Was Arbeitgeber nicht in Personalakten aufbewahren sollten

Arbeitgeber sollten niemals bestimmte Elemente in Ihre allgemeinen Personalakten aufnehmen. Der Inhalt Ihrer Personalakten und -akten Ihrer Mitarbeiter ist in einigen Unternehmen im Allgemeinen für Personalmitarbeiter, den Mitarbeiter und den Vorgesetzten oder Mitarbeiter des Mitarbeiters zugänglich.

In anderen Fällen ist der Zugriff auf Personalmitarbeiter beschränkt, und Mitarbeiter können Zugriff auf ihre Datensätze anfordern. Anwälte können auch den Inhalt der Personalakten für Klagen und die Beschwerden der Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) vorladen. Ein ehemaliger Mitarbeiter kann auch eine Kopie seiner Personalakte anfordern.

Durch die Best Practice ist die Personalakte nur für Personalmitarbeiter zugänglich. Sie müssen Personalakten in einem Aufbewahrungsbereich aufbewahren, der sie für andere Mitarbeiter nicht zugänglich macht.

Bei all diesen potenziellen Verwendungen und potenziellen Zuschauern Ihrer Mitarbeiter-Personalakten muss ein Arbeitgeber dafür sorgen, dass eine sachliche und sachliche Dokumentation des Beschäftigungsverlaufs eines Mitarbeiters in den Personalakten der Mitarbeiter geführt wird.

Daher sollten Sie diese allgemeinen Richtlinien auf die Dokumentation anwenden, die Sie in den Personalakten Ihrer Organisation aufbewahren.

Richtlinien für den Inhalt der Mitarbeiterakte

Die Angaben in den Personalakten müssen sachlich sein.

Stellungnahmen von Vorgesetzten oder Personalmitarbeitern; zufällige Notizen; Klatsch; unbegründete Gerüchte; Fragen, Berichte oder Tattletale-Vorwürfe von anderen Mitarbeitern, die noch unerforscht sind; Vorwürfe, die nicht verfolgt, untersucht und abgeschlossen wurden; und andere nicht-sachliche Informationen, Kommentare oder Notizen sollten aus der Personalakte eines Mitarbeiters ausgeschlossen werden.

Eines der schlimmsten Beispiele für beleidigende Kommentare, die ein Personalmanager in einer Personalakte gefunden hatte, waren die Interviewnotizen des Personalmanagers. Einer stellte fest: "Möglicherweise zu dick, um nach Bedarf die Treppe hinauf- und hinunterzusteigen." Stellen Sie sich vor, der Angestellte, ein Anwalt und sogar zukünftige Angestellte und Vorgesetzte lesen solche Kommentare.

In einem anderen Unternehmen fand der Manager unbegründete Notizen, die Manager und andere in die Akten des Angestellten hinterlegt hatten, z. B. "Mary ist wütend, weil sie keine Gehaltserhöhung erhalten hat. Sie hat ihre Arbeit absichtlich verlangsamt, um sich mit ihrem Manager zu messen." Das Problem sehen?

Personaldatensätze müssen den entsprechenden Dateispeicherorten sorgfältig zugeordnet werden.

Legen Sie ein Protokoll für die Personalakten Ihres Unternehmens fest, das auf Landes- und Bundesgesetzen, Arbeitsgesetzen wie dem Health Insurance Portability and Accountability Act von 1996 (HIPAA) und bewährten Verfahren für Arbeitgeber basiert.

Dann bleib beim Protokoll. Sie möchten keine zufälligen Ausreden von Ärzten finden, die in die Personalakte aufgenommen werden, wenn sie in eine Krankenakte gehören. Sie möchten auch nicht die Gründe und die Begründung für die Beförderung eines Mitarbeiters in der Abrechnungsdatei.

Sie möchten auch nicht die Aufzeichnungen einer Einstellungsentscheidung, die eine Hintergrundprüfung oder Notizen von Gesprächen mit ehemaligen Arbeitgebern in der Personalakte beinhaltet.

