12 Dinge, die die Personalabteilung beim Umgang mit Familienurlaub beachten muss

Bezahlt oder nicht, 80% der Eltern nehmen einen Familienurlaub nach der Geburt eines Kindes. Während Mitarbeiter, die bald Eltern werden, damit beschäftigt sind, Kindergärten zu bemalen und "Was Sie erwartet, wenn Sie es erwarten" zu lesen, können Sie damit beginnen, ihren Familienurlaub zu planen.

Wenn es um Familienurlaub geht, muss die Personalabteilung viele Bereiche abdecken. Sie sind gesetzlich dazu verpflichtet, einige Dinge zu tun, während Sie andere tun müssen, um die Arbeit am Laufen zu halten und sich um Mitarbeiter zu kümmern, die neue Eltern sind. Die Checkliste für Familienurlaub muss diese zwölf Punkte berücksichtigen.

Kennen Sie die Regeln über Familienurlaub

Die USA sind eines der wenigen Länder der Welt, in denen kein bezahlter Mutterschafts- oder Vaterschaftsurlaub erforderlich ist. Nach dem Family Medical Leave Act (FMLA) müssen Sie berechtigten Mitarbeitern einen unbezahlten Urlaub von 12 Wochen gewähren.

Verstehen Sie dieses Gesetz und welche Mitarbeiter berechtigt sind, zu erhalten. Zum Beispiel müssen die Mitarbeiter nicht die gesamten 12 Wochen in einem Abschnitt absolvieren - sie können sich die Zeit mit Unterbrechungen nehmen.

Geburtsmütter, Partner und Adoptiveltern sind alle qualifiziert (sofern sie die Kriterien erfüllen). Lernen Sie dieses Gesetz sowie alle anderen Gesetze in Ihrem Land kennen. Regelmäßig werden mehr Arbeitsgesetze verabschiedet, sodass es sich lohnt, über die Gesetze in Ihrer Gerichtsbarkeit informiert zu bleiben.

Schreiben Sie eine formelle Richtlinie über Familienurlaub

Dokumentieren Sie die Richtlinien des Unternehmens zum Familienurlaub. Ja, halten Sie sich an die Gesetze, aber Ihr Unternehmen kann andere Details festlegen. Berücksichtigen Sie diese Optionen, wenn Sie über Familienurlaub nachdenken.

• Bieten Sie bezahlte Freizeit für Familienurlaub an? Es ist nicht vom Bundesgesetz vorgeschrieben, aber es gibt viele Vorteile dafür. Google hat die Bindung von neuen Müttern um 50% erhöht, indem es einfach ein wenig zusätzliche bezahlte Freizeit anbot. Wenn Sie bezahlte Freizeit anbieten, geben Sie an, wie viel Zeit angeboten wird und welche Mitarbeiter dafür qualifiziert sind. Beispielsweise erhalten Vollzeitbeschäftigte x-Betrag, aber Teilzeitbeschäftigte qualifizieren sich nicht.
• Fällt die bezahlte Freistellung für den Familienurlaub mit der FMLA-Zeit zusammen? Wenn Mitarbeiter zwei Wochen bezahlte Freizeit erhalten, entscheiden Sie, ob diese Zeit separat oder gleichzeitig mit der FMLA-Zeit läuft. Wenn es separat läuft, könnten die Mitarbeiter möglicherweise 14 Wochen frei nehmen. Wenn es gleichzeitig ausgeführt wird, sollten Sie dem Mitarbeiter lediglich zwei der 12 Wochen, auf die er Anspruch hat, über die FMLA bezahlen.

• Haben Sie einen allgemeinen Plan für den Familienurlaub? Wenn Sie den Mitarbeitern bezahlte Freistellungszeiten anbieten, entscheiden Sie, ob alle Eltern dieselbe Freistellungszeit erhalten oder ob unterschiedliche Situationen unterschiedlich behandelt werden. Sollten zum Beispiel geborene Mütter zwei Wochen bezahlte Freizeit erhalten, aber Adoptiveltern oder nicht geborene Partner eine Woche bezahlt bekommen? Dies ist Sache des Unternehmens, aber schreiben Sie die Familienurlaubsregelung auf, damit ähnliche Situationen konsistent behandelt werden.

