Schritte, die Sie in Ihren Projektplan aufnehmen sollten

01 Projektziele

Projektziele werden in einer Projektcharta definiert, sollten jedoch auch in den Projektplan aufgenommen werden. Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten. Der Projektplan könnte die Ziele des Projekts näher erläutern oder die Charta als Anhang enthalten. Unabhängig davon, wie ein Projektmanager die Ziele in den Projektplan einbezieht, ist es wichtig, eine klare Verbindung zwischen der Projektcharta - dem ersten Schlüsseldokument des Projekts - und dem zweiten Schlüsseldokument des Projekts, dem Projektplan, aufrechtzuerhalten.

02 Projektumfang

Ebenso wie die Projektziele wird der Umfang in der Charta festgelegt. Ein Projektmanager sollte jedoch den Umfang des Projektplans weiter verfeinern. Ein Projekt zum Automatisieren eines manuellen Prozesses muss beispielsweise den Umfang definieren, indem festgelegt wird, wo der Prozess beginnt und endet.

Durch die Festlegung des Umfangs kann der Projektmanager zeigen, wie das Projektziel oder das fertige Produkt am Ende aussehen wird. Wenn der Umfang nicht definiert ist, kann er im gesamten Projekt erweitert werden und zu Kostenüberschreitungen und Terminüberschreitungen führen.

Wenn Sie beispielsweise ein Marketingteam anführen, um eine Broschüre für die Produktlinie eines Unternehmens zu erstellen, wie viele Seiten werden es sein? Was sind einige Beispiele dafür, wie das fertige Produkt aussehen könnte? Für einige Teammitglieder bedeutet eine Broschüre möglicherweise zwei Seiten, für andere wiederum zehn Seiten. Durch die Definition des Umfangs kann das gesamte Team zu Beginn auf derselben Seite angezeigt werden.

03 Meilensteine ​​und wichtige Ergebnisse

Die wichtigsten Erfolge für ein Projekt werden als Meilensteine ​​bezeichnet. Die wichtigsten Arbeitsprodukte werden als wichtige Ergebnisse bezeichnet. Sie repräsentieren die großen Komponenten der Arbeit an einem Projekt. Ein Projektplan sollte diese Elemente identifizieren, definieren und Fristen für deren Abschluss festlegen.

Wenn ein Unternehmen ein Projekt zur Entwicklung neuer Software durchführt, könnten die wichtigsten Ergebnisse die endgültige Liste der Geschäftsanforderungen und deren Umsetzung sein. Im Anschluss daran könnte das Projekt Meilensteine ​​für die Fertigstellung des Designs, Systemtests, Benutzerakzeptanztests und das Datum der Software-Einführung haben. Mit diesen Meilensteinen sind Arbeitsprodukte verbunden, aber sie betreffen mehr die Prozesse als die Produkte selbst.

Meilensteine ​​und wichtige Lieferfristen müssen keine genauen Termine sein, aber je genauer, desto besser. Präzise Daten helfen Projektmanagern dabei, Arbeitsstrukturen genauer aufzuschlüsseln.

In dieser Phase des Plans erstellen Sie Meilensteine, sodass Sie große oder übergeordnete Ergebnisse in kleine Ergebnisse unterteilen können, die im nächsten Schritt beschrieben werden können.

04 Projektstrukturplan

Eine Projektstrukturstruktur (PSP) zerlegt die Meilensteine ​​und die wichtigsten Ergebnisse eines Projekts in kleinere Abschnitte, sodass eine Person für jeden Abschnitt verantwortlich gemacht werden kann. Bei der Entwicklung der Projektstruktur berücksichtigt der Projektmanager viele Faktoren, z. B. die Stärken und Schwächen der Mitglieder des Projektteams, die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben, die verfügbaren Ressourcen und den gesamten Projekttermin.

Projektmanager sind letztendlich für den Erfolg des Projekts verantwortlich, können jedoch die Arbeit nicht alleine erledigen. Die WBS ist ein Werkzeug, das der Projektmanager verwendet, um die Verantwortlichkeit für das Projekt sicherzustellen, da es dem Projektsponsor, den Projektteammitgliedern und den Stakeholdern mitteilt, die für was verantwortlich sind. Wenn sich der Projektmanager um eine Aufgabe kümmert, weiß er genau, mit wem er sich in Bezug auf dieses Anliegen befassen muss.

