Wie man ein Projekt leitet, wenn man nicht der Boss des Teams ist

Zurück in der Schule war das Gruppenprojekt nicht immer eine positive Erfahrung. Zwangsläufig arbeiteten einige in jeder Gruppe härter als andere, während andere nie auftauchten. Daher kann es frustrierend sein, wenn Sie zu den Teammitgliedern gehören, die die meiste Last tragen.

In der Geschäftswelt ist das etwas anders, da jedes Projekt einen Projektmanager hat und diese Person echte Konsequenzen haben kann, wenn Teammitglieder ihre Aufgaben nicht erledigen. Selbst wenn der Projektmanager keine Disziplinargewalt über sein Team hat, kann eine schlechte Leistung eines Mitglieds zu seinem Chef zurückkehren und sich negativ auf seine Karriere auswirken.

Es ist wahrscheinlich, dass der Projektmanager nicht die Teammitglieder für das Projekt auswählen kann und nicht die Berechtigung hat, ein Mitglied aufgrund schlechter Leistung zu entfernen. Wie verwalten Sie ein Projekt, wenn sich Ihre Teammitglieder nicht bei Ihnen melden?

Hier sind sechs Tipps, wie Sie ein Projekt leiten können, wenn die Teammitglieder sich nicht bei Ihnen melden.

Klären Sie Ihre Grenzen mit dem Chef

Bevor Sie Ihr erstes Team-Meeting haben, setzen Sie sich mit der Person zusammen, die Sie diesem Projekt zugewiesen hat, und sprechen Sie über die Erwartungen des Managements. Dies ist natürlich am einfachsten, wenn Sie und alle Teammitglieder sich derselben Person melden, aber selbst wenn nicht, möchten Sie diese Konversation führen.

Diese Fragen sollten Sie stellen:

• Hast du die Macht, Leute aus dem Team zu entfernen und zu ersetzen, wenn sie nicht trainieren?
• Hat dieses Projekt Vorrang vor anderen Projekten? Wenn nicht, wo liegt dann Ihr Projekt in der Hierarchie. Mit anderen Worten, können Sie Ihren Teammitgliedern mitteilen, dass sie aufhören müssen, ein anderes Projekt durchzuführen, um eine Frist einzuhalten?
• Wenn Sie Probleme mit der Leistung von Teammitgliedern haben, wird der Chef mit Disziplinargewalt Sie unterstützen oder werden Sie als Teammitglied gleichgestellt?
• Wenn Sie dies noch nicht getan haben, fragen Sie nach den Zielen des Projekts und dem voraussichtlichen Zeitrahmen bis zum Abschluss.

Wenn Sie Ihre Grenzen festgelegt haben, bevor das Projekt beginnt, wissen Sie, wie weit Sie gehen können und was Sie von Ihren Teammitgliedern verlangen können. Ein Chef, der sagt, "dieses Projekt hat die oberste Priorität", wird Sie aber nicht unterstützen, ist dasselbe wie der Chef, der sagt: "Dies ist nicht die oberste Priorität."

Wenn Sie jedoch von Ihrem Chef ein Buy-In in Bezug auf die Frage erhalten, ob das Projekt höchste Priorität hat, können Sie die Mitglieder dazu bewegen, so hart wie möglich zu arbeiten. Und haben Sie keine Angst, direkt mit Ihrem Chef zu sein, indem Sie erwähnen, dass Sie wissen möchten, wie wichtig das Projekt ist, damit Sie diese Nachricht an das Team weiterleiten können. Sie möchten mitteilen, dass alle dasselbe Ziel haben, um das Projekt ordnungsgemäß und pünktlich fertigzustellen.

Sie können sich auch per E-Mail an Ihren Chef wenden, um zu bestätigen, dass das Projekt höchste Priorität hat. Sobald Sie die Bestätigung per E-Mail erhalten haben, können Sie die E-Mail bei Bedarf an das Team weiterleiten.

Es ist wichtig zu wissen, dass die Teammitglieder zusätzlich zum Projekt andere Aufgaben haben können. Daher wird Ihr Projekt zu Beginn möglicherweise nicht als oberste Priorität betrachtet. Dies ist jedoch nicht unbedingt der Fall, weil es ihnen egal ist oder sie die Arbeit vermeiden möchten. Es ist sehr wahrscheinlich, dass sie einfach andere Aufgaben und Verantwortlichkeiten haben, die sie täglich erledigen müssen. Dies gilt insbesondere für die Zusammenarbeit mit Kollegen aus verschiedenen Abteilungen.

Wenn Sie mit Ihrem Chef sprechen, um die Bedeutung des Projekts, der Ziele und des Zeitplans zu klären und diese Informationen frühzeitig mit dem Team zu kommunizieren, kann der Prozess reibungsloser und weniger anstrengend werden.

Sprechen Sie mit Ihrem Team, bevor Sie Aufträge vornehmen

Wenn Sie ein organisationsübergreifendes Team haben, ist es einfach, Aufgaben zu machen. Jane von Marketing übernimmt die Marketingaufgaben. Karen aus dem Finanzbereich wird sich um die Finanzen kümmern. Aber auch wenn die Verantwortlichkeiten klar sind, sprechen Sie zuerst mit Ihren Teammitgliedern.

Möglicherweise stellen Sie fest, dass sowohl Karen als auch Jane gebeten haben, in diesem Team mehr über andere Bereiche des Unternehmens zu erfahren. Wenn Sie sie also ihren Fachgebieten zuordnen, können sie frustriert werden.

