Wie schreibe ich ein Referenzschreiben?

Es ist wichtig zu wissen, wie man ein Empfehlungsschreiben schreibt, da fast jeder zu einem bestimmten Zeitpunkt seiner Karriere gebeten wird, ein Zeugnis vorzulegen. Egal ob für einen Mitarbeiter, einen Freund oder jemanden, mit dem Sie gearbeitet haben, es ist wichtig, dass Sie bereit sind, ein wirksames Empfehlungsschreiben zu schreiben.

Nachfolgend finden Sie Tipps zum Schreiben eines Empfehlungsschreibens sowie Angaben zu den Unterlagen, nach denen der Kandidat gefragt werden soll, und wann er Nein sagen muss (und wie er Nein sagen kann), um einen Brief für jemanden zu schreiben.

Referenzschreiben oder Empfehlungsschreiben

Ein Empfehlungsschreiben, auch Empfehlungsschreiben genannt, ist ein Brief, der auf Arbeitserfahrung, Fähigkeiten, Fachwissen, persönliche Eigenschaften und / oder akademische Leistungen einer Person eingeht. Es wurde von einem ehemaligen Arbeitgeber, Kollegen, Kunden, Lehrer oder einer anderen Person geschrieben, die positiv über diese Person sprechen kann.

Wenn Sie Referenzbriefe benötigen

Sie benötigen Referenzbriefe, in der Regel etwa drei davon Sie bewerben sich auf Stellenangebote, Praktika, ehrenamtliche Tätigkeiten, Hochschulen und Graduiertenschulprogramme. Ein Referenzschreiben ist eine positive Bestätigung Ihrer Fähigkeiten und Eigenschaften, die von jemandem geschrieben wurde, der mit Ihrer Arbeit, Ihrem Charakter und Ihren Leistungen vertraut ist.

Das Referenzschreiben erläutert, warum der Leser Sie auswählen soll und was Sie für die Chance qualifiziert, für die Sie sich bewerben. Briefe können von der Organisation angefordert werden, die die Person für eine Anstellung oder Aufnahme in eine Einrichtung in Betracht zieht, oder sie können vom Arbeitssuchenden oder vom Bewerber angeboten werden.

Was ist in einem Referenzschreiben enthalten?

Ein Referenzschreiben ist eine positive Bestätigung Ihrer Fähigkeiten und Eigenschaften. Es erklärt, warum der Leser Sie auswählen sollte und was Sie für die Chance qualifiziert, für die Sie sich bewerben.

EINprofessionelles Referenzschreiben wird in der Regel von einem Vorgesetzten, Kollegen, Kunden, Lehrer oder Professor geschrieben, der mit Ihren Leistungen in einem arbeitstypischen Umfeld vertraut ist. Sie enthält normalerweise eine Beschreibung Ihrer Position und Verantwortlichkeiten, der Dauer Ihrer Zeit im Unternehmen sowie Ihrer Fähigkeiten, Qualifikationen und Beiträge zur Organisation.

Ein Zeichen oderpersönliches Referenzschreiben kann von einem Freund, Mentor oder Nachbarn der Familie geschrieben werden, der die Merkmale bezeugen kann, die Sie zu einem guten Kandidaten für die von Ihnen gesuchte Position machen würden. Es erklärt, wie der Autor Sie kennt und bespricht Ihre persönlichen Eigenschaften, wie sie in einer Job-Umgebung gelten würden.

Was ist vor dem Schreiben eines Referenzschreibens zu tun?

Denken Sie nach, bevor Sie "Ja" sagen.Bevor Sie sich einverstanden erklären, den Brief zu schreiben, stellen Sie sicher, dass Sie das Gefühl haben, ein positives Referenzschreiben für diese Person verfassen zu können. Wenn Sie die Person nicht gut kennen oder nicht glauben, dass Sie die Fähigkeiten oder Fähigkeiten der Person hoch einschätzen können, ist es in Ordnung, die Bitte um eine Empfehlung abzulehnen.

Es ist besser, Nein zu sagen, eine Empfehlung zu schreiben, als eine negative Referenz für die Person zu schreiben.

