So schreiben Sie einen Geschäftsfortschrittsbericht

Ein Fortschrittsbericht besteht aus einer Kopfzeile, einer Zusammenfassung, einer Beschreibung der kleineren Komponenten und einer Angabe, wann der nächste Bericht fällig ist. Sie schreiben den Bericht nach dieser Vorlage und senden ihn dann an Ihren Vorgesetzten oder einen anderen Berichtvorgesetzten, der als ausgewiesen angegeben ist.

Header

Die Kopfzeile enthält identifizierende Informationen für den Bericht. Sie geben den Titel, das Datum ein, an dem der Bericht veröffentlicht wird, den Stoplight-Status des Berichts (rot, gelb-grün) und die Gesamtkennzahl (möglicherweise in Prozent abgeschlossen) im Vergleich zum tatsächlichen Wert. Hinweis: Ein Fortschrittsbericht wie dieser wird meistens für Projekte verwendet, kann aber auch für andere Berichte verwendet werden. Wenn Sie beispielsweise die Aufgabe haben, die Anzahl der Stunden pro Zeichnung für ein Ingenieurbüro zu reduzieren, würden Sie einen Fortschrittsbericht verwenden, um Ihren Fortschritt bei der Reduzierung der Anzahl der Stunden pro Zeichnung anzuzeigen.

• Titel: Fortschrittsbericht für Projekt X
• Datum: 30. Mai 20xx
• Status: Grün
• Prozent abgeschlossen: 63 aktuell, 59 Plan

Zusammenfassung

Sie schreiben die Zusammenfassung zuletzt. Dies ist die Zusammenfassung aller unten im Hauptteil des Berichts aufgeführten Hauptpunkte. Abhängig von Ihrem Publikum ist die Zusammenfassung manchmal begrenzt. Das hängt von Ihrer Zielgruppe ab, von der Anzahl der Personen, die den Bericht erhalten, und von deren Ebenen innerhalb der Organisation. Eine Zusammenfassung richtet sich an diejenigen Führungskräfte, die möglicherweise nicht die Zeit haben, den gesamten Bericht zu lesen. Wenn Ihr Bericht an Ihren direkten Vorgesetzten gerichtet ist, wird davon ausgegangen, dass er oder sie den Bericht lesen wird und die Zusammenfassung möglicherweise nicht benötigt wird.

Wenn es sich jedoch um einen Bericht handelt, der an viele Führungskräfte in der gesamten Organisation weit verbreitet ist, kann es erforderlich sein, eine Zusammenfassung für Personen anzugeben, die nicht die Zeit haben, den gesamten Bericht zu lesen.

Fortschritt der Komponententeile

Dies ist der Hauptteil des Berichts. In diesem Abschnitt des Berichts beschreiben Sie detailliert Ihren Fortschritt in allen Komponentenbereichen des Projekts. Sie listen Ihre Fortschritte und Erfolge in Bezug auf alle Metriken während dieses Zeitraums auf. Sie zeigen, was Ihr Plan für den nächsten Zeitraum ist. Und dann listen Sie nicht nur die Blocker auf, sondern auch, welche Anstrengungen Sie unternehmen, um diese zu löschen. In dem Abschnitt wird schließlich angezeigt, welche zusätzliche Unterstützung von Ihrem Chef oder einem anderen Empfänger des Fortschrittsberichts benötigt wird.

Zusammenfassung

Auf den Hauptteil des Berichts folgt im Zusammenfassungsabschnitt. Es enthält weniger Details als der im vorherigen Abschnitt gemeldete Fortschritt. Sie würden die gleichen Informationen, Metriken, Leistungen, den Plan für die nächste Periode und etwaige Blocker einschließen, für jede Kategorie jedoch weniger Details angeben. Beispielsweise könnte die Zusammenfassung ein einzelner Satz sein, wie z. B. „Alle Ergebnisse sind pünktlich“, während der Fortschrittsbericht im vorherigen Abschnitt möglicherweise „Lieferbar A, fällig unter xx / xx / xx“ drei Tage früher enthält.

Der Bericht Y wird pünktlich auf xx / xx / xx zugestellt. Der Bericht C, der sich zwei Wochen verzögert hat, während er auf die Grafiken wartete, wird nun voraussichtlich am geänderten Fälligkeitsdatum von xx / xx / xx zugestellt. “

Nächstes Fälligkeitsdatum des Berichts

Hier listen Sie auf, wann der nächste Bericht versendet wird. Wenn es sich beispielsweise um einen wöchentlichen Bericht handelt, würden Sie das nächste Fälligkeitsdatum des Berichts als eine Woche danach anzeigen. Bei einem monatlichen Bericht würden Sie das Datum angeben, an dem der Bericht nächsten Monat gesendet werden würde. Personen, die den Bericht erhalten, erwarten, dass diese Daten genauso genau sind wie die Daten in den Berichten.

Endeffekt

Ihr Fortschrittsbericht besteht aus der optionalen Zusammenfassung, der Berichterstattung über den Fortschritt aller Projektkomponenten, der detaillierten Zusammenfassung und der Zeitleiste. Machen Sie sie so genau wie möglich.