Was ist der Prozess zur Überprüfung der rechtlichen Dokumente?

Die Überprüfung von Dokumenten ist häufig die arbeitsintensivste und teuerste Phase des Prozessverfahrens, des E-Discovery-Prozesses und des Electronic Discovery Reference Model (EDRM). Während dieser Phase wird jede Datenseite einer Sammlung überprüft und analysiert, um zu bestimmen, welche Dokumente von der Produktion bis zum Widersacher zurückgehalten werden müssen.

Wer führt die Dokumentenprüfung durch

Dokumentprüfer sind oft Anwälte, die die rechtlichen und sachlichen Aspekte des Rechtsstreits verstehen und die erforderlichen Urteilsverkündigungen bezüglich Privilegien und Reaktionsfähigkeit abgeben können. Um die Kosten zu minimieren, werden häufig Teams von Vertragsanwälten oder Paralegals eingesetzt.

Der Überprüfungsprozess besteht oft aus mehreren Schritten. Das Juristenteam kann eine erste Durchlaufprüfung durchführen, um Dokumente auf Relevanz zu prüfen und sie für einen relevanten Gegenstand zu codieren oder zu kennzeichnen. Das Support-Personal für Rechtsstreitigkeiten lädt dann die codierten Daten in eine durchsuchbare Datenbank, die es den Prozessteams ermöglicht, wichtige Dokumente in jeder Phase des Prozessprozesses leicht zu finden.

Gründe, aus denen Dokumente möglicherweise zurückgehalten werden

Nachdem die Informationen verarbeitet wurden, führt das Juristenteam eine zweite, detailliertere Überprüfung durch, um festzustellen, welche Dokumente aus der Produktion zurückgehalten werden sollten. Dokumente können aus verschiedenen Gründen zurückgehalten werden, darunter:

• Relevanz - Sind die Informationen für die Probleme in dem Fall relevant? Wenn dies für die Tatsachen und Fragen des Anspruchs, der Klage oder der Ermittlungen unerheblich ist, braucht es nicht den gegnerischen Parteien vorgelegt zu werden.
• Empfänglichkeit - Reagieren die Informationen auf Entdeckungsersuchen der gegnerischen Parteien oder Ermittlungsersuchen von Aufsichtsbehörden? Wenn ja, auf welche Produktionsanfrage reagieren die Informationen? Dokumentprüfer können auch „heiße“ Dokumente kennzeichnen - diejenigen, die wichtige Informationen für den Fall enthalten und besonders ansprechend sind - während der Dokumentenprüfungsphase.

• Privileg - Unterliegt die Information einem Anwalts-Mandanten-Privileg, der Produkt-Doktrin des Anwalts und / oder etwaigen Geheimhaltungsvorschriften und Datenschutzgesetzen? Wenn ja, wird es auch von der Produktion zurückgehalten.
• Vertraulichkeit - Wenn das Dokument vertraulich ist, muss es von der Produktion ausgeschlossen werden. Bespricht ein Dokument beispielsweise ein Geschäftsgeheimnis, wie beispielsweise das Rezept für den Schokoladenriegel eines Süßwarenherstellers, ist das Juristenteam nicht verpflichtet, es an gegnerische Parteien weiterzugeben. Der Dokumentprüfer analysiert das Dokument, um festzustellen, ob es vertrauliche Informationen enthält. Wenn dies der Fall ist, wird der Prüfer entscheiden, ob bestimmte Teile dieses Dokuments zum Schutz des vertraulichen Arbeitsprodukts des Kunden geändert werden sollen oder ob das Dokument von der Produktion vollständig ausgeschlossen werden soll.

Als Teil des Dokumentenüberprüfungsprozesses kann das Überprüfungsteam Dokumente identifizieren, die ganz oder teilweise redigiert oder als vertraulich gekennzeichnet sein sollten, um den Inhalt dieser Dokumente vor der Offenlegung zu schützen. Das Team kann auch Berechtigungs- und / oder Redaktionsprotokolle erstellen, um solche Informationen zu verfolgen.

Neben der Prüfung auf Relevanz, Reaktionsfähigkeit, Privilegien und Vertraulichkeit kann das Überprüfungsteam auch die Informationen analysieren, um Schlüsseldokumente mit angeblichen Tatsachen oder wichtigen rechtlichen Fragen in dem Fall in Verbindung zu bringen. Dokumentprüfer können auch versuchen, Schlüsseldokumente mit wichtigen Akteuren in Verbindung zu bringen, die Zeugnis über die Dokumente geben oder andere subjektive Informationen ermitteln.

Zweck der Dokumentenprüfung

Basierend auf der Überprüfung und Analyse der Dokumente in der Sammlung kann das Juristenteam ein besseres Verständnis der tatsächlichen Sachverhalte in einem Fall erlangen, gesetzliche Theorien formulieren und wichtige Zeugen identifizieren, die abgewiesen oder vor Gericht gestellt werden sollen.

Durch das Aussortieren, die Suche nach Stichwörtern, die erste Überprüfung in der Vergangenheit und andere Techniken, um das Volumen des Datensatzes einzugrenzen, machen die vom rechtlichen Team letztendlich überprüften Dokumente normalerweise nur einen kleinen Bruchteil der ursprünglichen Sammlung aus. Um die Kosten weiter zu senken, strömen immer mehr Technologien auf den Markt, die den Überprüfungsprozess automatisieren.