Sie hatten mich bei Hallo: Richtige Telefonetikette

Die Wahrheit ist, obwohl dies keine Hexerei ist, beinhaltet die richtige Telefonetikette in einer Arbeitsumgebung mehr als nur die Fähigkeit, eine Begrüßung auszusprechen. Da dies möglicherweise Ihre erste Anlaufstelle für einen Kunden, Kunden oder sogar Ihren Arbeitgeber ist, ist dies Ihre Chance, einen guten oder einen schlechten Eindruck zu hinterlassen. Hier sind einige Tipps, die Sie bei der Arbeit mit dem Telefon beachten sollten:

Zuerst schlucken

Mit anderen Worten, Ihr Mund sollte unbesetzt sein, wenn Sie einen Anruf tätigen oder das Telefon annehmen. Sie wollen klar sprechen können und das ist unmöglich, wenn Sie kauen oder schlucken.

Name und Rang bitte

Wenn Sie einen Anruf bei der Arbeit erhalten, sollten Sie sich und gegebenenfalls Ihr Unternehmen und Ihre Abteilung identifizieren. Wenn der Anrufer von der Hauptleitung des Unternehmens an Sie weitergeleitet wurde, können Sie nur Ihren Namen und Ihre Abteilung angeben. Die Person, die den Anruf ursprünglich beantwortet hat, hat wahrscheinlich den Firmennamen angegeben. Wenn Sie der Anrufer sind, identifizieren Sie sich auf dieselbe Weise, bevor Sie nach der Person fragen, die Sie erreichen möchten.

Manieren sind wichtig

Seien Sie immer höflich, unabhängig davon, wer sich am anderen Ende der Leitung befindet. Ob Sie mit einer Empfangsdame oder dem Firmenpräsidenten sprechen, vergessen Sie bitte nicht, bitte und danke zu sagen. Abgesehen von der Tatsache, dass jeder Respekt verdient, kann die Person, die Ihren Anruf beantwortet, sicherstellen, dass er angemessen behandelt wird.

Fokus

Während wir alle gerne Multitasking betreiben (oder versuchen), sich nicht um andere Dinge zu kümmern, während Sie telefonieren. Sie sollten der Person, mit der Sie sprechen, Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit schenken. Ihre E-Mail, Social Media und Spiele können warten.

Jetzt warte auf

Zuallererst sollten Sie alle anderen Konversationen vermeiden, während Sie telefonieren. Die Realität kommt manchmal im Weg. Möglicherweise müssen Sie mit jemandem sprechen, der in Ihr Büro oder in Ihre Kabine kommt, oder einen anderen Anruf entgegennehmen. Entschuldigen Sie sich und beschränken Sie Ihr anderes Gespräch auf wenige Sekunden. Lassen Sie niemanden unbegrenzt warten. Wenn Sie sich nicht schnell um die andere Angelegenheit kümmern können, müssen Sie dies jedoch umgehend erledigen, anstatt die Person, mit der Sie gesprochen haben, in die Warteschleife zu setzen, und fragen Sie, ob Sie zu einem für sie günstigen Zeitpunkt zurückrufen können.

Lassen Sie Ihren Anrufer nicht im System verloren gehen

Es kann vorkommen, dass Sie der Person am anderen Ende der Leitung nicht helfen können und sie an jemanden übergeben müssen, der dies kann. Wenn Sie dies tun, stellen Sie sicher, dass er weiß, an wen Sie den Anruf weiterleiten und warum. Lassen Sie ihn wissen, was zu tun ist, wenn der Anruf nicht durchgeht oder wenn die Person, an die Sie ihn senden, nicht da ist oder nicht helfen kann.

Nachrichten kurz und süß halten

Wenn Sie eine Voicemail-Nachricht für jemanden hinterlassen, sprechen Sie langsam und deutlich, insbesondere wenn Sie Ihren Namen und Ihre Telefonnummer angeben. Zu viele Leute hinterlassen sehr lange und weiträumige Nachrichten, um am Ende schnell ihre Namen und Nummern zu murmeln, wodurch der Empfänger den Anruf nicht abrufen kann.

Einmal reicht

Wenn Sie eine Nachricht hinterlassen und die Person, für die Sie die Nachricht hinterlassen haben, nicht sofort auf Sie zurückkommt, kann dies daran liegen, dass sie es im Moment nicht kann. Sie müssen nicht immer wieder anrufen. Wenn es sich um eine dringliche Angelegenheit handelt, können Sie versuchen, den nächsten Tag erneut anzurufen oder eine E-Mail mit der Nachricht zu senden, dass Sie auch eine Voicemail hinterlassen haben.

Hören Sie zuerst

Hören Sie eine Voicemail ab, die Sie vollständig erhalten haben, bevor Sie den Anruf zurücksenden. Sie werden vielleicht erfahren, dass es nicht einmal notwendig ist, zurückzurufen (wow, was für eine Zeitersparnis) oder dass Sie sich zuerst um etwas kümmern müssen. Zum Beispiel benötigt der Anrufer möglicherweise Informationen, die Sie bereithalten können, wenn Sie sich wieder bei ihr melden.