So beantworten Sie eine Anfrage nach einer Referenzprüfung

Die Beantwortung einer Referenzprüfungsanfrage ist eine heikle Angelegenheit. Die Angst vor Repressalien und Klagen hält viele Arbeitgeber davon ab, überhaupt zu reagieren. Diese Empfehlungen helfen Ihnen, angemessen auf Referenzprüfungsanfragen zu reagieren und gleichzeitig die berechtigten Interessen Ihres Unternehmens und Ihrer derzeitigen Mitarbeiter zu wahren.

Befolgen Sie die in Ihrem Unternehmen festgelegten Richtlinien für Referenzprüfungen

Erstens fordern viele Unternehmen, dass Manager schriftliche Referenzanfragen an die Personalabteilung senden. Wenn die Referenz des Managers jedoch positiv ist, können Sie zustimmen, dass der Manager eine mündliche Referenz direkt an einen Arbeitgeber weitergibt.

Alles, was in schriftlicher Form gesendet wird, sollte von der Personalabteilung kommen, oder die Personalabteilung sollte die Antwort auf Konsistenz und den Schutz der besten Interessen des Unternehmens überprüfen. In einem gängigen Referenzprüfformat werden Sie aufgefordert, diese Informationen über den ehemaligen Mitarbeiter bereitzustellen.

• Berufsbezeichnung und gelegentlich Aufgaben,
• Endgehalt,
• Beschäftigungstermine,
• Bietet eine Checkliste, in der der frühere Arbeitgeber aufgefordert wird, Merkmale wie "Teamwork" und "Zuverlässigkeit" einzustufen.

Diese Unterlagen sollten am besten der Personalabteilung überlassen werden. Bitten Sie zumindest die Personalabteilung, alle schriftlichen Antworten zu prüfen, die Sie möglicherweise senden möchten. Beantworten Sie keine Fragen, bei denen Sie aufgefordert werden, einen ehemaligen Mitarbeiter in Bezug auf seine Arbeit oder seine Arbeitsmerkmale numerisch zu bewerten.

Numerische Bewertungen sind weder auf der Grundlage einer gemeinsamen Bedeutung der Definition des Begriffs vergleichbar, noch ist auf diesen Formularen die Bedeutung der Zahlen auf einer numerischen Skala definiert. Daher ist es bestenfalls eine fehlerhafte Kommunikation. Im schlimmsten Fall kann dies die Beschäftigungsaussichten Ihres ehemaligen Mitarbeiters beeinträchtigen.

Stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter über eine signierte Berechtigung verfügt

Überprüfen Sie zweitens, ob die Unterschrift des ehemaligen Mitarbeiters, mit der die Referenzprüfung autorisiert wurde, auf den vom anfragenden Unternehmen gesendeten Unterlagen enthalten ist. Ohne die Erlaubnis des ehemaligen Mitarbeiters zur Unterschrift sollten Sie keine Angaben zum Mitarbeiter machen.

Beantworten Sie eine Referenzprüfungsanforderung mit einer positiven Referenz

Wenn der Manager den ehemaligen Mitarbeiter mit wenigen Vorbehalten in Absprache mit dem Personal empfehlen kann, kann der Manager den Anruf an den anfragenden Arbeitgeber zurücksenden. Bei der Beantwortung eines Telefonanrufs sollte der Vorgesetzte sicherstellen, dass die Unterschrift des Mitarbeiters, die die Referenzprüfung autorisiert, bei der Personalabteilung hinterlegt ist, bevor er den Anruf zurückgibt.

Wenn ein ehemaliger Mitarbeiter ein guter Mitarbeiter war und Ihr Unternehmen zu guten Konditionen verlassen hat (möglicherweise ist ein Ehepartner umgezogen und die Entfernung war nicht veränderbar), möchten Sie dem ehemaligen Mitarbeiter bei der Suche nach einer neuen Position behilflich sein.

