Rückerstattung der Mitarbeiterlaufleistung

Die Vergütung der Mitarbeiter für die Nutzung Ihres eigenen Autos variiert je nach Arbeitgeber und Branche etwas, aber die meisten Organisationen entschädigen die Mitarbeiter in etwa mit dem vom IRS festgelegten Standardkilometer-Satz oder dem Vergütungssatz für Fahrzeuge in Privatbesitz. Der Satz wird jedes Jahr von der General Services Administration (GSA) auf der Grundlage von Untersuchungen festgelegt, die von einem unabhängigen Beratungsunternehmen zu den aktuellen Kosten für die Nutzung eines Fahrzeugs durchgeführt wurden.

Für 2019 beträgt der Standardmeilensatz 58 Cent pro zurückgelegte Meile, gegenüber 54,5 Cent für 2018. Dieser feste Standardsatz umfasst die Kosten für Versicherung, Registrierung, Benzin, Öl und Wartung. Für jemanden, der viel für die Arbeit fährt, kann dies zu einem erheblichen Abzug führen.

Rückerstattungssätze für Firmenmeilen

Die meisten Arbeitgeber werden den IRS- oder GSA-Satz erstatten, da sie bis zu diesem Betrag als Aufwand abziehen können, wenn sie ihre Körperschaftsteuererklärung einreichen, obwohl es andere komplexe Steuerformeln gibt, die Arbeitgeber verwenden können. Wenn qualifizierte Arbeitskräfte während der wirtschaftlichen Expansion schwer zu finden sind, bieten Arbeitgeber mit größerer Wahrscheinlichkeit wettbewerbsfähige Erstattungssätze.

Der Internal Revenue Service verlangt, dass die Rückerstattungszahlungen getrennt vom Gehalt erfolgen, ohne dass Steuern einbehalten werden. Einige Arbeitgeber werden daher Ausgabenzahlungen über das Kreditorenbuchhaltungssystem verarbeiten, um sie von der Gehaltsabrechnung zu trennen und die Einhaltung der IRS-Gesetze zu gewährleisten.

Wenn Ihr Arbeitgeber eine Erstattung in Höhe oder in der Nähe des GSA- oder IRS-Satzes vornimmt, können Sie sicher sein, dass Sie ein faires Angebot erhalten.

Erstattung von Regierungsangestellten

Regierungsangestellte erhalten immer eine Erstattung in Höhe des GSA-Satzes, wenn die Nutzung eines Privatfahrzeugs genehmigt ist oder wenn kein Regierungsfahrzeug verfügbar ist.

Anforderungen an die Erstattung der Fahrzeugkosten

Sie müssen ein Fahrtenbuch, Gasbelege und eine Dokumentation aller anderen zulässigen Ausgabenbelege für Ihr Auto vorlegen. Ohne detaillierte Aufzeichnungen wird Ihre Spesenabrechnung möglicherweise abgelehnt. Oder schlimmer noch, Ihr Arbeitgeber könnte möglicherweise Disziplinarmaßnahmen ergreifen, wenn er der Ansicht ist, dass Ihre Anzeige betrügerisch ist. Viele Arbeitgeber verlangen, wie auch die IRS, die gleichzeitige Führung von Aufzeichnungen. Versuchen Sie nicht, Ihren Kilometerstand zu schätzen, da dies die Richtlinien Ihres Arbeitgebers verletzen könnte.

Es ist eine, wenn auch mühsame Methode, Stift und Papier im Auto zu haben. Eine bessere Wahl ist eine Kilometerzähler-App, die Ihre Fahrten automatisch in einem Protokoll aufzeichnet, das Sie ausdrucken oder herunterladen können. Dies ist eine effiziente Methode, um Kilometerstand, Start- und Endpunkte sowie den Geschäftszweck des Laufwerks zu erfassen und in Ihre Spesenabrechnung aufzunehmen.

Andere Möglichkeiten, wie Arbeitgeber Mitarbeiter für Kfz-Ausgaben entschädigen

Nach Angaben der Society for Human Resource Management sind dies gängige Alternativen zur Meilenrückerstattung, da Arbeitgeber die folgenden Möglichkeiten haben, die Arbeitnehmer für die betriebswirtschaftlichen Aufwendungen zu entschädigen:

Pauschalwagenzuschlag.Die Arbeitgeber gewähren den Arbeitnehmern eine Pauschalvergütung in Höhe von 400 USD pro Monat, um die Kosten für Kraftstoff, Verschleiß, Reifen und mehr zu decken.

