Erfahren Sie mehr über Besprechungsprotokolle und warum sie wichtig sind

Besprechungsprotokolle sind schriftliche oder aufgezeichnete Unterlagen, mit denen Teilnehmer und Nichtteilnehmer darüber informiert werden, was während einer Besprechung besprochen wurde oder was passiert ist. Sitzungsprotokolle oder -notizen werden im Allgemeinen während des Verfahrens von einem bestimmten Protokollführer für Sitzungsprotokolle aufgezeichnet, sodass ein genaues Protokoll darüber vorliegt, was während der Sitzung geschehen ist.

Die Minuten beinhalten normalerweise:

• Namen der Teilnehmer
• Tagesordnungspunkte abgedeckt
• Entscheidungen der Teilnehmer
• Folgemaßnahmen der Teilnehmer
• Fälligkeitstermine für die Erfüllung von Verpflichtungen
• Alle anderen Ereignisse oder Diskussionen, die es wert sind, für eine spätere Überprüfung oder einen späteren Verlauf dokumentiert zu werden

Protokollprotokoll als historisches Dokument

Als historisches Dokument sind Protokolle nützlich, um die wichtigsten Ideen oder Diskussionspunkte zu dokumentieren, die zu einer Entscheidung geführt haben. In effektiven Sitzungsprotokollen können beispielsweise die fünf vom Team diskutierten Alternativen und der Hauptgrund für die Auswahl einer Alternative angegeben werden.

In Protokollen für ein typisches Geschäftstreffen muss nicht jede Diskussion oder jeder Zustand detailliert aufgezeichnet werden, wer was gesagt hat. Diese Regel gilt natürlich nicht für andere Arten von Sitzungen, z. B. Gerichtsverhandlungen und Situationen, in denen rechtliche Schritte erörtert werden. Für diese Art von Besprechungen ist eine genaue Aufzeichnung der Konversation und der Aussagen erforderlich. Sofern in der Personalabteilung keine Klage erörtert wird, dokumentiert die typische Besprechung am Arbeitsplatz jedoch nicht jedes Jahr.

Wann und wie Sie Besprechungsprotokolle freigeben

Im Idealfall werden Besprechungsprotokolle auf einem elektronischen Gerät wie einem Laptop oder iPad aufgezeichnet und nach einer kurzen Überprüfung der Rechtschreibung, Grammatik und Klarheit am Ende der Besprechung elektronisch an die Besprechungsteilnehmer verteilt. Auf diese Weise können die Teilnehmer ihre Zusagen und Fristen sofort mitteilen und Fragen stellen oder um Klärung bitten. Wenn dies nicht möglich ist, weil der Recorder die Protokolle abschreiben oder auf Fehler prüfen möchte, sollte er sie innerhalb von 24 Stunden nach dem Meeting verbreiten.

Protokolle dienen auch als Erinnerung an die während des Meetings eingegangenen Verpflichtungen und helfen den Teilnehmern, diese Elemente in ihre Kalender und täglichen Aufgabenlisten zu übertragen.

Der Rekorder sollte die Protokolle der vorherigen Besprechung zu Beginn der nächsten Besprechung immer überprüfen, damit die Benutzer sie auf Richtigkeit und die nächsten Schritte überprüfen können.

Wie Unternehmen mit Sitzungsprotokollen umgehen

Entscheidend für den Erfolg eines Meetings sind Protokolle, die den Teilnehmern und Mitarbeitern, die nicht an dem Meeting teilnehmen konnten, einen aufgezeichneten Verlauf des Meetings bieten. Ohne vollständige Sitzungsprotokolle verringern sich die Erfolgsaussichten der Besprechung, da die Teilnehmer nicht gleichzeitig eine Fülle von Informationen aufnehmen und speichern können.

Der Mitarbeiter, der das Besprechungsprotokoll erstellt, ist normalerweise Mitglied des Teams und macht sich während der Teilnahme an der Besprechung Notizen. Bei Sitzungen, die rechtliche oder behördliche Verfahren betreffen, oder bei Sitzungen des Corporate Board nimmt eine nicht teilnehmende Person das offizielle Protokoll auf und protokolliert häufig das Verfahren.

Um wichtige Informationen genau aufzuzeichnen, muss der Protokollführer ein Gespür für Details und die Fähigkeit haben, konzentriert zu bleiben. Dieser Mitarbeiter muss auch effektiv Multitasking ausführen, um während der Aufzeichnung des Protokolls an der Besprechung teilnehmen zu können.

In einigen Organisationen führt derselbe Mitarbeiter bei jeder Besprechung ein Protokoll. Oder die Verantwortung kann von Mitarbeiter zu Mitarbeiter übertragen werden. Die Rolle des Protokollführers baut effektive Führungs- und Kommunikationsfähigkeiten auf und kann ein begehrter Job sein.

Voraussetzungen für einen Besprechungsprotokoll-Rekorder

Die Anforderungen an den Rekorder umfassen die Fähigkeit:

• Notieren Sie genau die Entscheidungen, Zusagen und wichtigen Diskussionspunkte, die bei einem Meeting getroffen wurden
• Zeichnen Sie die Aktionselemente und Fälligkeitsdaten auf, zu denen sich die Besprechungsmitglieder verpflichtet haben (Aktionselemente sind mit Namen versehen, aber im Protokoll ist nicht angegeben, wer was in informellen Sitzungen am Arbeitsplatz gesagt hat)
• Überprüfen Sie am Ende des Meetings die wichtigsten Entscheidungen und Aufgaben oder freiwilligen Zusagen und Maßnahmen, damit sich die Teilnehmer darauf einigen können, bevor sie das Meeting verlassen
• Seien Sie ein Teamplayer und seien Sie flexibel, da die Teilnehmer in den Minuten alles hinzufügen oder korrigieren können, was ihnen nicht zusagt

• Verteilen Sie die Sitzungsprotokolle zweckmäßigerweise innerhalb von 24 Stunden nach der Sitzung