Wie lange muss die Personalabteilung die Mitarbeiterdaten aufbewahren?

Eines der großen Dinge an der Personalabteilung ist, dass wir jede Menge Papierkram haben. Tonnen und Tonnen und Tonnen. Zugegeben, vieles davon ist heutzutage elektronisch, aber das Prinzip bleibt. HR führt Aufzeichnungen. Und wir müssen diese Aufzeichnungen aufbewahren, aber wie lange?

Hier finden Sie grundlegende Richtlinien für die Führung von Personalunterlagen. Beachten Sie jedoch, dass die staatlichen Gesetze von diesen Richtlinien abweichen können. Bewahren Sie bei Konflikten zwischen Landes- und Bundesgesetzen die Aufzeichnungen immer auf, je nachdem, welche Anforderung länger ist. Es ist besser, etwas zu lange aufzubewahren als nicht lange genug.

Rekorde einstellen

Sie müssen alle diese Lebensläufe, Interviewnotizen, Bewerbungen und Stellenausschreibungen und sogar eine Aufzeichnung Ihrer Suchanfragen über Ihr Bewerber-Tracking-System für ein Jahr nach der Entscheidung, ein Stellenangebot abzugeben, speichern. Wenn Sie also einen Bewerber interviewen und der gesamte Prozess drei Monate dauert, beginnt die Uhr erst zu ticken, wenn die endgültige Einstellungsentscheidung getroffen wurde.

Warum musst du das tun? Wenn jemand Ihre Einstellungsentscheidung in Frage stellt, müssen Sie nachweisen, dass Sie in keiner Weise, in keiner Form oder in keiner Form illegal diskriminiert haben. Nach Gesetzen wie dem Americans with Disabilities Act, Titel VII und vielen anderen müssen Sie nachweisen, dass Sie die Vorschriften einhalten. Das Verwalten dieser Aufzeichnungen hilft Ihnen dabei.

Drogentest Aufzeichnungen

Wenn Sie vor der Einstellung Drogentests benötigen, ist dies Teil des Einstellungsprotokolls, und Sie sollten eine Kopie der Ergebnisse ein Jahr lang aufbewahren. Wenn Sie zusätzliche Drogentests durchführen, sei es aufgrund eines Vorfalls bei der Arbeit oder im Rahmen einer Stichprobe, müssen Sie diese Aufzeichnungen auch ein Jahr lang aufbewahren. Wenn Sie jedoch den Vorschriften des Verkehrsministeriums unterliegen, beträgt der Mindestzeitraum für Aufzeichnungen von Drogentests fünf Jahre.

Payroll / Timecards, etc.

Das Gesetz schreibt vor, dass Sie diese Aufzeichnungen drei Jahre lang aufbewahren müssen, aber die jüngsten Klagen bedeuten, dass es für Sie klüger wäre, sie länger aufzubewahren. Sie möchten aufzeichnen, wie viel jeder Mitarbeiter bezahlt hat und wie viele Stunden er während seiner gesamten Amtszeit in Ihrem Unternehmen gearbeitet hat. Bewahren Sie Ihre Unterlagen unabhängig vom Grund mindestens fünf Jahre lang nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters auf.

Für freigestellte Mitarbeiter müssen Sie natürlich keine Zeiterfassung führen, da deren Entgelt unabhängig von der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden gleich ist. Wenn Sie jedoch einen Mitarbeiter jemals als befreit eingestuft haben, obwohl er nicht befreit sein sollte, können Sie anhand dieser Arbeitszeitnachweise die geschuldeten Überstunden bezahlen. Stellen Sie sicher, dass Sie angeben, wie das Unternehmen die Bezahlung berechnet hat. Beispielsweise müssen Sie nachverfolgen, ob es sich um ein reines Gehalt, ein Gehalt plus Provision, Überstunden, Akkordarbeit oder ein reines Stundengehalt handelt.