Vorgesetzte, Manager und andere Mitarbeiter, die Unterlagen in Personalakten ablegen, müssen geschult werden.

Jede Person, die Zugriff hat und Dokumente in einer Personalakte eines Mitarbeiters ablegen kann, muss geschult werden, um die Dokumentation entsprechend zu verfassen.

Wenn ein Mitarbeiter in einem Verweis darauf hingewiesen wird, dass der Mitarbeiter ein absoluter Deadbeat war, werden Ihre Mitarbeiter keine Preise gewinnen. Es ist jedoch bekannt, dass ungeübte Vorgesetzte ähnliche Aussagen schreiben und in Personalakten ablegen.

Besser noch, beschränken Sie den Zugriff auf die Dateien auf Ihre Personalsachbearbeiter, die für die Datensätze verantwortlich ist und weiß, was in eine Personalakte aufgenommen werden soll und welche nicht.

Stellen Sie sicher, dass die Informationen, die Sie in den Personalakten ablegen.

Berücksichtigen Sie sowohl die positiven als auch die negativen Aspekte der Beschäftigungsgeschichte eines Mitarbeiters. Zu oft hebt die Personalakte jedes negative Vorkommnis hervor und verpasst die positiven Komponenten, die jeder Mitarbeiter erlebt. Denken Sie an Erhöhungen, Promotionen, hervorragende Belohnungen und Kopien von Lob und Dankeschön.

Erkennen Sie den Unterschied zwischen den persönlichen Notizen eines Vorgesetzten über seine Berichtspersonal und den offiziellen Personalakten des Unternehmens.

Die Notizen des Vorgesetzten, die zur Leistungsverbesserung, zur Nachverfolgung von Projekten und zur Zielerreichung verwendet werden, und um Aufstiegs- und Leistungsentwicklungspläne auf faire Weise zu bestimmen, gehören beispielsweise in die Privatakte eines Vorgesetzten, nicht in die offiziellen Personalakten des Unternehmens.

Erkennen Sie auch die Notwendigkeit, Schulungsleiter darin zu schulen, wie sie Notizen machen und Dokumentation in ihrer Verwaltungsdatei aufbewahren. Für private Notizen gelten dieselben Kriterien für Tatsachen, nicht für Meinungen und bestimmte Beispiele, nicht für Hörensagen.

Die privaten Notizen des Vorgesetzten können im Falle einer Klage vorgeladen werden. Daher ist auch für private Notizen Vorsicht geboten. Es wird nicht empfohlen, dass Vorgesetzte Kopien von Aufzeichnungen führen, die in der Personalakte der offiziellen Mitarbeiter in ihrer Managementdatei vorhanden sind.

Das Mieten von Dokumentationen und Interviewnotizen ist ein bisschen schwierig.

Die bewährte Methode besteht darin, für jede von Ihnen besetzte Stelle eine separate Datei zu erstellen, die alle Unterlagen enthält, die sich auf die Besetzung dieser Stelle beziehen, von der Stellenausschreibung bis zur Referenzprüfung. Die Lebensläufe, Bewerbungsschreiben und Bewerbungen der Bewerber gehören zu dieser Datei, mit der Ausnahme, dass Sie die Bewerbung des gemieteten Mitarbeiters in die Personalakte des Mitarbeiters verschieben sollten.

Diese Datei enthält die offiziellen Checklisten und Formulare, die eine vorurteilsfreie Darstellung der Qualifikationen eines potenziellen Mitarbeiters anstreben und Ihre Entscheidung unterstützen, den qualifiziertesten Kandidaten einzustellen. Die Meinungen und Notizen des Einstellungsleiters, die während des Einstellungsprozesses aufgenommen wurden, gehören nicht zu dieser Datei.

Die Personalabteilung kann diese Notizen sammeln, um eine vollständige Dokumentation zu einer Beschäftigungsentscheidung zu führen, sie gehört jedoch nicht in die Personalakte.

