Tipps zum Budgetmanagement für neue Manager

Wenn jemand zu seiner ersten Führungsrolle befördert wird, besteht die Chance, dass er zum ersten Mal ein Abteilungsbudget verwaltet.

Die meisten neuen Manager erhalten wenig oder keine formale Schulung in Bezug auf die Erstellung einer Budgetprognose, die Verfolgung ihrer Ausgaben oder die Anpassung der Jahresmitte. Sie erhalten oft eine Tabelle oder einen Bericht von ihrem Vorgesetzten oder der Finanzabteilung. Von ihnen wird erwartet, dass sie wissen, wie sie vorgehen, oder dass sie durch Ausprobieren lernen.

Während „Versuch und Irrtum“ ein effektiver Weg sein kann, eine neue Fertigkeit zu erlernen, wäre es besser, wenn ein neuer Manager nicht zu viele schmerzhafte Fehler machen müsste. Hier sind ein paar Tipps.

Investieren Sie die Zeit, um von Anfang an zu lernen

Es gibt keinen besseren Zeitpunkt, um "dumme" Fragen zu stellen, als wenn Sie etwas ganz Neues sind und es noch nie getan haben. Bitten Sie lieber, die Zeit im Voraus zu lernen, anstatt zu warten, bis jemand auf Ihre Fehler hingewiesen hat. Fordern Sie von Ihrem Vorgesetzten (oder Ihrem Vorgänger, falls möglich) Zeit an, um die zugrunde liegende Philosophie, die übergeordneten Ziele, das Format und jede Werbebuchung zu überprüfen. Wenn Ihre Organisation über eine Finanzperson verfügt, bitten Sie diese auch, Zeit mit Ihnen zu verbringen. Die meisten werden sich schmeicheln und bereit sein, ihr Fachwissen zu teilen.

Wenn sie Sie darin trainieren können, Dinge entsprechend ihren Vorgaben zu erledigen, werden Sie später weniger Kopfschmerzen haben.

Nehmen Sie an einem Kurs zum Thema "Finanzen und Budgetierung für nichtfinanzielle Manager" teil

Erkundigen Sie sich bei Ihren örtlichen Business Schools unter „Executive Education“. Die meisten Business Schools bieten ein- bis dreitägige Kurse ohne Kredit an. Nehmen Sie sich während oder nach dem Kurs die Zeit, den Jahresbericht Ihres Unternehmens zu überprüfen und die verschiedenen Finanzkennzahlen und Berichte zu verstehen.

Verwalten Sie Ihr Abteilungsbudget wie Ihr eigenes Geschäft

Wenn wir für große Organisationen arbeiten, neigen wir dazu, das Geld des Unternehmens so zu behandeln, wie es auf Bäumen wächst. Dies ist nicht der Fall, und es ist jetzt Ihre Aufgabe als Manager, die Ressourcen Ihrer Abteilung persönlich zu übernehmen.

Sei ein Teamspieler

Überprüfen Sie nach Möglichkeit das Budget Ihres Vorgesetzten. Obwohl es wichtig ist, Ihr Budget in die Hand zu nehmen, gehört Ihre Einheit zu einer größeren Einheit. Bitten Sie Ihren Manager, Ihnen zu zeigen, wo sich Ihr Budget befindet und das Gesamtbild sowie die Abhängigkeiten mit Ihren Kollegen unterstützen. Es kann vorkommen, dass eine andere Abteilung Geld für Ziele benötigt, die eine höhere Priorität haben als Ihre. Warten Sie nicht darauf, gefragt zu werden oder es wegzunehmen - seien Sie proaktiv und bieten Sie Ihrem Peer-Manager an. Sie werden als strategisch und kollaborativ betrachtet.

Spielen Sie keine dummen Spiele

Nur weil "jeder es tut", heißt das nicht, dass es nicht dumm und schlecht für das Unternehmen ist. Ein Beispiel für ein typisches dummes Budgetierungsspiel, das Manager spielen, ist "Verwenden Sie es oder verlieren Sie die Ausgaben." Dies ist der Fall, wenn Sie sich dem Ende des Jahres nähern und Ihr Budget unter Ihrer Prognose liegt. Wenn Sie in den vergangenen Jahren zu wenig Geld ausgaben, wurde Ihr Budget für das nächste Jahr auf der Grundlage der tatsächlichen Höhe dieses Jahres festgelegt. Damit Ihr Budget nicht erneut gekürzt wird, gehen Sie auf Einkaufstour - kaufen Sie Dinge, die Sie nicht brauchen, oder füllen Sie nur dann ein, wenn Sie es brauchen.

Verfolgen Sie Ihre Ausgaben monatlich und nehmen Sie proaktive Korrekturen vor

Gehen Sie nicht davon aus, dass "jemand" Ihnen sagen wird, wenn Sie Ihr Budget überschritten haben. In der Tat müssen Sie möglicherweise sogar monatliche Berichte anfordern oder sich selbst nachverfolgen. Warten Sie nicht bis zum Jahresende, wenn es eine Überraschung ist (für Sie und Ihren Chef). Bis dahin ist es zu spät, um Nachforschungen anzustellen und Korrekturen vorzunehmen. Seien Sie verantwortlich, messen Sie sich und berichten Sie proaktiv an Ihren Vorgesetzten.

Seien Sie transparent und beziehen Sie Ihr Team ein

Teilen Sie Ihr Budget mit Ihrem Team, vielleicht bringen Sie es sogar in die Erstellung der Prognose ein. Wenn Sie Ihr Team einbeziehen und ihnen helfen, den Budgetierungsprozess zu verstehen, entsteht ein Gefühl der geteilten Eigenverantwortung und die Mitarbeiter werden aufgefordert, kreative Wege zur Kostenverwaltung zu finden.

Sei strategisch

Nehmen Sie nicht einfach die Daten des letzten Jahres an und erhöhen Sie die Prognose für das nächste Jahr um zehn Prozent. Beginnen Sie mit der Entwicklung einer Strategie und von Zielen und bestimmen Sie dann die erforderlichen Ressourcen, um diese Ziele zu erreichen. Wenn Sie mehr als letztes Jahr benötigen, bereiten Sie einen Geschäftsfall vor, um Ihre Anfrage nach zusätzlicher Finanzierung zu begründen.

Übertreiben Sie es nicht

Während die Verwaltung des Budgets für einen Manager eine wichtige Rolle spielt, sollten Sie niemals die wichtigsten Ressourcen aus den Augen verlieren: Ihre Mitarbeiter! Vergewissern Sie sich, dass Sie mindestens fünfmal so viel Zeit aufwenden müssen, wie Sie Ihr Team entwickeln, um Zahlen zu knacken.