Sie müssen dies nicht nur für Lohn- und Steuerfragen tun, sondern viele andere Entscheidungen hängen von der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden ab. Zum Beispiel hängt die Berechtigung zur FMLA von der Anzahl der Arbeitsstunden pro Jahr ab. Wenn Sie einen freigestellten Mitarbeiter in Teilzeit haben, sollten Sie eine Zeiterfassung in Erwägung ziehen, um die FMLA-Berechtigung zu bestimmen. Sie müssen auch nachweisen können, dass Sie Ihre Mitarbeiter für die geleistete Arbeitszeit bezahlt haben.

Formular I-9

Bewahren Sie das Formular I-9 für Mitarbeiter, das getrennt von Ihren Personalunterlagen aufbewahrt wird, drei Jahre nach der Einstellung des Mitarbeiters und ein Jahr nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses auf, je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt.

Informationen zu Kranken- / Pensionsleistungen

Sie müssen die Aufzeichnungen über Ihre Pläne für alle Ihre Leistungen mindestens sechs Jahre lang aufbewahren. Die Gerichte haben entschieden, dass es die Verantwortung des Arbeitgebers ist, zu beweisen, dass ein Arbeitnehmer keine höheren Schulden hat, wenn er Sie verklagt und behauptet, dass er eine höhere Rente verdient, und nicht die Verantwortung des Arbeitnehmers, dies zu beweisen. Behalten Sie alle diese Beschreibungen des Zusammenfassungsplans bei.

Wenn Sie ehemalige Mitarbeiter haben, die Anspruch auf COBRA haben und deren Gesundheitsleistungen verlängern, sollten Sie diese Aufzeichnungen aus Sicherheitsgründen auch sechs Jahre lang aufbewahren. Das Gesetz schreibt keine Aufbewahrung vor. Da dies jedoch nach dem Gesetz zur Sicherung der Altersrente (ERISA) gelten könnte, ist eine Aufbewahrung von sechs Jahren erforderlich. Werfen Sie diese Aufzeichnungen aus Sicherheitsgründen nicht weg.

FMLA-Datensätze

Wenn ein Mitarbeiter eine FMLA anfordert, müssen Sie diesen Papierpfad beibehalten, auch wenn Sie den Urlaub für drei Jahre verweigern. Stellen Sie sicher, dass Sie den Urlaub jedes Mitarbeiters nachverfolgen - wann er begann und wie viel Zeit verbraucht wird. Wenn der Mitarbeiter eine vorübergehende FMLA hat, vergewissern Sie sich, dass Sie jeden Urlaub nachverfolgen und die Anzahl der verwendeten Stunden dokumentieren. Termine und Stundenzahl sollten dokumentiert werden. Denken Sie daran, dass der zeitweilige Urlaub einige Stunden am Tag oder einige Tage in der Woche dauern kann. Dokumentieren Sie alles und bewahren Sie diese Aufzeichnungen auf.

Denken Sie daran, dies ist keine umfassende Liste und gilt nur für Bundesgesetze. Sie können zusätzlichen Gesetzen zur Aufbewahrung von Unterlagen unterliegen, wenn Sie beispielsweise ein Bundesunternehmer sind oder Ihr Bundesstaat andere Standards hat. Im Zweifelsfall nicht rausschmeißen.

Bei der Society of Human Resource Management (SHRM) können Sie auf zusätzliche Ressourcen zum Führen von Aufzeichnungen und zur Berichtspflicht zugreifen.

Haftungsausschluss: Bitte beachten Sie, dass die zur Verfügung gestellten Informationen zwar maßgeblich sind, jedoch nicht für die Richtigkeit und Rechtmäßigkeit garantiert werden können. Die Website wird von einem weltweiten Publikum gelesen und die Arbeitsgesetze und -bestimmungen variieren von Bundesstaat zu Bundesstaat und von Land zu Land. Bitte wenden Sie sich an einen Rechtsbeistand oder an staatliche, föderale oder internationale Regierungsbehörden, um sicherzustellen, dass Ihre rechtlichen Auslegungen und Entscheidungen für Ihren Standort korrekt sind. Diese Informationen dienen als Anleitung, Ideen und Unterstützung.