Oder Sie wurden als Referenz von einem Mitarbeiter verwendet, der sich zu einem bestimmten Zeitpunkt bei Ihnen gemeldet hat, jedoch nicht zuletzt. Wenn Sie positive Kommentare zum Mitarbeiter abgeben müssen, können Sie dem potenziellen Arbeitgeber mit den positiven Kommentaren antworten, die Sie beisteuern können.

Fragen zur Referenzprüfung, die Sie nicht berühren möchten

Beantworten Sie nur die Fragen, die Sie gerne beantworten, wenn Sie einen Referenzanruf oder ein Dokument erhalten. Ein Manager sollte nur mit den Bereichen der Fähigkeiten und Erfahrungen des Mitarbeiters sprechen, über die er direktes Wissen hat. Es gibt mehrere Fragen, die ein Manager nicht beantworten sollte:

• Beispielfrage: Sagen Sie voraus, ob Ihr ehemaliger Mitarbeiter in der Position, für die er in Betracht gezogen wird, erfolgreich sein wird. (Hast du eine Kristallkugel?) Diese Frage kannst du unmöglich beantworten. Selbst wenn die Position ähnlich klingt, können Sie die Mitarbeiter, die Arbeitgeberkultur, ihre Beziehung zu Kunden oder die Vielzahl von Faktoren, die einem Mitarbeiter zum Erfolg verhelfen, nicht vorhersagen - oder auch nicht.

  Gute Antwort: Als die Mitarbeiterin in ihrer Position bei meiner Firma für mich arbeitete, leistete sie einen starken Beitrag, dessen Arbeit geschätzt wurde.

• Beispielfrage: Was waren die Schwächen des Mitarbeiters?

  Gute Antwort: Sie hatte keine nennenswerten Schwächen, die sich auf ihre Fähigkeit auswirkten, ihre Arbeit kompetent auszuführen, als sie für mich arbeitete.

• Beispielfrage: Warum hat die Mitarbeiterin die Position verlassen, in der sie sich bei Ihnen gemeldet hat?

  Gute Antwort: Sie suchte nach mehr Verantwortung und um ihr Wissen über unser Unternehmen und unsere Produkte abzurunden.

  Gute Antwort: Sie hat unsere Organisation aus persönlichen Gründen verlassen, die ihr wichtig waren.

Dies sind die Arten von Referenzprüfungsfragen, die ein potenzieller Arbeitgeber stellt, wenn Sie einen Referenzprüfungsanruf zurückschicken.

Auf eine Referenzprüfungsanfrage antworten: Nicht positiv

Wenn der Mitarbeiter Ihr Unternehmen in einer Cloud verlassen hat, oder wenn der Mitarbeiter aus anderen Gründen nicht zu seinem Job passt, nicht beitragsabhängig oder nicht handhabbar ist, wenden Sie sich an die Mitarbeiter der Personalabteilung, um eine Standardantwort zu erhalten.

Manchmal gibt es ungewöhnliche Umstände, wenn ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlässt. Vielleicht hat ein Mitarbeiter Pornografie auf seinem Computer angesehen - ja, er hat seinen Personalleiter gebeten, als eine seiner Referenzen zu dienen. Ein anderer ehemaliger Mitarbeiter hat möglicherweise Gewalt angedroht oder eine gewalttätige Handlung begangen, während er in Ihrer Firma beschäftigt war.

Während diese ehemaligen Mitarbeiter Ihr Unternehmen selten als Referenz auflisten werden, seien Sie vorbereitet. Diese Anrufe sollten an das Personal für die Standardantwort gesendet werden.

Hier gibt es jedoch eine Einschränkung. Sprechen Sie mit Ihrem Anwalt, bevor Sie auf eine Referenzüberprüfung zu einem potenziell gewalttätigen Mitarbeiter antworten. Wenn Sie einem potenziellen Arbeitgeber kein gewalttätiges Verhalten aufzeigen und der frühere Arbeitnehmer während der Beschäftigung des neuen Arbeitgebers eine gewalttätige Handlung begeht, kann Ihr Unternehmen dafür verantwortlich sein, diese Informationen nicht preiszugeben. Wenden Sie sich daher unter ungewöhnlichen Umständen an Ihren Anwalt, wenn Sie sich von einem Mitarbeiter getrennt haben.

