Stakeholder-Management-Plan im Projektmanagement

Im Projektmanagement ist ein Stakeholder-Management-Plan ein formelles Dokument, in dem dargelegt wird, wie die Stakeholder in das Projekt einbezogen werden. Ein Stakeholder ist eine Person oder Gruppe, die ein berechtigtes Interesse an dem Projekt hat. Durch das Überlegen, wann und wie die Stakeholder einbezogen werden, kann ein Projektteam die positiven Auswirkungen der Stakeholder auf das Projekt maximieren.

Was sind Stakeholder?

Stakeholder können innerhalb und außerhalb der Organisation sein. Beispiele für interne Stakeholder umfassen Führungskräfte und Geschäftseinheiten wie Buchhaltung und Informationstechnologie.Geschäftsbereiche haben normalerweise Vertreter im Projektteam. Externe Interessengruppen können Interessengruppen, Unternehmen und Bürgerorganisationen sein. Externe Stakeholder sind selten im Projektteam vertreten. Für Agenturen mit Regulierungsbehörden sind die von ihnen regulierten Branchen in der Regel die wichtigste externe Stakeholdergruppe für jedes Projekt.

Wenn ein Stakeholder vom Projektteam identifiziert wird, sollte dieser Stakeholder im Stakeholder-Managementplan berücksichtigt werden.

Es ist nicht praktikabel, dass ein Projektteam aus Mitgliedern besteht, die alle Interessengruppen vertreten. In vielen Fällen ist es unmöglich. Das Projektteam benötigt jedoch Input und Buy-In von Stakeholdern, damit das Projekt erfolgreich verläuft. Zum Beispiel möchte eine Regierungsorganisation ihr am häufigsten verwendetes proprietäres Softwareprogramm komplett umgestalten und modernisieren. Fast jeder in der Organisation verwendet das Programm auf irgendeine Weise. Jeder Benutzertyp kann nicht direkt im Projektteam vertreten werden. Daher sucht das Team nach Möglichkeiten, um Informationen von den Stakeholdern einzuholen, und entscheidet über die Möglichkeiten, die Stakeholder über den Status des Projekts zu informieren.

Diese Methoden zur Erfassung von Input- und Kommunikationsstrategien sind im Stakeholder-Managementplan dokumentiert.

Stakeholder vs. Kommunikationsplan

Zwischen dem Stakeholder-Managementplan eines Projekts und dem Kommunikationsplan kann es zu erheblichen Überschneidungen kommen. Ihre Funktionen sind sehr ähnlich. Ein Stakeholder-Managementplan ist umfassender, da er die Eingabe in das Projekt erleichtert und die Ergebnisse umreißt. Ein Stakeholder-Managementplan ist insofern enger, als er sich nur an Interessierte richtet, während ein Kommunikationsplan ein breiteres Publikum einschließen kann.

Evolution

Der Stakeholder-Managementplan wird normalerweise vom Projektmanager verwaltet. Wenn ein Projekt fortschreitet, überprüft der Projektmanager den Stakeholder-Managementplan und bringt ihn regelmäßig zum Projektteam zurück, um die Aktualisierungen zu prüfen. Ein Projekt kann in der Mitte seines Zeitplans sehr unterschiedlich aussehen als in der Planungsphase. Daher ist es wichtig, sicherzustellen, dass die Leitdokumente eines Projekts geändert werden, wenn die Umstände dies erfordern.

Beispiel

Hier ein Beispiel, wie sich ein Stakeholder-Managementplan im Verlauf eines Projekts ändern kann. Eine staatliche Agentur beginnt mit einem Regelsetzungsprojekt. Zu Beginn stellt der Projektsponsor und der Projektmanager eine Liste von Stakeholdern auf, die in den Stakeholder-Managementplan aufgenommen werden sollen. Eine der ersten Aufgaben des Projektteams besteht darin, den Plan zu konkretisieren. Nach einigen Monaten identifiziert ein Mitglied des Projektteams einen Stakeholder, an den zu Beginn des Projekts niemand gedacht hat. Der Projektmanager fügt den neuen Stakeholder zum Plan hinzu und ruft ein Projektteam an, um zu besprechen, wie der neue Stakeholder eingebunden werden kann.

Sobald das Team entscheidet, was zu tun ist, informiert der Projektmanager den Projektsponsor.

Der Stakeholder-Managementplan ist ein lebendiges Dokument. Wenn sich das Projekt ändert, kann sich der Stakeholder-Managementplan ändern, um den Anforderungen des Projekts besser gerecht zu werden. Mit einem flinken Stakeholder-Management-Plan kann ein Projektteam auf geeignete Weise Input und Feedback von Stakeholdern einholen und diese Stakeholder informieren.