Schreibfertigkeiten - Kommunikation mit Worten

Schöne Prosa und Gedichte zu schreiben ist ein Talent. Effektiv schreiben ist jedoch eine Fähigkeit, die erlernt werden kann.

Organisieren Sie Ihr Schreiben

Egal, ob Sie ein Memo an Ihren Kollegen oder einen Bericht für Ihren Chef verfassen, Sie sollten entscheiden, welche Informationen Sie übermitteln möchten. So gehen Sie vor:

1. Listen Sie alle Elemente auf, die Sie in Ihrem Memo oder Bericht diskutieren müssen.
2. Ordne sie an - von den meisten bis zu den unwichtigsten.
3. Schreiben Sie eine kurze Zusammenfassung Ihres gesamten Memos - dies wird Ihr erster Absatz sein.
4. Erweitern Sie jedes in Schritt 1 aufgeführte Element.
5. Wenn der Empfänger etwas unternehmen muss, geben Sie dies in Ihrem abschließenden Absatz an.

Einige Hinweise

Schreiben Sie für Ihr Publikum. Verwenden Sie eine einfache Sprache. Sie möchten nicht, dass der Leser ein Wörterbuch benötigt, um das, was Sie sagen wollen, zu entschlüsseln. Sie sollten nicht versuchen, Ihren Leser mit Ihrem riesigen Wortschatz zu beeindrucken. Möglicherweise frustrieren Sie Ihren Leser stattdessen. Die meisten Leute jonglieren mehrere Aufgaben gleichzeitig und sind nur daran interessiert, nur die notwendigen Informationen zu erhalten. Sie sind dafür verantwortlich, dass dies geschieht. Statt zu sagen: "Sein geselliges Wesen macht ihn zu einem hervorragenden Kandidaten für den Job", sagt er: "Seine Freundlichkeit macht ihn zu einem Spitzenkandidaten für den Job."

Halten Sie sich vom Jargon fern, den Ihr Leser möglicherweise nicht versteht. Wenn Ihre Arbeit sehr technisch ist, aber die Person, an die Sie schreiben, sich in diesem Bereich nicht auskennt, halten Sie sich an die Wörter, die diese Person verstehen wird. Wenn Sie beispielsweise ein Website-Designer sind, macht dieser Satz in einem Memo an Ihren Kunden, einen Psychologen, keinen Sinn: "Was soll ich als BGCOLOR für Ihre Website verwenden: # ADD8E6 oder #FFFFFF?" Jeder, der sich mit dem Design von Webseiten auskennt, weiß, dass diese Frage in Folgendes übersetzt werden kann: "Was möchten Sie als Hintergrundfarbe Ihrer Website: Hellblau oder Weiß?" Erwarten Sie jedoch nicht, dass Ihr Kunde mit diesem Fachjargon besser vertraut ist, als wenn Sie über einen psychologischen Begriff wie Trichotillomanie sprechen würden.

Ein Klischee am Tag hält den Leser fern - oder zumindest erinnert es ihn nicht daran, was Sie sagen. Sie möchten, dass Ihr Schreiben unvergesslich bleibt. Weil wir oft Klischees hören, werden wir für sie desensibilisiert. Die Wörter sind also nicht eindeutig mit Ihrem Schreiben verbunden. Anstatt in einem Memo an einen Untergebenen, den Sie zu motivieren versuchen, "Schieben Sie nicht bis morgen, was Sie heute tun können". Sagen Sie einfach: "Zögern Sie nicht. Machen Sie die Arbeit jetzt erledigt."

Verwenden Sie nach Möglichkeit die aktive Stimme. Die aktive Stimme macht Ihren Satz stärker und normalerweise kürzer. Lass uns diese Beispiele ausprobieren. Passive Stimme: "Der Umsatz stieg aufgrund der Vernetzung, die ich gemacht habe." Aktive Stimme: "Mein Netzwerk hat den Umsatz gesteigert."

Sei nicht überflüssig. Es ist nicht notwendig, "14.00 Uhr nachmittags" oder "die werdende schwangere Frau" zu sagen. Sprich "14:00 Uhr" oder "2 nachmittags" oder "die werdende Frau" oder "die schwangere Frau" vermitteln alles, was Sie sagen wollen und sind weniger wortreich.

Achten Sie natürlich auf die Grammatik. Verwenden Sie Strunk und White Elemente des Stils, verfügbar im Web. Ein gutes Wörterbuch sollte in der Nähe sein, zusammen mit einem Thesaurus. Mit einem Thesaurus können Sie Ihr Schreiben auf dem neuesten Stand halten, indem Sie verschiedene Wörter finden, die Sie verwenden können. Viele dieser Ressourcen sind online verfügbar.

Korrekturlesen ist eines der wichtigsten Dinge, die Sie tun können. Da Sie wahrscheinlich am meisten am Computer schreiben, haben Sie Zugriff auf automatisierte Rechtschreib- und Grammatikprüfung. Seien Sie jedoch vorsichtig - einige Wörter, die im falschen Kontext verwendet werden, werden möglicherweise von computergestützten Rechtschreibprüfern übersehen. Der Satz "An Mitarbeitern, an denen auch Meetings teilgenommen haben, erfährt zwei über die GNU-Software." Lassen Sie Ihr Dokument von jemand anderem prüfen, wenn möglich.

Wenn es die Zeit erlaubt, legen Sie Ihre Komposition weg und korrigieren Sie sie später oder noch besser am nächsten Tag.