Sachdokumentation über Beschäftigungsentscheidungen.

Diese Dokumentation umfasst Entscheidungen wie Beförderung, Übertragung auf eine seitliche Gelegenheit und Gehaltserhöhungen und sie gehören in die Personalakte. Die Meinung des Vorgesetzten oder der Personalabteilung über den Angestellten Offizielle Disziplinarunterlagen wie eine schriftliche Mahnung gehören ebenfalls in die Personalakte des Mitarbeiters.

Spezielle Beispiele für Dokumentation, die nicht in Personaldatensätzen enthalten sein sollte

Die folgenden Informationen sollten nicht in die Personalakte aufgenommen werden. Die Dokumentation kann eine separate Akte erfordern, kann als Aufsichts- oder Managementanmerkung eingestuft werden oder sollte von einem Arbeitgeber nicht aufbewahrt werden.

• Alle medizinischen Informationen gehören in die Krankenakte.
• Abrechnungsinformationen gehören in die Abrechnungsdatei.
• Dokumente, die Sozialversicherungsnummern der Angestellten oder Informationen zu den geschützten Einstufungen eines Angestellten wie Alter, Rasse, Geschlecht, nationale Herkunft, Behinderung, Familienstand, religiöse Überzeugungen usw. enthalten, sollten niemals in den Personalakten aufbewahrt werden.
• Aufsichtsunterlagen zur Verwaltung der Arbeit eines Mitarbeiters, zur Festlegung von Zielen, zur Übermittlung von Feedback usw. sollten in einem privaten Ordner, einem Vorgesetzten oder einem Manager hinterlegt werden.
• Untersuchungsmaterial, einschließlich Mitarbeiterbeschwerde, Zeugeninterviews, Mitarbeiterbefragung, Feststellungen, Empfehlungen des Anwalts und Lösung sowie Nachverfolgung, um sicherzustellen, dass keine Vergeltungsmaßnahmen getroffen werden, sollte sich in einer Ermittlungsakte befinden, die von den Personalakten getrennt ist.
• Legen Sie die I-9-Formulare der Mitarbeiter in einer I-9-Datei oder einem Ort ab, die nicht in den Personalakten der Mitarbeiter enthalten sind.
• Hinterlegen Sie die Hintergrundüberprüfungen, einschließlich Vorstrafen, Kreditberichte usw., und die Ergebnisse von Drogentests in einer separaten Datei, auf die Vorgesetzte, Manager und der Mitarbeiter nicht zugreifen können. SHRM empfiehlt entweder diese separate Datei oder empfiehlt, dass diese Informationen auch in der Krankenakte des Mitarbeiters abgelegt werden.
• Gleichbehandlungsnachweise für Angestellte wie Selbstidentifikationsformulare und Regierungsberichte sollten nicht in der Personalakte aufbewahrt werden oder an einem anderen Ort, an dem der Vorgesetzte Zugriff hat.

Wenn Sie diese Richtlinien befolgen, speichert Ihre Organisation effektiv sachliche, unterstützbare Beschäftigungsverlaufs- und Personaldatensätze an den entsprechenden Standorten.

Haftungsausschluss: Bitte beachten Sie, dass die zur Verfügung gestellten Informationen zwar verbindlich sind, für die Richtigkeit und Rechtmäßigkeit jedoch nicht garantiert werden. Die Website wird von einem weltweiten Publikum gelesen und die Beschäftigungsgesetze und -bestimmungen sind von Staat zu Staat und von Land zu Land unterschiedlich. Wenden Sie sich an einen Rechtsbeistand oder an staatliche, bundesstaatliche oder internationale Behörden, um sicherzustellen, dass Ihre rechtlichen Interpretationen und Entscheidungen für Ihren Standort korrekt sind. Diese Informationen dienen als Leitfaden, Ideen und Unterstützung.