I-9 Anforderungen für das Formblatt zur Beschäftigung

Bei der Einstellung eines neuen Jobs müssen Mitarbeiter nachweisen, dass sie gesetzlich berechtigt sind, in den USA zu arbeiten. Im Rahmen der Neueinstellungen des Arbeitgebers muss ein neuer Mitarbeiter ein I-9-Formular ausfüllen. Dieses Dokument ist die akzeptierte Methode für Mitarbeiter, um ihre Eignung zur Arbeit in den USA zu überprüfen.

Was ist ein I-9-Formular?

Wenn Arbeitgeber neue Arbeitnehmer einstellen, müssen sie die Identität und die Berechtigung jedes Arbeitnehmers überprüfen. Ein Arbeitsberechtigungsformular (I-9) ist ein Formular, das vom US-amerikanischen Sektor Citizenship and Immigration Services (USCIS) des Department of Homeland Security (DHS) erstellt wurde und für jeden in den USA angestellten Mitarbeiter ausgefüllt werden muss die Identität eines Mitarbeiters überprüfen und feststellen, ob er oder sie berechtigt ist, für das Unternehmen zu arbeiten. Stellen Sie sicher, dass Sie die neueste Version des I-9 verwenden, die mit Wirkung zum 17. Juli 2017 überarbeitet wurde.

Wenn die Berechtigungsformulare für die Beschäftigung abgeschlossen sind

Ein Beschäftigungsformular (I-9) muss während des Einstellungsprozesses für alle neuen Mitarbeiter ausgefüllt werden. Der Arbeitgeber muss die Berechtigungs- und Ausweisdokumente des Arbeitnehmers überprüfen und die Dokumentinformationen innerhalb von drei Tagen nach der Beschäftigung auf dem Formular I-9 dokumentieren.

Arbeitgeber, die keine I-9-Formulare für jede Neueinstellung ausfüllen und pflegen, können Geldbußen oder anderen rechtlichen Konsequenzen des Arbeitsministeriums unterliegen. Mitarbeiter müssen Originaldokumente (keine Fotokopien) der Dokumentation vorlegen, um nachzuweisen, dass sie gesetzlich zur Arbeit in den USA berechtigt sind. Ausnahmsweise kann ein Mitarbeiter eine beglaubigte Kopie einer Geburtsurkunde vorlegen.

Herkunft des I-9

Nach dem Einwanderungsreform- und -kontrollgesetz (IRCA) von 1986 wurden die amerikanischen Arbeitgeber gesetzlich für die Überprüfung der Beschäftigungsfähigkeit für alle neuen Mitarbeiter verantwortlich gemacht. Während das I-9-Formular nicht für Freiwillige oder Vertragsbedienstete erforderlich ist, müssen Ausländer mit Arbeitsvisa das Formular ausfüllen.

Wenn ein Angestellter nicht in der Lage ist, auf Englisch zu lesen oder zu schreiben, kann der Übersetzer oder ein Rechtsvorbereiter das Formular im Namen des Angestellten ausfüllen. Ab Oktober 2004 kann der I-9-Überprüfungsprozess elektronisch abgeschlossen werden.

Erforderliche Dokumentation zum Nachweis der Arbeitsfähigkeit

Wenn Sie ein I-9-Formular ausfüllen, müssen Sie zusätzlich zu Ihren grundlegenden persönlichen Informationen mindestens eine der genehmigten Dokumentationsformen vorlegen, um Ihre Identität und die Berechtigung zum Arbeiten in den USA nachzuweisen. Die Dokumentation enthält normalerweise eine Art Lichtbildausweis und Bestätigung des rechtlichen Status in dem Land und wird als Gegenprüfung verwendet.

Akzeptable I-9-Dokumente

Es gibt drei Kategorien von Dokumenten, die Sie einreichen dürfen. Mitarbeiter müssen entweder eines der Dokumente aus Liste A oder eines der Dokumente aus Liste B und eines der Dokumente aus Liste C vorlegen.

Liste A (Dokumente, die sowohl die Identität als auch die Beschäftigungsfähigkeit bestimmen)

• Pass der Vereinigten Staaten
• Permanent Resident Card oder Alien Registration Receipt Card (I-551)
• Temporäre Aufenthaltskarte (I-688)
• Beschäftigungsgenehmigungsdokument (I-766, I-688B oder I-688A)
• Ausländischer Pass mit vorläufiger I-551-Marke
• Für Ausländer, die nur für einen bestimmten Arbeitgeber arbeiten dürfen, ausländischer Pass mit Formular I-94, das die Beschäftigung bei diesem Arbeitgeber zulässt

Liste B (nur Dokumente, die die Identität feststellen)

• Führerschein eines Staates oder eines abgelegenen Besitzes
• Ausweis, der von einem Staat oder einem abgelegenen Besitz ausgestellt wurde
• Ureinwohner-Stammesdokument
• Kanadischer Führerschein oder Personalausweis mit Foto (für kanadische Ausländer, die nur für einen bestimmten Arbeitgeber arbeiten dürfen)
• Schulausweis mit einer Fotografie
• Wählerausweis
• US-Militärkarte oder Entwurf
• Personalausweis des Militärs

Liste C (Dokumente, die nur die Beschäftigungsfähigkeit begründen)

