sie, ob etwas ein Projekt ist oder nicht? Um dies aufzuschlüsseln, trennen Sie die zwei verschiedenen Bereiche des Managements in funktionales (oder allgemeines) Management und Projektmanagement.

Funktionale oder allgemeine Verwaltung ist der fortlaufende Betrieb einer Aufgabe. Ein Beispiel wäre, wenn Sie ein Technologieunternehmen besitzen und über einen Client verfügen, für den Sie Sicherungsunterstützung bereitstellen und Sie das jährliche Konto kontinuierlich verwalten, indem Sie die Server sichern und ihnen einen wöchentlichen Aktivitätsbericht zur Verfügung stellen. Wenn Sie dies für fünf Jahre tun und einen verlängerbaren Vertrag mit dem Kunden haben, ist Ihre Arbeit fortlaufend und daher allgemein oder funktional.

Wenn Ihr Kunde jedoch ein neues Content-Management-System implementieren möchte und er ein Jahr Zeit hat, um das neue System zu entwickeln und Sie zur Entwicklung aufzufordern, hat Ihr Kunde Sie in ein Projekt eingebunden.

Wenn Sie mit Humanressourcen arbeiten und Ihre Aufgabe darin besteht, das Abteilungsbudget zu verwalten und Nachwuchsmitarbeiter zu beaufsichtigen, haben Sie eine funktionale Aufgabe, da es sich um eine fortlaufende Aufgabe handelt, für die kein definiertes Ziel festgelegt ist.

Auf der anderen Seite, wenn Sie den gleichen HR-Job haben und der Leiter Ihrer Abteilung Sie auffordert, ein neues Rekrutierungsprogramm zu implementieren (und Ihnen eine Frist und ein Budget zur Verfügung stellt), und Sie zum Projektmanager ernannt, dann ist dies ein Projekt, weil es hat ein Start- und Enddatum und die Aufgabe wird nur einmal ausgeführt.

Visualisieren Sie Ihr Projekt in drei Teile

Nachdem Sie nun den Kern dessen verstanden haben, was ein Projekt ausmacht, können Sie sich das Projektmanagement genauer ansehen. Anhand des Recruiting-Programms als Beispiel können Sie, da Sie wissen, dass ein Projekt erforderlich ist, im nächsten Schritt Umfang, Zeit und Budget angeben.

Projektmanagement ist die Planung, Organisation und Kontrolle des Umfangs, des Budgets und der Zeit des Rekrutierungsprogrammprojekts. Zeichnen Sie eine einfache Pyramide, um das Projekt zu visualisieren. Jede Zeile der Pyramide repräsentiert einen der drei Hauptteile eines Projekts (d. H. Umfang, Zeit und Budget). Der leere Raum in der Mitte der Pyramide ist der Qualität des gelieferten Produktes. Die Pyramide ist ein wichtiges Werkzeug, das Sie bei der Planung Ihres Projekts berücksichtigen sollten, da Ihre drei Hauptkomponenten immer größer oder kleiner werden und die Qualität des Produkts beeinträchtigt wird.

Der Umfang des Projekts

Die Definition des Umfangs ist oft der schwierigste und komplexeste Teil des Projektmanagements. Details eines Projekts sind anfangs im Allgemeinen nicht bekannt, sodass die Abschätzung der Aktivitäten und Aufgaben, die zur Durchführung des Projekts erforderlich sind, sorgfältig ist. Der Umfang umfasst alle Aktivitäten und Aufgaben, die zur Herstellung des von Ihnen gelieferten Endprodukts ausgeführt werden. Durch die Definition des Projektumfangs können Sie die Zeit und das Budget bestimmen, die Sie zum Abschluss des Projekts benötigen.

Ein guter Anfangspunkt ist, einfach aufzuschreiben, was Ihrer Meinung nach für die Erledigung der Aufgabe notwendig ist. Konsultieren Sie anschließend andere, um einen umfassenden Überblick über alle beteiligten Aktivitäten zu erhalten.

Die Zeit des Projekts

Nachdem Sie einen anfänglichen Bereich festgelegt haben, können Sie jeder Aktivität und Aufgabe eine Zeit zuweisen und zusätzlich die Projekte im größeren Maßstab betrachten. Fragen Sie sich, welche Aktivitäten zur gleichen Zeit stattfinden und welche sequenziell. Achten Sie außerdem genau darauf, wie viele Personen die Projektaktivitäten überprüfen, da dies die Zeit beeinflusst, die für den Abschluss eines Schrittes erforderlich ist. Es ist überraschend, wie lange eine einfache Aufgabe dauern kann, wenn drei Personen sie überprüfen müssen. Nachdem Sie die Zeit berechnet haben, die zum Abschluss der kumulativen Aktivitäten und Aufgaben benötigt wird, können Sie einen Projektzeitplan erstellen, den das Projektteam verfolgen soll.

Das Projektbudget

An diesem Punkt haben Sie das Was (Umfang) und die Dauer (Zeit) eines Projekts festgelegt. Nun ist es an der Zeit, das Budget festzulegen. Ähnlich wie beim Berechnen der Zeit für ein Projekt müssen Sie oft andere konsultieren, einschließlich Abteilungsleiter, um ein genaues Budget festzulegen. Ein Budget besteht aus mehreren Überlegungen, einschließlich der Verwendung von Personen und Materialien, die an den durchgeführten Aktivitäten beteiligt sind, und wie lange sie (d. H. Die Personen) benötigt werden, und die verwendeten Materialien.

Kommunikation ist der Schlüssel

Oft möchte ein Kunde (oder Chef), dass ein Projekt innerhalb einer vorgegebenen Zeit und eines bestimmten Budgets abgeschlossen wird, ohne den Umfang des Projekts zu berücksichtigen. Das Problem dabei ist, dass der Umfang des Projekts aus Zeit- und Budgetgründen meist nicht vernünftig abgeschlossen werden kann. Teil des Projektmanagements ist daher die Aushandlung der Bedingungen des Projektumfangs mit einem Kunden oder Vorgesetzten. Während des gesamten Verhandlungsprozesses sowie der gesamten Projektdauer ist eine gute, klare Kommunikation die wichtigste Fähigkeit, die Sie benötigen.

Je klarer Sie Herausforderungen auf dem Weg kommunizieren, desto zufriedener wird Ihr Kunde oder Ihr Chef sein.