Job-Übersicht und Aufgaben der legalen Rezeptionistin

Juristische Angestellte an der Rezeption sind die Gatekeeper einer Anwaltskanzlei oder Rechtsabteilung. Sie arbeiten an der Rezeption in der Anwaltskanzlei oder im Wartebereich, begrüßen Kunden und Besucher und beantworten eingehende Anrufe. Da der Empfangsmitarbeiter oft die erste Person ist, mit der Kunden und Besucher interagieren, ist er für das Image der Firma wichtig und muss poliert, professionell und artikuliert sein.

Dieser Job ist eine großartige Möglichkeit, um in den Rechtsbereich vorzustoßen, da die Rezeptionisten möglicherweise in Anwaltskanzleien, Regierungsbüros, Rechtsabteilungen von Unternehmen, öffentlichen Einrichtungen und Gerichtsgebäuden tätig sind. oder Anwaltskanzleien. Diejenigen, die sich auszeichnen, werden häufig zu anderen Positionen in der Kanzlei befördert, z. B. als Supervisor der Rechtsabteilung, Rechtssekretär oder Rechtsassistent. Juristische Mitarbeiter an der Rezeption haben außerdem die Möglichkeit, sich mit allen Ebenen der Anwaltskanzlei zu vernetzen - von Copyroom-Mitarbeitern bis zu hochrangigen Partnern - sowie mit Kunden, Gegnern, Rechtsanbietern und anderen Besuchern.

Beruflichen Pflichten

Die gesetzlichen Pflichten der Rezeptionisten variieren je nach Arbeitsumfeld und Art der Praxis. In kleineren Büros kann die rechtliche Rezeptionistin auch als juristische Sekretärin für einen oder mehrere Rechtsanwälte fungieren. Zu den typischen Aufgaben der Rezeptionistin gehören:

• Begrüßung von Kunden und Besuchern und Beantwortung von Besucheranfragen
• Annehmen und Weiterleiten eingehender Anrufe in einer Telefonanlage mit mehreren Leitungen
• Planen und Weiterleiten von Clients
• Pflege und Planung von Konferenzräumen
• Pflege des Wartebereichs, der Lobby oder anderer öffentlicher Bereiche
• Den Gästen Kaffee oder Tee servieren
• Bestellen von Verbrauchsmaterial
• Scannen, Fotokopieren, Faxen und Archivieren von Dokumenten
• Sammeln und Weiterleiten von Post und von Hand zugestellten Paketen
• Überprüfung der Mitarbeiteridentifikation und Ausstellung von Besucherausweisen

In kleineren Unternehmen kann die rechtliche Rezeptionistin zusätzliche administrative Aufgaben übernehmen, z. B. Rechnungsstellung, Dateneingabe, Textverarbeitung, Erstellung neuer Akten und Erstellung einfacher Korrespondenz.

Bildung

In der Regel ist ein Abitur erforderlich. Einige Arbeitgeber bevorzugen möglicherweise eine formale Ausbildung oder Ausbildung im Büro sowie Erfahrung in einer Anwaltskanzlei. Viele Arbeitgeber bieten Schulungen am Arbeitsplatz an.

Kompetenzen

Juristische Angestellte an der Rezeption müssen über ausgezeichnete interpersonelle Fähigkeiten und Kundenservice verfügen, um mit hochrangigen Rechtsanwälten, Partnern, Kunden, Gegnern, Gerichtsreportern, Verkäufern, Mitarbeitern und anderen Personen kommunizieren zu können. Sie müssen auch in der Lage sein, Telefonsysteme mit mehreren Leitungen und Büroausstattung wie Computer, Drucker, Scanner, Kopierer und Videokonferenzausrüstung zu betreiben.

Starke Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse sind wichtig, um effektive Botschaften aufzunehmen und Korrespondenz und Berichte zu verfassen. Die Vertrautheit mit juristischen Begriffen und Fachjargon sowie das Verständnis der verschiedenen Amtsformen und rechtlichen Dokumente ist ebenfalls von entscheidender Bedeutung für die Arbeit. Einige rechtliche Angestellte an der Rezeption, insbesondere in kleinen Anwaltskanzleien, müssen mit Textverarbeitungs-, Tabellenkalkulations-, Datenbank- und Abrechnungsplattformen vertraut sein.

Charaktereigenschaften

Da rechtliche Rezeptionisten häufig der erste geschäftliche Kontakt eines Besuchers mit der Firma oder Firma sind, ist ein professioneller Auftritt und ein poliertes Auftreten wichtig. Andere persönliche Merkmale, die für den Job notwendig sind, sind:

• Respekt vor Vertraulichkeit und Diskretion
• Aufmerksamkeit fürs Detail
• Positive, optimistische Haltung
• Geduld im Umgang mit schwierigen Besuchern
• Zuverlässigkeit

Work-Life-Balance

Die meisten gesetzlichen Angestellten an der Rezeption arbeiten 40 Stunden pro Woche, obwohl gelegentlich Überstunden erforderlich sind. Da Angestellte an Wochenenden selten an Wochenenden oder Abenden reisen oder arbeiten, bietet dieser Beruf ein hervorragendes Gleichgewicht zwischen Schülern, Eltern und anderen, die außerhalb ihres Arbeitsplatzes über erhebliche Verantwortlichkeiten verfügen. Job-Sharing und andere flexible Jobangebote sind bei einigen Arbeitgebern verfügbar.

Die Anforderungen einer geschäftigen Anwaltskanzlei und der Umgang mit schwierigen Persönlichkeiten und engen Terminen können ein stressiges Arbeitsumfeld schaffen. Da legale Rezeptionsmitarbeiter oft längere Zeit sitzen und viel Zeit mit dem Keyboarding verbringen, kann es zu einer Überanstrengung der Augen oder zu wiederholten Bewegungsstörungen wie dem Karpaltunnelsyndrom kommen.

Vergütung

Die Gehälter der gesetzlichen Rezeptionisten variieren je nach Unternehmensgröße, geografischem Standort, Erfahrung und anderen Faktoren. Der durchschnittliche Stundenlohn der Rezeptionisten (in allen Branchen) lag im Mai 2015 bei 20,77 USD. Da rechtliche Empfangsdamen spezialisiert sind, verdienen rechtliche Empfangsdamen tendenziell mehr als Rezeptionisten insgesamt. In kleinen Unternehmen und in ländlichen Gebieten können unerfahrene rechtliche Angestellte an der Rezeption mit einem Mindestlohn beginnen. Laut dem Bureau of Labor Statistics (BLS) können Aufsichtspersonal in New York oder Los Angeles über 43.200 US-Dollar verdienen.

Die mittleren 50 Prozent verdienten zwischen 15,94 und 27,76 $. Die niedrigsten 10 Prozent verdienten weniger als 12,86 US-Dollar und die höchsten 10 Prozent verdienten mehr als 35,05 US-Dollar. Die Jahresgehälter lagen zwischen 26.760 und 72.890 USD.

Juristische Angestellte in belebten Anwaltskanzleien verdienen oft über die Überstunden hinaus ein Einkommen über ihrem Grundgehalt.

Ausblick

Nach Angaben des Arbeitsministeriums, Bureau of Labor Statistics, wird die Beschäftigung voraussichtlich schneller wachsen als der Durchschnitt der Rezeptionisten. Das Beschäftigungswachstum, gepaart mit der Notwendigkeit, Arbeitnehmer zu ersetzen, die in andere Berufe wechseln oder aus dem Erwerbsleben ausscheiden, wird, so die BLS, eine große Anzahl von Stellenangeboten für die Rezeptionisten schaffen.