Best Practices für Mitarbeiter-Personalakten

Für einen Arbeitgeber ist es eine gute Idee, für jeden Mitarbeiter eine Personalakte zu führen. Die Dokumentation der Beschäftigungsgeschichte, Aufzeichnungen über Beiträge und Leistungen, Disziplinarbescheide, Beförderungen, Leistungsentwicklungspläne und vieles mehr gehören in eine Personalakte. Kluge Arbeitgeber führen auch mehr als eine Personalakte.

Der Arbeitgeber hat gute Gründe, mehrere Personalakten zu führen - einige zu legalen und einige zu Best Practices. Eine Dokumentation ist erforderlich, damit der Arbeitgeber die Beschäftigungshistorie eines Arbeitnehmers genau einsehen kann. Die Dokumentation unterstützt die Entscheidungen des Arbeitgebers und kann den Arbeitgeber in einem Rechtsstreit schützen - richtig aufbewahrt.

Der Inhalt der Personalakte bietet einen historischen Überblick über die wichtigsten Ereignisse während der Karriere eines Mitarbeiters. Sie unterstützen die Entscheidungen, die über den Mitarbeiter und seine Karriere getroffen werden. Sie veranschaulichen die Gründe des Arbeitgebers für Einstellungen, Beförderungen, Überweisungen, Belohnungen und Anerkennungen sowie für Entlassungen.

Unterschiedliche Richtlinien sind mit unterschiedlichen Personaldateitypen verknüpft

Da verschiedene Arten von Personalakten empfohlen werden, sind mit jedem Typ von Personalakten unterschiedliche Regeln und Richtlinien verknüpft.

• Jede Art von Personalakte hat einen unterschiedlichen Grund für vorhandene und unterschiedliche Inhalte, basierend auf diesem Grund.
• Jede Art von Personalakte wird anders gespeichert.
• Der Zugriff auf eine Personalakte ist in den meisten Organisationen auf bestimmte Mitarbeiter beschränkt. Viele Organisationen beschränken den Zugriff auf Personalakten nur auf Personalmitarbeiter. Unterschiedliche Personaldateitypen haben unterschiedliche Zugriffsrichtlinien.
• Der Mitarbeiterzugriff auf seine Personalakte ist zulässig, aber die meisten Arbeitgeber haben Richtlinien für den Mitarbeiterzugriff mit einer Personalakten-Zugriffsrichtlinie im Mitarbeiterhandbuch festgelegt. (Verschiedene Bundesstaaten und Gerichtsbarkeiten haben unterschiedliche Regeln. Halten Sie sich daher für Ihren Standort auf dem Laufenden.)

  In den meisten Organisationen kann der Vorgesetzte des Mitarbeiters nicht auf die gesamte Personalakte zugreifen. Sie erwarten von den Managern, dass sie relevante Dokumente in ihrer eigenen Management-Mitarbeiterdatei aufbewahren, die nicht die offizielle Personalakte ist.

• Die Personalabteilung besitzt und ist für die Personalakten der Mitarbeiter verantwortlich.

Empfohlene Personalakten

Hier sind die empfohlenen Arten von Personalakten und die Informationen, die Sie zum Arbeiten mit ihnen benötigen.

Mitarbeiter-Personalakte

Dies ist die Hauptpersonalakte, die ein Arbeitgeber für jeden Mitarbeiter führt. In der Personalakte wird die Beschäftigungshistorie jedes Mitarbeiters gespeichert. Dies ist, was Sie über eine Mitarbeiter-Personalakte wissen müssen.

Medizinische Akte

Die Krankenakte des Arbeitnehmers unterliegt schwerwiegenden rechtlichen Einschränkungen, die der Arbeitgeber kennen und beachten muss. Folgendes müssen Sie über die Vertraulichkeit und den Inhalt einer medizinischen Mitarbeiterakte wissen.

Abrechnungsdatei

Der Mitarbeiterzugriff auf die Mitarbeiterabrechnungsdatei ist weniger restriktiv als der Zugriff auf die Kranken- oder die Personalakte. Die Abrechnungsdatei enthält Informationen zu Gehalt, Leistungsauswahl, Gehaltsänderungen, Pfändungen und anderen rechtlichen Unterlagen, die sich auf den Gehaltsscheck eines Mitarbeiters auswirken. Verschiedene Mitarbeiter der Buchhaltung und der Personalabteilung greifen auf die Informationen in der Abrechnungsdatei zu.

I-9 Formulardatei für Mitarbeiter

Aufgrund der Zugriffsrechte verschiedener Regierungsbehörden befolgen Sie die bewährten Methoden, indem Sie für alle Mitarbeiter-I-9-Formulare eine separate Datei verwalten. Erfahren Sie mehr über das Speichern von I-9-Formularen.

Zugriffsrichtlinie für Personaldateien für Mitarbeiter

Sie möchten jedem Mitarbeiter ermöglichen, zu wissen, was sich in seiner Personalakte befindet, müssen jedoch die Integrität, Vollständigkeit und Gründlichkeit der Akte kontrollieren. Die Wahrung der Vertraulichkeit von Mitarbeitern und Arbeitgebern sowie der eingeschränkte Zugriff werden durch eine Richtlinie für den Zugriff auf Personalakten sichergestellt.

Was nicht in eine Mitarbeiter-Personalakte aufzunehmen ist

Suchen Sie nach Richtlinien für Inhalte, die niemals in eine Mitarbeiter-Personalakte aufgenommen werden sollten? Hier sind meine besten Empfehlungen zu den Inhalten, die Sie entweder an einem separaten, informellen Ort aufbewahren oder gar nicht aufbewahren möchten. Die Aufbewahrung nicht benötigter und rein sachbezogener Unterlagen kann Ihnen weh tun.

Dokumentation

Wissen Sie, was Dokumentation ist? Das Wort Dokumentation taucht in der Welt der Beschäftigung und der Humanressourcen häufig auf. Die Bedeutung der Dokumentation und der Grund, warum Sie bestimmte Beschäftigungsereignisse dokumentieren möchten, wird jedoch ausführlich unter "Die Bedeutung der Dokumentation in der Personalabteilung" behandelt. Schauen Sie sich das an, denn eine ordnungsgemäße Dokumentation ist für genaue Beschäftigungsakten unerlässlich.

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