• Sozialversicherungskontonummer ohne Beschäftigungsbeschränkungen
• Original oder beglaubigte Kopie einer Geburtsurkunde mit einem offiziellen Siegel, ausgestellt von einer staatlichen oder lokalen Behörde
• Geburtsurkunde im Ausland
• US-Bürgerausweis
• Ureinwohner-Stammesdokument
• Formular I-94, das die Beschäftigung bei diesem Arbeitgeber zulässt (für Ausländer, die nur für einen bestimmten Arbeitgeber arbeiten dürfen)
• Konsularischer Bericht zur Geburt im Ausland (Formular FS-240)

Wenn Sie kein I-9-Formular ausfüllen müssen

Da das Gesetz am 6. November 1986 eingeführt wurde, müssen die meisten bezahlten Arbeitnehmer I-9-Formulare einreichen. Es gibt jedoch einige Ausnahmen von der Regel. Sie benötigen kein I-9-Formular, wenn Sie:

• Sie wurden am oder vor dem 6. November 1986 eingestellt und arbeiten weiter mit der Erwartung, in Zukunft in Ihrem Unternehmen zu bleiben.
• Sie werden für "gelegentliche Hausarbeit" eingestellt, wie z. B. Babysitting, Nannying oder Reinigung in einem Privathaus mit Unterbrechungen.
• Sie sind ein unabhängiger Auftragnehmer.
• Sie arbeiten nicht physisch in den Vereinigten Staaten.

Keine I-9-Dokumentation?

Ein Mitarbeiter, der das erforderliche Dokument oder eine Quittung für ein Ersatzdokument (im Falle verlorener, gestohlener oder zerstörter Dokumente) nicht innerhalb von drei Werktagen nach Beginn des Beschäftigungsverhältnisses vorlegen kann, kann gekündigt werden. Ein Mitarbeiter, der einen Beleg für den Ersatz vorlegt, hat 90 Tage Zeit, um die Ersatzdokumente vorzulegen.

Wenn Sie eine Kopie Ihrer Dokumentation benötigen, können Sie diese möglicherweise online anfordern.

I-9 Formularwiederholungsprozess

Die I-9-Formulare der US-Bürger sind auf unbestimmte Zeit gültig, es sei denn, eine Beschäftigungslücke von mehr als einem Jahr besteht Ausländer mit einem Arbeitsvisum oder Studenten und Austauschbesucher müssen ihre I-9 bei jeder Verlängerung erneut überprüfen lassen oder nach Ablauf ihres Visums eine neue Arbeitserlaubnis erhalten.

I-9-Formulare müssen vom Arbeitgeber entweder drei Jahre nach dem Beginn des Arbeitnehmers oder ein Jahr nach Beendigung seines Arbeitsverhältnisses aufbewahrt werden, je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt.

Antidiskriminierungsklauseln

Die IRCA-Gesetzgebung, die für das I-9 zuständig ist, enthält auch Antidiskriminierungsklauseln. Im Rahmen des IRCA können US-Bürger, ständige Einwohner und Asylbewerber, denen die legale Arbeit in den Vereinigten Staaten legal gestattet ist, keine Beschäftigung verweigert werden oder aufgrund von Herkunft oder Staatsangehörigkeit zwangsweise gekündigt werden. Darüber hinaus muss der Arbeitgeber die oben genannten Dokumente für das I-9-Formular akzeptieren, sofern es sich um Originale oder beglaubigte Kopien handelt. Die IRCA ist für alle Arbeitgeber mit drei oder mehr Arbeitnehmern durchsetzbar.

Arbeitgeber Überprüfung der I-9-Informationen

Arbeitgeber können die I-9-Informationen eines Mitarbeiters online überprüfen, um Bußgelder oder Strafen zu vermeiden, indem sie das E-Verify-System verwenden. Hierbei handelt es sich um einen von der Bundesregierung bereitgestellten Onlinedienst, der Informationen aus dem Formular I-9 (Employee Eignibility Verification) eines Mitarbeiters mit Informationen aus den Unterlagen des US-amerikanischen Ministeriums für innere Sicherheit und Sozialversicherungsverwaltung vergleicht, um die Berechtigung zur Beschäftigung zu bestätigen. Die Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters ist erforderlich, um eine Überprüfung mit E-Verify durchzuführen. Das System kann nicht verwendet werden, um eine abgelaufene Berechtigung für eine Beschäftigung zu überprüfen.

Strafen für Arbeitgeber, die nicht autorisierte Arbeitnehmer einstellen

Arbeitgeber, die nicht autorisierte Arbeitnehmer einstellen, können je nach Schwere der Situation mit Geldbußen zwischen 250 und 5.000 USD pro Arbeitnehmer verurteilt werden. Wenn ein Unternehmen aus drei oder mehr Straftaten verurteilt wurde, können die Strafen bis zu 10.000 USD pro illegalem Arbeiter oder mehr und bis zu sechs Monate Gefängnis für den Arbeitgeber betragen. Die Annahme von betrügerischen Dokumenten kann auch dazu führen, dass ein Unternehmen für den ersten Verstoß zwischen 375 und 3.200 US-Dollar bezahlt und das zweite Dokument für zusätzliche Vorkommnisse verdoppelt.

Schließlich können Arbeitgeber zu einer Geldstrafe verurteilt werden oder anderen Folgen für die Diskriminierung aufgrund der Staatsangehörigkeit, der nationalen Herkunft, des Dokumentenbetrugs oder der Zurückweisung von Dokumenten oder von Vergeltungsmaßnahmen unterliegen.

Die enthaltenen Informationen sind keine Rechtsberatung und ersetzen diese Beratung nicht. Landes- und Bundesgesetze ändern sich häufig, und die Informationen spiegeln möglicherweise nicht die Gesetze Ihres Landes oder die jüngsten Gesetzesänderungen wider.