Dieses Gespräch ist entscheidend für eine gute Teambeziehung.Obwohl Sie für das endgültige Projektergebnis verantwortlich sind, werden Sie ohne Teammitglieder, die an Bord sind, keine großartigen Ergebnisse erzielen. Kurz gesagt, stärken Sie Ihre Teammitglieder, indem Sie sie nach ihren Beiträgen und ihren Anliegen fragen. Wenn das Projekt abgeschlossen ist und erfolgreich ist, kann das gesamte Team stolz sein und wissen, dass jeder von ihnen eine aktive Rolle für seinen Erfolg gespielt hat.

Mit dem Chef überprüfen

Wenn Sie nach einem Gespräch mit Ihren Teammitgliedern feststellen, dass Sie diese Aufgabe nur durch Zuweisen von Aufgaben erfüllen können, die eine oder mehrere Personen als unangenehm empfinden, sprechen Sie mit Ihrem Chef, bevor Sie die Aufgaben ausführen.

Warum? Sie möchten sicherstellen, dass Sie über die Sicherung verfügen, die Sie benötigen, und dass Sie eine Option nicht vernachlässigt haben, durch die die Zuweisungen für die Teammitglieder erfüllt werden.

Nimm wenigstens eine miese Aufgabe an dich

Jeder weiß vielleicht, dass Sie aufgrund Ihrer Erfolgsbilanz ausgewählt wurden, dieses Team zu leiten, aber es ist auch wichtig, die Ärmel hochzukrempeln und in die Mischung der Dinge zu kommen.

Wenn Sie etwas Schwieriges oder Unangenehmes an sich nehmen, erhalten Sie die Nachricht, dass Sie Teil des Teams sind und sich um Ihre Teamkameraden kümmern. Wenn Sie die unangenehmen Aufgaben zuweisen, erhalten Sie die Nachricht, dass Sie Ihrer Meinung nach besser sind als Ihre Teamkollegen.

Das bedeutet nicht, dass Sie alle miesen Aufgaben erledigen müssen. Stellen Sie jedoch sicher, dass sie unter den Teammitgliedern ziemlich aufgeteilt sind. Was unangenehm ist, ist von Team zu Team unterschiedlich, aber jedes Projekt hat etwas, das niemand machen möchte. Oft gibt es zahlreiche Aufgaben, die jeder gerne vermeiden würde. Stellen Sie sicher, dass sie ziemlich geteilt sind, und Sie nehmen Ihren Anteil.

Promptes Feedback geben

Erinnern Sie sich daran, dass Feedback mehr ist als "großartiger Job" oder "schlechter Job". Es ist "ein großartiger Job, weil …" und "das ist nicht so gut ausgefallen, weil …". Ohne die Phrasen lernt niemand. Stellen Sie sicher, dass Sie Feedback von Ihren Teammitgliedern akzeptieren, solange Sie Feedback geben möchten.

Wiederum ermächtigen Sie sie, einen tollen Job zu machen und sie daran zu erinnern, dass ihr Erfolg Ihr Erfolg ist und dass Sie alle zusammen dabei sind. Indem Sie Feedback geben und ihnen beibringen, wie sie eine Aufgabe erledigen, insbesondere wenn Sie mehr Erfahrung haben, schaffen Sie ein positives Arbeitsumfeld.

Informieren Sie alle

Als Teamleiter melden Sie den Managern und Führungskräften Ihres Unternehmens den Fortschritt. Stellen Sie sicher, dass Sie die Informationen aus diesen Besprechungen Ihrem Team zurückgeben. Teilen Sie Ihrer Gruppe außerdem mit, was Sie bei diesen Meetings sagen werden.

Geben Sie auch allen Anerkennung, besonders wenn es um Lob geht. Läuft das Projekt gut, weil Sie fabelhaft sind? Natürlich, aber sag das nicht. Sagen Sie, dass das Projekt gut läuft, weil das Team fabelhaft ist. Jeder wird wissen, dass Sie Teil des Teams sind.

Aber was ist, wenn das Projekt schrecklich läuft? Teilen Sie die Schuld? Ja, aber nur privat. Sie gehen einzeln zu den Teammitgliedern und arbeiten daran, ihre Richtung oder ihren Beitrag zu ändern. Wenn das nicht funktioniert, gehen Sie zu Ihrem Chef und befassen sich mit den Problemen.

Wenn Sie die Möglichkeit haben, Personen aus dem Team zu entfernen, ist es jetzt an der Zeit, dies zu tun. Wenn Sie dies nicht tun, können Sie mit der Person sprechen, die dies tut. Was auch immer Sie tun, fangen Sie nicht an, über Ihre Teammitglieder zu klatschen oder sich zu beschweren. Es wird ihre Moral zerstören und alles verschlimmern.

Denken Sie daran, dass ein erfolgreich geführtes Teamprojekt Ihre Karriere steigern, Ihren beruflichen Ruf verbessern und Ihre Arbeit in Ihrem Unternehmen sichtbar machen kann. Das Ergebnis können zusätzliche Aufgaben oder eine Promotion sein.

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Suzanne Lucas ist eine freiberufliche Schriftstellerin, die zehn Jahre lang in der Personalabteilung von Unternehmen gearbeitet hat. Dort hat sie eingestellt, gefeuert, die Zahlen verwaltet und mit den Anwälten nachgefragt.