Wie Sie wissen, wann Sie eine Unternehmensrichtlinie benötigen

Unternehmensrichtlinien und -verfahren sorgen für einen sicheren, organisierten, geselligen, ermächtigenden und nicht diskriminierenden Arbeitsplatz. Die Richtlinien schützen die Mitarbeiter vor einem für alle begünstigten Umfeld von Günstlingswirtschaft und unfairer Behandlung. Wenn Sie jedoch versuchen, Richtlinien für jede Eventualität zu erstellen, haben Sie nicht den erforderlichen Handlungsspielraum, um auf die Bedürfnisse der einzelnen Mitarbeiter einzugehen. Zu viele Richtlinien erhöhen auch die Wahrscheinlichkeit, dass Manager sie ungleich und unfair anwenden.

Sie können ein gesundes Gleichgewicht finden. Wenn Sie sich direkt an Mitarbeiter wenden, die sich auf eine für Ihren Arbeitsplatz unangemessene Weise verhalten, müssen Sie in den meisten Fällen keine neuen Unternehmensrichtlinien entwickeln.

Politische Richtlinien

Erwägen Sie in diesen Situationen die Erstellung einer Richtlinie:

• Wenn die Maßnahmen der Mitarbeiter auf Verwirrung bezüglich der am besten geeigneten Verhaltensweise hinweisen (Kleiderordnung, E-Mail, Internetrichtlinien oder Verwendung von Smartphones)
• Wenn Mitarbeiter Anleitungen zum Umgang mit häufigen Situationen benötigen (Verhaltensstandards, Reisekosten oder Kauf von Unternehmenswaren)
• Rechtlicher Schutz des Unternehmens (konsequente Ermittlung von Belästigungen, nicht diskriminierenden Einstellungen oder Beförderung)
• Einhaltung der staatlichen Richtlinien und Gesetze (FMLA, ADA, EEOC oder Mindestlohn)
• Festlegung einheitlicher Arbeitsstandards, Regeln und Vorschriften (fortschreitende Disziplin, Sicherheitsregeln, Bruchregeln oder Rauchregeln)

• Für eine konsequente und faire Behandlung der Mitarbeiter (Anspruch auf Leistungen, bezahlte Freizeit, Unterrichtsunterstützung, Trauerzeit oder Jury-Pflicht)

Es kann andere Gründe geben, um eine Politik zu entwickeln. Denken Sie jedoch daran, dass das schlechte Verhalten eines Mitarbeiters nicht die Umsetzung einer Richtlinie erzwingt, die sich auf andere Mitarbeiter auswirkt.

Formulieren Sie die politischen Ziele

Wenn Sie festgestellt haben, dass eine Richtlinie erforderlich ist, dokumentieren Sie schriftlich Ihre Ziele für das Erstellen der Richtlinie. Teilen Sie den Mitarbeitern nach Möglichkeit mit, warum Sie die Richtlinie implementieren. Fügen Sie der Richtlinie ausreichend Details hinzu, um die Position des Unternehmens klar zu machen, versuchen Sie jedoch nicht, jede mögliche Situation abzudecken.

Halten Sie die Richtlinie so kurz und einfach wie möglich, aber einige Richtlinien in Bezug auf rechtliche Bereiche - wie die Herangehensweise des Unternehmens an den Family Medical and Leave Act, die Untersuchung von Diskriminierungen oder Beschwerden oder das progressive Disziplinarverfahren - müssen langwierig und umfassend sein.

Informationen sammeln

Überprüfen Sie die Beispielrichtlinien. Es kann sein, dass Sie Probleme haben, ein Beispiel zu finden, das genau den Umständen, der Sprache und der Kultur Ihres Unternehmens entspricht, aber Sie können Beispielrichtlinien als Grundlage verwenden, anstatt Ihre Richtlinien von Grund auf neu zu schreiben.

Sie können auch einen Dienst abonnieren, der Richtlinienbeispiele bereitstellt. Die Society for Human Resources Management (SHRM) stellt den Mitgliedern außerdem Musterbeispiele zur Verfügung.

In einigen Fällen möchten Sie vielleicht mit Ihren Anwälten für Arbeitsrecht sprechen, um zu erfahren, was ihnen zur Verfügung steht. Insbesondere wenn ein neues Gesetz verabschiedet wird oder das Department of Labor neue Regeln aufstellt, schreiben Anwaltskanzleien generische Richtlinien für ihre Kunden, die Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können.