Koordinierte Arbeit für Familienurlaub

Stellen Sie sicher, dass die Manager rechtzeitig vor dem Familienurlaub mit den Mitarbeitern zusammenarbeiten, um die Arbeit zu koordinieren, während der Mitarbeiter weg ist. Machen Sie alle Details klar und lassen Sie Ihre E-Mails an einen Kollegen weiterleiten (falls erforderlich).

Dies verringert den Stress für die Mitarbeiter und beseitigt potenzielle Engpässe. Manager können mit ihrem Team zusammenarbeiten, um Aufgaben zu trainieren, was sich nicht nur für den Familienurlaub, sondern auch für den Verlust eines Mitarbeiters aus anderen Gründen als nützlich erweist.

Denken Sie an die Privatsphäre Ihrer Mitarbeiter in Bezug auf Familienurlaub

Nicht jeder möchte, dass das gesamte Unternehmen weiß, dass er ein Kind erwartet oder bekommen hat. Tatsächlich muss die Personalabteilung den Managern nicht einmal genau mitteilen, warum eine Mitarbeiterin FMLA-Ausfälle hat (obwohl sie wahrscheinlich weiß, warum eine offensichtlich schwangere Mitarbeiterin plötzlich für ein paar Wochen weg ist).

Überlegen Sie, wie offen die Mitarbeiterin die Schwangerschaft mit Kollegen besprochen hat und gehen Sie respektvoll vor. Wenn der Mitarbeiter Bilder des Neugeborenen auf der Social Site des Unternehmens, auf Facebook oder per E-Mail verbreiten möchte, ist das großartig. Aber Sie sollte es nicht tun.

Vorteile zugänglich machen

Der Nutzen ist während der Schwangerschaft und der Geburt wichtig, und das Fehlen oder die Verwirrung über sie erzeugt Stress für die Mitarbeiter. Fast alle Mitarbeiter wünschen sich eine auf Lebensereignisse zugeschnittene Leistungskommunikation. Gesundheitsbedürfnisse können zwar nicht vorhergesagt werden, sie sind jedoch mit Sicherheit vorhersehbarer, wenn jemand ein Kind erwartet.

Es ist eine dünne Linie, um zu Fuß zu gehen, aber bieten Sie so viel Hilfe wie möglich, ohne die Privatsphäre des Mitarbeiters zu missachten. Es ist beispielsweise unangemessen, einer schwangeren Mitarbeiterin mitzuteilen, dass Ihr Gesundheitsdienstleister eine Hotline zur Unterstützung der Krankenpflege hat, es sei denn, er fragt ausdrücklich.

Sie haben keine Ahnung, welche Entscheidungen sie für ihr Kind treffen werden, können aber dennoch helfen, indem Sie sie daran erinnern, dass das Mitarbeiterhilfsprogramm (Employee Assistance Program, EAP) über gute Unterstützungsressourcen verfügt.

Stellen Sie ein sicheres Online-System zur Verfügung, in dem Mitarbeiter auf Details zu Leistungen zugreifen oder Kopien der entsprechenden Unterlagen bereitstellen können. Wenn immer möglich, leiten Sie Mitarbeiter an Orte, an denen sie nachforschen und Antworten finden können. Dies führt zu weniger Arbeit für Sie und ermöglicht es Ihnen, die Vorteile selbst zu erkunden und zu steuern, während Sie gleichzeitig Ihre Privatsphäre respektieren.

Flexibilität bieten

Die Leute wollen Flexibilität, ziehen aber die notwendigen Linien. DasDer neue Titel eines Elternteils macht es nicht akzeptabel, dass Vollzeitbeschäftigte nur 25 Stunden pro Woche arbeiten. Es ist wahrscheinlich nicht sinnvoll, dass Mitarbeiter ihr neues Baby ständig zur Arbeit mitbringen. Es ist wahrscheinlich keine große Sache, wenn Erica um 9:15 Uhr morgens ankommt, während sie den Zeitplan für die Abgabe der Kindertagesstätte festlegt.