Sie können unklar sein, wenn Sie die Anfrage ablehnen, indem Sie einfach sagen: „Ich glaube nicht, dass ich die beste Person wäre, um Ihnen eine Empfehlung zu schreiben.“ Wenn möglich, schlagen Sie jemand anderen vor, den sie fragen könnten.

Anfrage Informationen. Es ist eine gute Idee, die Person nach einer Kopie ihres Lebenslaufs oder Lebenslaufs zu fragen, auch wenn Sie sie schon lange kennen. Möglicherweise gibt es neue Akkreditierungen oder Erfolge, und Sie möchten so viele aktuelle Informationen wie möglich bereitstellen. Auf diese Weise erhalten Sie auch Richtlinien, die Sie beim Erstellen des Briefes verwenden können.

Wenn das Referenzschreiben sich auf eine bestimmte Beschäftigungsmöglichkeit bezieht, fordern Sie auch eine Kopie der Stellenanzeige an. Wenn das Referenzschreiben sich auf eine bestimmte Schule oder ein bestimmtes Programm bezieht, bitten Sie um ein paar Informationen über die Schule. Je mehr Informationen Sie haben, desto einfacher ist es, den Brief zu schreiben.

Holen Sie sich alle Details.Holen Sie sich neben der Anfrage nach Informationen über den Kandidaten alle Informationen, die Sie benötigen, um den Brief einzureichen. Fragen Sie, an wen Sie den Brief schicken sollen, wann die Frist endet und in welchem ​​Format der Brief sein soll. Fragen Sie auch, ob die Schule oder der Arbeitgeber Angaben zu Ihrem Brief enthält.

Was ist in einem Referenzschreiben enthalten?

Wenn der Kandidat Ihnen nicht ein Formular zur Verfügung stellt, auf dem Sie Ihre Empfehlung schreiben können, sollten Sie die Referenz als formelles Schreiben schreiben. Ein Empfehlungsschreiben sollte sowohl mit Ihnen als auch mit den Kontaktinformationen des Arbeitgebers (Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse) und dem Datum beginnen. Wenn es sich um eine E-Mail und nicht um einen tatsächlichen Brief handelt, geben Sie nach Ihrer Unterschrift Ihre Kontaktinformationen am Ende des Schreibens an.

Kontaktinformationen und Begrüßung:Wenn Sie den Brief an eine Einzel- oder Einstellungskommission schreiben, geben Sie deren Kontaktinformationen oben in den Brief und in Ihre Begrüßung ein. Wenn Sie einen allgemeinen Brief schreiben, schreiben Sie bitte an "Wen kann es sein?" Oder beginnen Sie Ihren Brief einfach mit dem ersten Absatz.

Anrede: Beginnen Sie Ihren Brief mit "Sehr geehrter Herr / Nachname. Nachname". Wenn Sie den Nachnamen des Arbeitgebers nicht kennen, schreiben Sie einfach "Dear Hiring Manager". Wenn sich der Kandidat für ein akademisches Programm bewirbt, können Sie "Dear Admissions Committee" schreiben.

Einführung: Erklären Sie Ihre Beziehung zu der Person, für die Sie den Brief schreiben. Sie können angeben, wie lange Sie die Person kennen. Dann erklären Sie, warum Sie den Brief schreiben. Geben Sie unbedingt den Namen des Unternehmens, des Jobs, der Schule oder der Opportunity an, für die sich die Person bewirbt. Zum Beispiel: "Ich bin seit fünf Jahren James Smiths Supervisor bei XYZ Company. Ich freue mich, ihn für die Position des leitenden Buchhalters bei ABC Company zu empfehlen.

Körperübersicht:Geben Sie in den Hauptteil des Schreibens spezifische Informationen über die persönlichen Merkmale des Bewerbers (Kreativität, Geduld, Vertrauen usw.) und spezifische Fähigkeiten (ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, organisatorische Fähigkeiten usw.) an. Seien Sie so genau wie möglich.

Erster Paragraph: Im ersten Absatz des Referenzschreibens wird erläutert, wie Sie mit der von Ihnen empfohlenen Person in Verbindung stehen und wie Sie sie kennen und warum Sie berechtigt sind, ein Referenzschreiben zu schreiben, in dem Sie eine Beschäftigung oder eine Graduiertenschule empfehlen. Erwähnen Sie die persönliche oder berufliche Beziehung, die Sie zu der von Ihnen empfohlenen Person haben.