05 Budget

Das Budget eines Projekts zeigt, wie viel Geld für die Fertigstellung des Projekts bereitgestellt wird. Der Projektmanager ist für die angemessene Verteilung dieser Ressourcen verantwortlich. Bei einem Projekt mit Lieferanten stellt der Projektmanager sicher, dass die Liefergegenstände gemäß den Vertragsbedingungen ausgeführt werden, wobei besonderes Augenmerk auf die Qualität gelegt wird. Einige Projektbudgets sind mit dem Personalplan verknüpft.

Es ist wichtig, die Kosten für jeden Meilenstein und das Ergebnis zu ermitteln, indem Sie nachsehen, wie viel Zeit und Arbeitskosten für die Erledigung der Aufgaben anfallen. Die Kosten des Projekts hängen davon ab, wie lange das Projekt dauert, was sich auf den Umfang des Projekts bezieht. Umfang, Meilensteine, Aufgaben und Budget müssen aufeinander abgestimmt und realistisch sein.

06 Personalplan

Der Personalplan zeigt, wie das Projekt besetzt wird. Es wird manchmal als Personalplan bezeichnet. In diesem Plan wird festgelegt, wer im Projektteam enthalten sein wird und wie viel Zeitaufwand jede Person erwarten soll. Bei der Entwicklung dieses Plans verhandelt der Projektmanager mit den Teammitgliedern und ihren Vorgesetzten darüber, wie viel Zeit jedes Teammitglied für das Projekt aufwenden kann. Wenn zusätzliches Personal für die Beratung des Projekts benötigt wird, aber Teil des Projektteams ist, wird dies auch im Personalplan dokumentiert. Wieder werden geeignete Vorgesetzte konsultiert.

07 Risikomanagementplan

Bei einem Projekt kann vieles schief gehen. Während jede mögliche Katastrophe oder ein kleiner Hickup unvorhersehbar ist, können viele vorhergesagt werden. Im Risikomanagementplan identifiziert der Projektmanager die Risiken für das Projekt, die Wahrscheinlichkeit, dass diese Risiken eintreten, und Strategien zur Minderung dieser Risiken. Der Projektmanager holt Input vom Projektträger, dem Projektteam, den Stakeholdern und internen Experten ein.

Es werden Minderungsstrategien für Risiken eingeführt, die wahrscheinlich eintreten oder hohe Kosten verursachen. Risiken, bei denen es unwahrscheinlich ist, dass sie auftreten, und solche, die geringe Kosten verursachen, werden im Plan angegeben. Sie können jedoch keine Minderungsstrategien haben.

08 Kommunikationsplan

Ein Kommunikationsplan beschreibt, wie ein Projekt an verschiedene Zielgruppen kommuniziert wird. Ähnlich wie bei der Projektstrukturstruktur weist ein Kommunikationsplan einem Teil des Projektteams die Verantwortung für das Ausfüllen jeder Komponente zu.

In diesem Schritt ist es wichtig zu beschreiben, wie Probleme innerhalb des Teams kommuniziert und gelöst werden und wie oft die Kommunikation mit dem Team und den Stakeholdern oder dem Chef erfolgt.

Jede Nachricht hat eine beabsichtigte Zielgruppe. Ein Kommunikationsplan hilft Projektmanagern, sicherzustellen, dass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit an die richtigen Personen gelangen.

09 Stakeholder Management Plan

Ein Stakeholder-Managementplan gibt an, wie die Stakeholder im Projekt verwendet werden. Manchmal brauchen Stakeholder nur Informationen. Das kann im Kommunikationsplan beachtet werden. Wenn von den Stakeholdern mehr benötigt wird, beschreibt ein Stakeholder-Managementplan, wie er erreicht werden kann.

10 Änderungsmanagementplan

Ein Änderungsmanagementplan enthält einen Rahmen für Änderungen am Projekt. Projektmanager neigen dazu, Änderungen am Projekt zu vermeiden, sind jedoch manchmal unvermeidlich. Der Änderungsverwaltungsplan enthält Protokolle und Prozesse zur Durchführung von Änderungen. Für Verantwortlichkeit und Transparenz ist es entscheidend, dass Projektsponsoren, Projektmanager und Projektteammitglieder den Änderungsmanagementplan befolgen.