Flexibilität kann den Mitarbeitern helfen, sich auf ihre neue Verantwortung einzustellen. Die Mitarbeiter sollten ein Team von Mitarbeitern haben, die sie bei der Arbeit unterstützen, und flexible Arbeitszeiten veranschaulichen Ihre Unterstützung.

Einige Unternehmen finden es für beide Seiten von Vorteil, dass die Mitarbeiter langsam wieder arbeiten können. Wenn die Mitarbeiter nach dem Familienurlaub einige Wochen in Teilzeit zurückkehren können, haben sie die Möglichkeit, Geld mitzubringen, ohne überfordert zu sein. Dies erleichtert auch die Abwesenheit eines Mitarbeiters.

Wenn die Mitarbeiter ihre gesamte FMLA-Zeit nutzen, aber noch etwas mehr Zeit für die Wiederherstellung benötigen, versuchen Sie, diese um die unbezahlte Urlaubszeit zu verlängern. Wenn sich Mitarbeiter nicht für eine GwG qualifizieren (und laut Befürwortern des bezahlten Elternurlaubs 40% der US-amerikanischen Mitarbeiter nicht), versuchen Sie, sie trotzdem unterzubringen.

Erstellen Sie einen Notfallplan

Flexibilität kann dem Unternehmen auch zugute kommen, wenn ein Stellenwechsel beantragt wird, bevor oder nachdem ein Mitarbeiter Elternurlaub genommen hat. Ein Elternteil möchte beispielsweise die Arbeitszeit reduzieren oder einen Teil (oder die gesamte) Arbeitszeit auf Telearbeit umstellen, um zu Hause bei seinem neuen Kind zu bleiben.

Sie sind nur gesetzlich dazu verpflichtet, einem Mitarbeiter, der von der FMLA zurückkehrt, die gleiche Entlohnung, die gleiche Leistung und das gleiche Ansehen zurückzugeben. Die Mitarbeiter arbeiten jedoch möglicherweise effektiver, wenn zusätzliche Anpassungen vorgenommen werden.

Nicht alle Unternehmen können es sich leisten, diese Änderungen vorzunehmen, aber manchmal sind Anpassungen möglich. Einige Eltern möchten ihren Arbeitsplan nach einer Geburt ändern und können die Arbeit ganz aus ihrem Plan streichen. Und gehen Sie nicht davon aus, dass nur weibliche Eltern die Belegschaft verlassen.

Berücksichtigen Sie Änderungen der Leistungen an Arbeitnehmer

Bei all der Aufregung eines Neugeborenen können die Mitarbeiter vergessen, dass das neue Bündel der Freude auch eine neue Abhängigkeit darstellt, die sie für ihre Krankenversicherungspläne benötigen. Erinnern Sie die Mitarbeiter an die Daten und Zeitfenster, an denen sie ihre Leistungswahlen ändern können und müssen.

Andere zu berücksichtigende Leistungsänderungen beziehen sich auf die beurlaubten Mitarbeiter. Während des unbezahlten FMLA-Urlaubs erhalten die Mitarbeiter keinen Gehaltsscheck. Wie bezahlen sie ihre Leistungsprämien?

Sie müssen für Ihr Mitarbeiterhandbuch und die Implementierung Entscheidungen in Bezug auf verschiedene andere Richtlinien treffen.

• Entscheiden Sie, ob die Mitarbeiter während ihres Urlaubs weiterhin Freizeit haben. Wenn sie nicht anfallen, berücksichtigen Sie dies bei der Berechnung der Freistellung oder korrigieren Sie diese Freistellung in der Freistellungssoftware des Unternehmens.
• Wenn Mitarbeiter nach der Geburt nicht zurückkehren, müssen Sie die Urlaubszeit auf dem letzten Gehaltsscheck ausbezahlen, sofern dies in der Urlaubsrichtlinie des Unternehmens festgelegt ist.
• Überprüfen Sie die Urlaubsrichtlinien, um festzustellen, ob Mitarbeiter die aufgelaufene Urlaubszeit der Elternzeit oder der FMLA-Zeit hinzufügen können, die sie bereits in Anspruch nehmen.

All diese Details sollten in Ihren Freizeitrichtlinien enthalten sein. Wenn dies nicht der Fall ist, fügen Sie sie hinzu, damit jeder Mitarbeiter gleich behandelt wird.