Zweiter Absatz (und Dritter und Vierter)

Die mittleren Absätze des Begleitschreibens enthalten Informationen zu der Person, über die Sie schreiben, und warum sie qualifiziert sind und was sie dazu beitragen können. Verwenden Sie ggf. mehr als einen Absatz, um Details anzugeben. Seien Sie konkret und teilen Sie Beispiele, warum diese Person ein qualifizierter Kandidat ist. Wenn Sie können, beziehen Sie sich auf konkrete Fälle, in denen Sie beobachtet haben, dass die Person die für die Position erforderlichen Fähigkeiten erfolgreich verwendet hat.

Versuchen Sie, Qualitäten und Fähigkeiten zu beschreiben, die sich auf den jeweiligen Beruf, die Schule oder die Chance beziehen. Wenn sich die Person beispielsweise für eine Stelle als Manager bewirbt, konzentrieren Sie sich auf die Führungs- und Kommunikationsfähigkeiten der Person.

Brief schließen

Bieten Sie im abschließenden Absatz an, weitere Informationen bereitzustellen, und geben Sie Ihre Kontaktinformationen (Telefon und E-Mail) an, damit Sie eine verbale Empfehlung abgeben oder gegebenenfalls weitere Fragen beantworten können. Sie können auch wiederholen, dass Sie diese Person "von ganzem Herzen" oder "ohne Vorbehalt" empfehlen.

Unterschrift: Beenden Sie den Brief mit Ihrer Unterschrift, handschriftlich gefolgt von Ihrem eingegebenen Namen. Wenn es sich um eine E-Mail handelt, geben Sie einfach Ihren eingegebenen Namen und Ihre Kontaktinformationen an.

Buchstabenlänge, Format und Schriftart der Empfehlung

Bevor Sie mit dem Schreiben des Briefes beginnen: Bitten Sie den Kandidaten, Ihnen einen Lebenslauf, ein Protokoll, einen Lebenslauf oder andere Materialien zu senden, die Ihnen helfen, die Person genau zu beschreiben. Sie können auch nach einer Beschreibung der Stelle fragen, für die er sich bewirbt, und nach Informationen über das Unternehmen. Je mehr Informationen Sie haben, desto einfacher ist es, eine starke Empfehlung zu schreiben.

Länge: Ein Empfehlungsschreiben sollte mehr als ein oder zwei Absätze enthalten. Ein Brief in dieser kurzen Form deutet darauf hin, dass Sie die Person entweder nicht gut kennen oder sie nicht voll unterstützen. Sie möchten jedoch den Buchstaben kurz fassen und sich auf einige wichtige Punkte konzentrieren. Vermeiden Sie daher, mehr als eine Seite zu schreiben. Drei oder vier Absätze, die erklären, wie Sie die Person kennen und warum Sie sie empfehlen, haben eine angemessene Länge.

Format: Ein Empfehlungsschreiben sollte einzeilig sein und zwischen jedem Absatz ein Leerzeichen enthalten. Verwenden Sie ungefähr 1 "Ränder für den oberen, unteren, linken und rechten Rand der Seite und richten Sie Ihren Text nach links aus (die Ausrichtung für die meisten Dokumente).

Schriftart: Verwenden Sie eine traditionelle Schriftart wie Times New Roman, Arial oder Calibri. Die Schriftgröße sollte zwischen 10 und 12 Punkten liegen, damit sie gut lesbar ist. Das Anpassen der Schriftgröße ist eine gute Möglichkeit, Ihren Brief auf einer einzigen Seite zu halten.

Bearbeiten:Lesen Sie Ihren Brief unbedingt durch, bevor Sie ihn senden. Sie können den Brief von einer anderen Person bearbeiten lassen, aber den Namen des Kandidaten verbergen, um seine Privatsphäre zu wahren.

Referenzbrief-Beispiel

Sie können dieses Referenzbuchstabenbeispiel als Modell verwenden. Laden Sie die Vorlage herunter (kompatibel mit Google Docs und Word Online) oder lesen Sie die Textversion weiter unten.