Wenn ein ehemaliger Mitarbeiter nach einem allgemeinen Referenzschreiben fragt

Es wird nicht empfohlen, ehemaligen Mitarbeitern ein allgemeines Referenzschreiben zu übermitteln. Sobald ein Dokument existiert, lebt es für immer. Potenzielle Mitarbeiter haben Personalbüros Kopien von Briefen zur Verfügung gestellt, die 10 und 20 Jahre veraltet waren und manchmal bei mehreren Fotokopiersitzungen kaum lesbar waren.

Nach einer gewissen Zeit haben Sie keine Ahnung, zu welcher Art von Mitarbeiter Ihr ehemaliger Mitarbeiter geworden ist - es sei denn, er oder sie ist die seltene Ausnahme, die in Kontakt bleibt. Und Sie wissen nie, wie der Mitarbeiter Ihren Brief verwendet oder wie Ihre Worte von potenziellen Arbeitgebern interpretiert werden. Verabschieden Sie eine Richtlinie, die besagt, dass Manager niemals schriftliche, generische Referenzschreiben geben sollen.

Informieren Sie den ehemaligen Mitarbeiter, dass Ihr Unternehmen bestimmten Arbeitgebern, die sich direkt erkundigen, gerne eine Arbeitsbestätigung von Human Resources zur Verfügung stellt.

Abschließende Gedanken zur Beantwortung einer Referenzprüfungsanfrage

Nur wenige Mitarbeiter haben sich zum Ziel gesetzt, bei der Arbeit zu versagen. Dennoch scheitern Mitarbeiter und Unternehmen und Mitarbeiter trennen sich. Denken Sie daran, wenn Sie nach einer Referenz gefragt werden, dass jeder frühere Mitarbeiter die Gelegenheit verdient, neu anzufangen - unabhängig von den Bedingungen, zu denen er sich von Ihrer Organisation getrennt hat.

Möglicherweise war der ehemalige Mitarbeiter für die Position, die er in Ihrem Unternehmen innehatte, ungeeignet. Ihre Unternehmenskultur entspricht möglicherweise überhaupt nicht den Anforderungen des Mitarbeiters. Möglicherweise hatte der Mitarbeiter eine andere Vision für die Anforderungen seiner Arbeit als sein Vorgesetzter. Vielleicht hat sich sein persönliches Leben und seine Ehe während seiner Amtszeit bei Ihrer Firma aufgelöst.

Sie kennen nie alle Details und Gründe, warum ein Mitarbeiter ausfällt oder weiterzieht. Mit dem leistungsstarken Mitarbeiter ist es einfach, dass Sie es bereuen, an einen besseren Job, einen Familienumzug oder eine Traumgelegenheit verloren zu haben. Es ist schwieriger mit dem Grenzdarsteller.

Seien Sie ehrlich oder geben Sie nur minimale Informationen an. Machen Sie keine Kristallkugel-Vorhersagen über den Erfolg und geben Sie keine numerischen Bewertungen und Rankings für undefinierte Begriffe an. Geben Sie bei Bedarf die Mindestinformationen an, die die Leistung des ehemaligen Mitarbeiters beschreiben. Geben Sie dem Arbeitnehmer nach Möglichkeit eine Pause und sprechen Sie mit dem potenziellen Arbeitgeber.

Jüngste Zahlen zu Referenzprüfungen haben gezeigt, dass die Arbeitgeber die Referenzprüfung heutzutage sehr ernst nehmen. Über 90 Prozent der Arbeitgeber prüfen Referenzen. Machen Sie Ihren ehemaligen Mitarbeitern nach Möglichkeit eine Pause - wenn Sie dies gewissenhaft können.