Sei einfühlsam

Gelegentlich ist die Geburt eines Kindes kein festliches Ereignis im Leben der Menschen. Es kommt zu ungeplanten Schwangerschaften. Spätzeitige Fehlgeburten und Kindersterblichkeit sind verheerend. Ein Mitarbeiter kann sein Kind zur Adoption geben oder eine Schwangerschaft beenden. Gehen Sie jede dieser Situationen mit Sensibilität und Respekt an.

Arbeiten Sie mit dem Mitarbeiter und dem Vorgesetzten des Mitarbeiters zusammen, um den Übergang in die Arbeit sensibel zu gestalten. Berücksichtigen Sie auch einige Situationen (z. B. Fehlgeburten) in der Trauerpolitik des Unternehmens.

Schmerzhafte Lebensereignisse sind für die Mitarbeiter schwierig, aber auch für die Menschen bei der Arbeit, die sich um sie kümmern. Überlegen Sie sich vorher, wie das Unternehmen sensibel (und privat) mit diesen Situationen umgehen kann.

Feiern

Eine kleine, nette Geste der Organisation wird die Mitarbeiter daran erinnern, dass sie ein Team von Mitarbeitern haben, die sie im Büro anfeuern. Warten Sie einige Tage nach der Geburt, um sicherzustellen, dass alles gut geht, und senden Sie dann einige Blumen, eine Karte oder einen Strampler. Überlegen Sie, was der Mitarbeiter zu schätzen weiß, und versuchen Sie, die Geste zu individualisieren.

Denken Sie an Post-Baby-Unterkünfte

Für viele Unternehmen endet das Elterngeld nicht mit dem Familienurlaub. Überlegen Sie, welche Unterkünfte Mitarbeiter benötigen oder schätzen. Das Fair Labour Standards Act (FLSA) schreibt vor, dass Unternehmen stillenden Müttern eine Pausenzeit und einen privaten Ort für die Abgabe von Muttermilch zur Verfügung stellen müssen.

Berufstätige Eltern ohne einen Partner, der zu Hause bleibt, werden wahrscheinlich auch eine Kinderbetreuung benötigen - dies ist der größte Haushaltsposten für amerikanische Familien. Im Durchschnitt geben amerikanische Familien 9.589 US-Dollar pro Jahr für die Kinderbetreuung von bis zu 28.353 US-Dollar für eine häusliche Pflegekraft aus.

Berücksichtigen Sie zusätzliche Vorteile für Mitarbeiter

Ziehen Sie in Betracht, eine Art Kinderbetreuungsgeld für Mitarbeiter zu schaffen, z. B. die Subventionierung von Kosten oder die Bereitstellung von Kinderbetreuungsmöglichkeiten vor Ort oder in der Nähe der Arbeit. 83 Prozent der Beschäftigten mit Kinderbetreuungsgeldern geben an, dass dies ihnen hilft, Stress abzubauen und die Vereinbarkeit von Beruf und Familie zu verbessern.

Wenn es um Kinderbetreuungsleistungen geht, werden die Mitarbeiter die Hilfe zu schätzen wissen. Die einzige Einschränkung besteht darin, wie kreativ Sie mit den Leistungen umgehen können (und was das Unternehmen sich leisten und leisten kann).

Helfen Sie den Mitarbeitern, einen erholsamen - nicht stressigen - Familienurlaub zu haben, und stellen Sie gleichzeitig sicher, dass das Unternehmen sowohl während der Abwesenheit als auch bei der Rückkehr angemessen betreut wird.

Befolgen Sie die Regeln und legen Sie Richtlinien fest, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter, die Familienurlaub nehmen, die Vorschriften einhalten und fair behandelt werden.

Große Veränderungen im Leben der Mitarbeiter sind aufregend und ein Übergang für alle. Mit ein wenig Planung können Sie mühelos durch die Familienblätter navigieren.

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Kelsie Davis ist Markenjournalistin und Anwältin von hochkarätigen HR-Profis. Sie recherchiert, analysiert und schreibt, um HR zu ermutigen, das Beste aus ihren Initiativen herauszuholen.