Laden Sie die Word-Vorlage herunter

Referenzbriefbeispiel (Textversion)

Melissa Bradley

123 Business Rd.

Business City, NY 54321

555-555-5555

[email protected]

1. September 2018

Jim Lee

Humanressourcen

Sabre Marketing & PR

321 Business Ave.

Geschäftsstadt, NY 12345

Sehr geehrter Herr Lee, Ich bin begeistert, Sarah Jones für die Position des Digital Marketing Managers bei Sabre Marketing & PR zu empfehlen. Als Marketing Director bei A & B Media hatte ich das Vergnügen, als Supervisor von Sarah zu arbeiten, als sie hier als Marketingmitarbeiterin tätig war. Sarah war verantwortungsbewusst, pünktlich und äußerst intelligent. Sie gehörte zu den besten Talenten bei A & B Media und ich unterstütze absolut ihre Qualifikation und ihr Können.

Ich war ständig beeindruckt von dem Wissen, das sie an den Tisch brachte, und ihrem Engagement, immer auf dem neuesten Stand der Technik zu sein. Sarah kombiniert scharfe Analysefähigkeiten mit einer starken Intuition, und ich wusste immer, dass ich mich auf sie verlassen konnte, um Termine einzuhalten und unsere Erwartungen zu übertreffen. In ihren zwei Jahren bei uns erzielte sie zahlreiche Erfolge, von der Steigerung unseres Engagements in den sozialen Medien um 20% über die Senkung der Absprungrate unserer Website um 10% bis zur Steigerung des ROI bei digitalen Kampagnen um 15%.

Während Sarahs professioneller Scharfsinn für A & B Media von unschätzbarem Wert war, war sie auch eine wunderbare Teamspielerin. Sarah war optimistisch, engagiert und leicht zu verstehen. Sie war eine wahre Freude im Büro und pflegte viele positive Beziehungen in unserer Abteilung und im gesamten Unternehmen.

Mit dieser Aussage bin ich sehr zuversichtlich in meine Empfehlung und glaube, dass Sarah zu Sabre Marketing & PR passen würde. Wenn Sie mehr über meine Erfahrungen mit Sarah erfahren möchten, senden Sie mir bitte eine E-Mail an [email protected] oder rufen Sie mich an unter 555-555-5555.

Mit freundlichen Grüßen, Melissa Bradley

Marketingdirektor von A & B Media

Formatieren Sie Ihren Brief

Wenn Sie den Brief an einen Arbeitgeber oder eine Schule senden, beachten Sie das richtige Geschäftsbriefformat. Dazu gehören das Auflisten Ihrer Kontaktinformationen, des Datums und der Kontaktinformationen der Person, die Ihren Brief erhalten hat (in der Regel der Personalchef) oben im Brief. Fügen Sie Ihre handschriftliche Unterschrift am Ende eines physischen Briefes bei.

Wenn Sie diesen Brief jedoch per E-Mail senden, müssen Sie weder Kontaktinformationen noch das Datum oben im Brief angeben. Listen Sie stattdessen Ihre Kontaktinformationen nach Ihrer E-Mail-Signatur auf. Vergewissern Sie sich auch, dass Sie eine klare, prägnante Betreffzeile haben, in der der Name des Bewerbers, die Stelle, für die Sie sich bewerben (falls zutreffend) und der Zweck Ihres Schreibens aufgeführt sind. Eine Betreffzeile könnte beispielsweise lauten: "Empfehlung für Vorname Nachname - Human Resources Assistant Job."

Verwenden Sie eine Referenzbriefvorlage

Wenn Sie nicht sicher sind, was Sie schreiben sollen, verwenden Sie eine Vorlage für ein Referenzschreiben, und personalisieren Sie sie, um Ihre Informationen einzuschließen. Eine Vorlage ist eine nützliche Methode, um zu sehen, wie Sie Ihren Brief formatieren und was in dem Brief enthalten ist.

Sie können auch weitere Musterreferenzbriefe anzeigen, um zu erfahren, was in Ihrem eigenen Brief enthalten sein soll. Denken Sie jedoch daran, den Brief so zu ändern, dass er für die Person gilt, für die Sie den Brief schreiben.