FAVR-Programme.Die Arbeitgeber erstatten die Arbeitnehmer im Rahmen eines Erstattungsprogramms mit festem und variablem Satz (FAVR), bei dem den Arbeitnehmern feste Kosten (wie Versicherungen, Steuern und Zulassungsgebühren) und variable Fahrzeugkosten (wie Kraftstoff und Wartung) erstattet werden. Die Erstattungen sind für die Mitarbeiter steuerfrei, wenn bestimmte Aufwandsabrechnungsanforderungen erfüllt sind.

Steuerliche Konsequenzen für die Erstattung von Meilen

Meilenerstattungen gelten als steuerfreie Auszahlungen des Arbeitgebers, sofern sie dokumentiert sind und Ihre tatsächlichen Ausgaben nicht überschreiten. Ihr Arbeitgeber kann jedoch Betriebskosten wie Reparaturen oder Wartungsarbeiten für Ihr Auto nicht ohne steuerliche Konsequenzen direkt bezahlen. Sonstige Aufwendungen wie Gebühren, die in direktem Zusammenhang mit der Beförderung von Unternehmen stehen, können steuerfrei erstattet werden, sofern Sie über Belege verfügen.

Einige Arbeitgeber gewähren eine monatliche Entschädigung für Autokosten. Wenn die Mitarbeiter Aufzeichnungen über ihre Ausgaben vorlegen müssen, werden sie nur für einen Betrag besteuert, der über die erfassten Ausgaben hinausgeht. Wenn Arbeitgeber keine Unterlagen benötigen, kann die Zulage steuerpflichtig sein.

Nicht erstattete Fahrzeugkosten

Ab dem Steuerjahr 2018 können Arbeitnehmer mit der Umsetzung des Gesetzes über Steuersenkungen und Beschäftigung keine nicht erstatteten Autokosten mehr abziehen. In 2017 und in früheren Jahren waren diese Aufwendungen in einem Ausmaß abzugsfähig, das 2% des bereinigten Bruttoeinkommens überstieg. Daher sollten Arbeitnehmer, die im Rahmen der Wahrnehmung ihrer Aufgaben viel Autofahren betreiben, bei der Überprüfung von Stellenangeboten die Erstattungsrichtlinien des Unternehmens sorgfältig prüfen.

Wenn ein Arbeitgeber in der Regel keine Autokosten erstattet, können Sie anbieten, das Gehalt im Austausch für die Erstattung zu reduzieren, da die Erstattung steuerlich geschützt ist, wenn die Ausgaben ordnungsgemäß dokumentiert sind. Alternativ können Sie ein höheres Gehalt aushandeln, um die zusätzliche Steuerbelastung nach dem neuen Steuergesetz zu berücksichtigen.

Nach Angaben des IRS werden Abzüge für Aufwendungen, die bei der Ermittlung des bereinigten Bruttoeinkommens abzugsfähig sind, trotz der Aussetzung von verschiedenen Einzelabzügen nicht ausgesetzt. So haben beispielsweise Mitglieder einer Reservekomponente der Streitkräfte der Vereinigten Staaten (Armed Forces), Beamte des Bundesstaates oder lokaler Gebietskörperschaften, die gegen Entgelt bezahlt werden, und bestimmte ausübende Künstler das Recht, nicht erstattete Reisekosten von Mitarbeitern als Anpassung des Gesamteinkommens abzuziehen in Zeile 24 von Anhang 1 des Formulars 1040-3 (2018), nicht als Einzelpostenabzug in Anhang A des Formulars 1040 (2018), und kann daher weiterhin den Geschäftsstandardkilometerzins verwenden.

Die enthaltenen Informationen stellen keine Steuer- oder Rechtsberatung dar und sind kein Ersatz für eine solche Beratung. Gesetze von Bundesstaaten und Bundesstaaten ändern sich häufig, und die Informationen entsprechen möglicherweise nicht den Gesetzen Ihres Bundesstaates oder den jüngsten Gesetzesänderungen.