Administrative Assistant Job Description: Gehalt, Fähigkeiten und mehr

Verwaltungsassistenten, einschließlich Sekretäre, bilden das Rückgrat der Office-Funktionalität. Sie tippen und bereiten Dokumente vor, planen Termine und verwalten Dateien. Sie nehmen Telefonanrufe und direkte Anrufe entgegen und helfen bei Besprechungen der Mitarbeiter. In einigen Büros können sie grundlegende Aufgaben der Buchhaltung übernehmen und Zahlungen von Kunden und Kunden akzeptieren.

In den USA waren 2016 rund 4 Millionen Verwaltungsassistenten und Sekretäre tätig.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Verwaltungsassistenten

Die Aufgaben der Verwaltungsassistenten können je nach Art des Büros, in dem sie arbeiten, variieren. Zu den üblichen Aufgaben gehören jedoch:

• Dokumente generieren
• Folienpräsentationen zusammenstellen
• Erstellen Sie Tabellenkalkulationen.
• Datenbanken verwalten
• Erstellen und / oder Pflegen von Websites.
• Arbeiten Sie als Büroleiter und planen Sie Mitarbeiterveranstaltungen wie Preisverleihungen und Spendenaktionen, planen Sie Kundenbesprechungen und vereinbaren Sie Zeitpläne für Kollegen.

Verwaltungsassistent Gehalt

Das Gehalt kann von der Art des Unternehmens abhängen, in dem ein Verwaltungsassistent beschäftigt ist, sowie vom Umfang der Aufgaben. Die leitenden Angestellten erhalten den höchsten Lohn.

• Durchschnittliches Jahreseinkommen: 38.880 $ (18,69 $ / Stunde)
• Top 10% Jahreseinkommen: Mehr als 64.230 $ (30,88 $ / Stunde)
• Untere 10% Jahreseinkommen: Weniger als 24.690 $ (11,87 $ / Stunde)

Ausbildung, Schulung und Zertifizierung

Dieser Beruf erfordert keine besondere Weiterbildung, kann aber hilfreich sein.

• Bildung: Sie benötigen ein Abitur oder ein gleichwertiges Diplom, und Sie können sich einen Vorteil verschaffen, indem Sie sich in ein Associate-Studium einschreiben oder nach dem Abitur ein Sekretariats-Ausbildungsprogramm besuchen. Sekretäre verfügen jetzt über einen Bachelor-Abschluss oder erwerben spezialisierte Zertifizierungen wie den zugelassenen Rechtssekretär oder den Certified Medical Administrative Assistant in einer wachsenden Anzahl von Sektoren. Assistenten und Sekretäre sollten mindestens über einen Hochschulabschluss verfügen, wenn nicht einen Bachelor-Abschluss.

• Ausbildung: Erwägen Sie, mit einem Zeitarbeitsunternehmen zu beginnen. Diese bieten manchmal Schulungen für neue Rekruten an. Wenn Sie über einige grundlegende Sekretariatsfähigkeiten verfügen, kann eine Schulung am Arbeitsplatz angeboten werden, wenn Sie die Sektoren eines bestimmten Geschäfts oder Bereichs kennen lernen.

Administrative Assistant Skills & Kompetenzen

Sie benötigen mehrere grundlegende Eigenschaften, um als Verwaltungsassistent erfolgreich zu sein.

• Computer- und Software-Kenntnisse: Sie sollten mit Microsoft Office, E-Mail und dem Internet vertraut sein. Wenn Sie für ein kleines Unternehmen arbeiten, müssen Sie möglicherweise mit QuickBooks oder anderen Buchhaltungssoftwareprogrammen vertraut sein.
• Multitasking-Fähigkeiten: Dies kann besonders wichtig sein, wenn Sie auch als Manager fungieren. Sie sollten mehrere Anforderungen gleichzeitig jonglieren können.
• Mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten: Das ist wichtig. Sie sollten die englische Sprache gut beherrschen und gute Korrekturlesungen besitzen.

• Zwischenmenschliche Fähigkeiten: Sie arbeiten mit anderen zusammen, einschließlich Kunden und anderem Büropersonal. Gutes Benehmen und eine ruhige Haltung können sehr wichtig sein.
• Organisatorische Fähigkeiten: Sie müssen detailliert und organisiert sein und in der Lage sein, ein Dokument oder ein Rückrufprotokoll sofort zu finden.
• Entscheidungskompetenzen: Sie werden oft mehrere Aufgaben fast gleichzeitig erledigen müssen, insbesondere in stark frequentierten Büros. Daher sollten Sie Prioritäten setzen und zeiteffiziente Entscheidungen treffen können. Ein Kunde möchte vielleicht sofort einen Termin, aber hat er wirklich einen Notfall oder kann er einige Tage warten?

Job-Ausblick

Leider hat diese Position keine ermutigenden beruflichen Perspektiven. Das US Bureau of Vital Statistics geht davon aus, dass der technologische Fortschritt viele Verwaltungsassistenten von 2016 bis 2026 übernehmen wird, was zu einem Rückgang des Beschäftigungswachstums um 5% führt.

Arbeitsumgebung

Diese Position wird von fast jeder Branche gefordert. Vielleicht arbeiten Sie in einer Arztpraxis, einer Anwaltskanzlei, einer Regierungsbehörde oder bei einem kleinen Auftragnehmer in der Nachbarschaft. In jedem Fall befinden Sie sich wahrscheinlich in einer Büroumgebung.

Virtuelle Assistenten werden immer gefragter, so dass Sie möglicherweise von zu Hause aus arbeiten können.

Arbeitsplan

Dies ist fast immer ein Vollzeitjob während der normalen Geschäftszeiten, aber die Art des Geschäfts kann Wochenendarbeit erfordern, beispielsweise wenn Sie in einer medizinischen Klinik angestellt sind. Außerdem kann es vorkommen, dass Angehörige der Rechtsberufe feststellen, dass sie voraussichtlich lange Zeit vor den Gerichtsverfahren und Fristen einlegen.

Wie bekomme ich den Job?

ERLEBEN SIE GLÜCKLICHE EMPFEHLUNGEN

Arbeitgeber, die eine Sekretärin oder einen Verwaltungsassistenten einstellen, suchen eine Person, mit der sie bequem arbeiten können, die sich gut mit anderen Mitarbeitern zusammenfügt und vertraulichen Informationen vertraut werden kann. Starke Empfehlungsschreiben können diese Qualitäten demonstrieren.

NUTZEN SIE IHRE NETZWERKE

Nutzen Sie Ihre Netzwerke, um Leads für offene Stellen zu erhalten. Wenden Sie sich an Facebook- und LinkedIn-Kontakte, an Freunde, Nachbarn und ehemalige Arbeitgeber. Lassen Sie sie wissen, dass Sie Einführungen für alle, die einen Mitarbeiter einstellen möchten, schätzen würden.

TRACK DOWN ÖFFNUNGEN

Durchsuchen Sie eine Google-Suche nach Stellenangeboten mit Schlüsselwörtern wie Verwaltungsassistent, Marketingassistent, Redaktionsassistent, medizinischer Sekretär, Rechtssekretär und Büroassistent, um Stellenangebote zu erstellen. Viele Verwaltungsjobs werden auch im Beschäftigungsbereich der Website für Ihre Lokalzeitung oder Handelskammer ausgeschrieben.

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Einige ähnliche Jobs und deren mittlerer Jahresgehalt umfassen:

• Gerichtsreporter: $57,150
• Informationsangestellter: $34,520
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