So schreiben Sie einen Projektmanagementplan

Ein Projektmanagementplan ist ein Dokument, das festlegt, wie das Team am Projekt arbeiten wird. Es beschreibt den Lebenszyklus des Projekts und beschreibt, wie die Arbeit ausgeführt, überwacht, gesteuert und anschließend formal geschlossen wird.

Der Projektmanagementplan ist eigentlich ein Oberbegriff für alle Teilpläne, die Sie für das Projekt erstellen. Wir können den Projektmanagementplan als alles definieren, was in diesen Plänen behandelt wird:

• Anforderungsmanagementplan
• Bereichsverwaltungsplan
• Planen Sie den Managementplan
• Qualitätsmanagementplan, wenn Sie einen haben
• Kostenmanagementplan
• Risikomanagementplan (der sich auf Ihr Risikoprotokoll beziehen sollte)
• Managementplan ändern
• Beschaffungsmanagementplan, falls Sie einen für das Projekt benötigen
• Konfigurationsverwaltungsplan wiederum nur, wenn Sie planen, einen zu schreiben: Sie haben möglicherweise nicht das Gefühl, dass dies für Ihr Projekt erforderlich ist
• Personalmanagementplan

Der Projektmanagementplan enthält auch wichtige Informationen zu den Basiswerten des Projekts, insbesondere hinsichtlich des Umfangs und des Zeitplans. Dadurch erhalten Sie eine Linie im Sand, auf die Sie zurückgreifen können, sodass Sie leicht sehen können, was sich geändert hat, wenn Sie das Projekt endgültig schließen und die geplante Leistung mit der tatsächlichen Leistung vergleichen.

Der Projektmanagementplan existiert jedoch als eigenständiges Dokument. Was Sie einschließen und wie Sie diese anderen Abschnitte referenzieren

Projektmanagementplandokument schreiben

Beginnen Sie Ihr Dokument mit dem Namen des Projekts und dem Datum. Verwenden Sie eine Vorlage aus Ihrem Project Management Office (falls vorhanden), um den Neustart zu vermeiden.

Dann füge diese Abschnitte hinzu:

Schwellen und Baselines: Erläutern Sie, wie die Basislinien für Zeitplan, Umfang, Kosten und Qualitätsbereiche des Projekts verwaltet werden. Legen Sie die akzeptablen Abweichungen fest (z. B. +/- 10 Prozent) und was Sie tun werden, wenn es so aussieht, als würden diese verletzt. Sie haben diese möglicherweise bereits in Ihrer Projektcharta dokumentiert.

Führung: Legen Sie fest, welche Projektüberprüfungen, Peer Reviews und andere Governance-Maßnahmen Sie während des gesamten Projektmanagement-Lebenszyklus anwenden werden. Als Mindestanforderung sollten Sie am Ende jeder Phase die formelle Unterschrift angeben. Dies ist eine der Rollen des Projektsponsors. Sie können auch Details zu den von Ihnen durchgeführten Qualitätsprüfungen eingeben, wenn dies für Ihr Projekt angemessen ist.

Methodikentscheidungen: Dies ist ein guter Ort, um aufzuschreiben, welche Teile Ihrer Projektmanagement-Methodik Sie nicht gewählt haben, weil sie nicht relevant sind. Beispielsweise können Sie hier beachten, dass Sie keinen Beschaffungsmanagementplan durchführen werden, da für Ihr Projekt keine Beschaffung erforderlich ist.

Noch etwas: Seien Sie nicht auf diese Überschriften beschränkt. Fügen Sie alle anderen Elemente ein, die Ihrer Meinung nach für die Planung des Projekts relevant sein könnten, z. B. Verknüpfungen mit anderen Projekten im Unternehmen, externe Faktoren, die sich auf die Planung auswirken können und auf die Sie aufmerksam gemacht werden sollen, usw.

Die Tochterpläne

Wenn Sie alle Ihre Projektdokumente in einem Dokument zusammenführen, ist dies ein großer Projektverwaltungsplan. Am besten fügen Sie Links (oder zumindest eine Beschreibung, wo das Dokument zu finden ist) in dieses Dokument ein. Wenn jemand es dann lesen und lesen will, kann er es finden, ohne dass Ihr Projektmanagementplan so groß ist, dass er überhaupt nicht betrachtet wird.

Vergessen Sie nicht, auch auf die Basislinien zuzugreifen. Speichern Sie für die Projektzeitplan-Baseline eine Version Ihres Plans und verknüpfen Sie diese. Speichern Sie für die Kostenbasis eine Version Ihrer Budgetplanung ab heute und verknüpfen Sie diese. Diese Dokumente sind lebendige Dokumente und werden sich mit dem Fortschreiten des Projekts ändern. Sie behalten jedoch die Originaldateien, damit Sie darauf zurückgreifen und den Vergleich durchführen können.

Fügen Sie schließlich Ihrem Projektverwaltungsplan eine Versionskontrolle hinzu, damit Sie bei einer Aktualisierung leicht feststellen können, ob Sie an der neuesten Version arbeiten.