Entwickeln, Schreiben und Überprüfen der Richtlinie

Schreiben Sie die Richtlinie mit einfachen Worten und Konzepten. Sprechen Sie direkt mit den Mitarbeitern, die die Richtlinien lesen, durchsetzen und leben.

Stellen Sie sich nach jedem Absatz eine Was-wäre-wenn-Frage, um sicherzustellen, dass die Richtlinie die grundlegenden und normalen Ausnahmen und Fragen behandelt. Besessen Sie sich jedoch nicht davon. Keine Politik deckt jede mögliche Eventualität ab.

Wählen Sie eine Pilotgruppe aus mehreren Mitarbeitern aus, um die Richtlinie zu lesen und Fragen zu stellen, um festzustellen, ob die Mitarbeiter sie verstehen und befolgen können. Schreiben Sie die Richtlinie basierend auf dem Feedback neu.

Managementunterstützung und rechtliche Überprüfung anfordern

Überprüfen Sie die Richtlinie mit den Managern, die die Richtlinien einhalten müssen, um ihre Unterstützung und das Eigentum an der Richtlinie zu erhalten. Obwohl Sie diesen Prozess wahrscheinlich gestartet haben, als Sie die Notwendigkeit der Richtlinie erkannt haben, ist die Unterstützung der Verwaltung bei der Implementierung der Richtlinie von entscheidender Bedeutung.

Wenn die Richtlinie rechtliche Auswirkungen hat, von Natur aus streitig ist oder persönliche Auswirkungen auf die Mitarbeiter hat (z. B. Sicherheitsverfahren), lassen Sie die Richtlinie von Ihrem Anwalt überprüfen, bevor Sie sie verteilen. Vergewissern Sie sich, dass Sie Ihrem Anwalt mitteilen, dass die Richtlinie auf ihre rechtlichen Auswirkungen und die entsprechenden Formulierungen hin überprüft werden soll.

Implementieren Sie die Richtlinie

Verteilen und überprüfen Sie die neue Richtlinie an Mitarbeiter in kleinen Gruppen, einzeln oder in einer Unternehmensbesprechung, je nachdem, ob die Richtlinie kontrovers ist und wie einfach sie zu verstehen ist. Geben Sie Mitarbeitern die Möglichkeit, Fragen zu stellen.

Stellen Sie den Mitarbeitern eine Kopie der Richtlinie zur Verfügung und fordern Sie sie auf, sich zu unterzeichnen und sie zu verstehen. Sie sollten eine Kopie für ihre eigenen Dateien aufbewahren.

Beispiel für eine Policy Sign0ff-Anweisung

Dies ist eine Beispielsanweisung, die verwendet werden soll:

Ich bestätige den Erhalt und das Verständnis der Richtlinie Ihres Unternehmens. Die Richtlinie ist bis auf Weiteres Datum wirksam.

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Angestelltenunterschrift

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Name des Mitarbeiters (bitte drucken)

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Datum

Entscheiden Sie, wie Sie die Richtlinie in der Zukunft kommunizieren

Nehmen Sie die Richtlinie in Ihr Mitarbeiterhandbuch auf. Möglicherweise möchten Sie auch, dass die Richtlinie Teil Ihrer neuen Mitarbeiterorientierung wird. Einige Unternehmen legen Richtlinien in ihrem Intranet oder in einem Richtlinienordner auf dem gemeinsamen Laufwerk des Computernetzwerks ab. Bestimmen Sie, ob Sie die Richtlinie auch durch zusätzliche Methoden verteilen möchten.

Daten und frühere Richtlinien archivieren, die durch diese Richtlinie ersetzt werden. Sie können sie für rechtliche Zwecke oder als Referenz benötigen.

Interpretieren und integrieren Sie die Richtlinie

Ihre Richtlinienanwendung und Arbeitspraktiken bestimmen die tatsächliche Bedeutung der Richtlinie. Denken Sie daran, dass Sie konsequent und fair sind, wenn Sie die Richtlinie im Laufe der Zeit interpretieren. Wenn Sie feststellen, dass sich Ihre Praktiken von der schriftlichen Richtlinie unterscheiden, überprüfen Sie die Richtlinie und schreiben Sie sie bei Bedarf neu.

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