Überprüfung der Arbeit der Untergebenen

Wenn Sie Arbeit Untergebenen zuweisen, überwachen Sie viele Aspekte ihres Fortschritts, aber Sie sind hauptsächlich besorgt darüber, ob die Arbeit richtig und pünktlich erledigt wird.

Erledige deine Arbeit pünktlich

Eine pünktliche Arbeit zu erledigen, ist für beide einfacher zu überwachen. Das liegt daran, dass Zeit einfacher zu messen ist als Qualität. Sie müssen klare Anforderungen festlegen, einschließlich Meilensteinen und Fristen, aber Sie müssen auch etwas Flexibilität zulassen. Planen Sie ihre Zeitpläne oder lassen Sie sie ihre Zeitpläne so planen, dass sie eine gewisse Freizeit einschließen. Es wird immer einige unvorhergesehene Ereignisse geben, daher ist es ratsam, einen Zeitplan zumindest ein wenig zu lockern. Die Menge an Spielraum, die Sie in ihrem Zeitplan zulassen, variiert von Person zu Person, wobei die erfahreneren und talentierteren Personen weniger Spielraum benötigen.

Verwenden eines Fortschrittsberichts zum Verfolgen des Zeitplans

Die gebräuchlichste Methode zur Verfolgung, ob die Arbeit rechtzeitig erledigt wird, ist der regelmäßige Bericht, der normalerweise wöchentlich für kleine Projekte und monatlich für größere Projekte erstellt wird. Wenn Ihre Untergebenen schriftliche Fortschrittsberichte einreichen, wird unter anderem über die Einhaltung des Zeitplans berichtet. Eine gebräuchliche Methode zur schnellen Statusanzeige sind Ampelfarben. Wenn das Projekt im Zeitplan liegt, wird ein grünes Symbol angezeigt. Wenn das Projekt zu spät kommt, wird dies als rotes Symbol angezeigt.

Manchmal wird Gelb auch verwendet, um anzuzeigen, wenn ein kleines Problem vorliegt, das nicht schwerwiegend genug ist, um die rote Farbe zu gewährleisten.

Sie möchten auch, dass sie alles melden, was ihren Fortschritt blockiert. Dieser Abschnitt sollte enthalten, was sie versucht haben, um den Blocker und die Ergebnisse dieser Bemühungen zu löschen. Wenn sie Unterstützung von Ihnen oder von jemandem außerhalb ihrer Sphäre anfordern, sollte dies deutlich angegeben werden.

Vergiss nicht, dass sie auch ihre Errungenschaften beinhalten. Wenn sie etwas getan haben, das einen Blocker beseitigt, das Problem verhindert oder auf andere Weise dazu beigetragen hat, den Zeitplan aufrechtzuerhalten, der in ihrem Fortschrittsbericht vermerkt werden sollte.

Schließlich sollte der Fortschrittsbericht den Prozentsatz vollständig anzeigen. Die meisten Projekte machen am Anfang nur sehr geringe Fortschritte, steigen dann aber steil an und machen am Ende des Projekts wieder langsame Fortschritte. Der von Ihnen und Ihrem Mitarbeiter erstellte Projektplan sollte dies berücksichtigen. Unabhängig davon, ob Sie dies im Zeitplan berücksichtigt haben oder nicht, müssen Sie den vom Mitarbeiter gemeldeten Fortschritt bewerten. Der Prozentsatz der geplanten Fertigstellung sollte im Allgemeinen widerspiegeln, wie viel Zeit für das Projekt aufgewendet wurde.

Bei einem dreimonatigen Projekt sollte der Mitarbeiter am Ende des ersten Monats den geplanten Gesamtprozentsatz von ca. 1/3 melden. Wenn sie eine Zahl melden, die viel kleiner oder viel größer ist, ist es ratsam, ein wenig tiefer zu schauen. Außerdem müssen Sie ein Urteil über die Richtigkeit des Berichts für einen tatsächlichen Prozentsatz der Vollständigkeit abgeben. Anhand Ihrer Kenntnisse über das Projekt und seines Gesamtstatus sollten Sie ungefähr beurteilen können, ob der vom Mitarbeiter gemeldete Prozentsatz korrekt ist oder nicht.

Wenn sie beispielsweise eine geplante Gesamtzahl von 60% und eine tatsächliche Gesamtzahl von 65% angeben, aber Sie wissen, dass das Projekt mit Schwierigkeiten behaftet ist, sollten Sie den Bericht genauer untersuchen.

Erledige deine Arbeit richtig

Es ist schwieriger zu messen und zu überwachen, ob Ihr Mitarbeiter die Arbeit richtig erledigt. Das liegt daran, dass es schwieriger ist zu definieren und zu quantifizieren, was "richtig gemacht" bedeutet. Auch hier müssen Sie, wie bei den Zeitplänen, klare und spezifische Erwartungen und Ziele festlegen. Und während Sie mit Zeitplänen etwas Flexibilität und Spielraum einräumen, müssen Sie in Bezug auf Qualität weniger flexibel sein. Gut ist gut.

Verlieren Sie Ihr Ziel nicht aus den Augen. Wenn wir von "richtig gemacht" sprechen, denken Sie daran, dass Sie "ausgezeichnet" und nicht "perfekt" wählen. Und vergessen Sie nicht, sich auf die Ergebnisse und nicht auf den Prozess zu konzentrieren.

Leistung bewerten

Der beste Weg, um die Fortschritte Ihrer Mitarbeiter bei der Erledigung der Arbeit zu verfolgen, sind häufige Besprechungen und der liberale Einsatz von "Zeigen und Erzählen". Wenn ein Mitarbeiter einen nennenswerten Fortschritt vermeldet, lassen Sie sich zeigen, was er getan hat. Zu Beginn des Projekts ist die Arbeit möglicherweise etwas rau und nur teilweise abgeschlossen. Es ist zu erwarten. Mit der Zeit sollten die Demonstrationen des Mitarbeiters jedoch Fortschritte bei der reibungslosen und vollständigen Arbeit zeigen.

Der Schlüssel bei diesen Qualitätsprüfungen besteht darin, sicherzustellen, dass die Einschätzung des Mitarbeiters zur Qualität der bisher geleisteten Arbeit mit Ihrer eigenen übereinstimmt. Wenn Sie den Eindruck haben, dass die Qualität der bis zu diesem Zeitpunkt geleisteten Arbeit noch rau und vorläufig ist, müssen Sie den Unterschied mit dem Mitarbeiter besprechen und dessen Erwartungen neu festlegen. Wenn Sie dies nicht tun, werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass die Arbeit nur mäßig abgeschlossen ist, wenn sie der Meinung sind, dass sie die Endqualität erreicht hat.

Endeffekt

Denken Sie beim Überprüfen von Arbeiten, die Sie an untergeordnete Mitarbeiter delegiert haben, daran, dass Sie weiterhin für deren Arbeit verantwortlich sind. Stellen Sie also sicher, dass die Arbeit pünktlich und richtig ausgeführt wird, wie oben erläutert. Beim ersten Anzeichen von Schwierigkeiten müssen Sie die Standards des Mitarbeiters anpassen, um sie an Ihre eigenen anzupassen.