Was gehört in eine Mitarbeiterakte?

Die Personalakte des Mitarbeiters ist die Hauptakte des Mitarbeiters, die die Historie des Beschäftigungsverhältnisses aus dem Arbeitsantrag über ein Exit-Interview und die Dokumentation des Arbeitsverhältnisses enthält. Nur Mitarbeiter der Personalabteilung sowie der unmittelbare Vorgesetzte und Manager des Mitarbeiters haben möglicherweise Zugriff auf die Informationen in der Personalakte der Angestellten und verlassen niemals das Personalbüro.

Die Personalakte des Mitarbeiters wird in der Regel in einem verschlossenen, feuerfesten Aktenschrank an einem gesperrten Ort abgelegt, auf den Personalmitarbeiter zugreifen können. Die Vertraulichkeit der Mitarbeiterinformationen in der Personalakte ist von größter Bedeutung.

Von allen im Unternehmen geführten Mitarbeiterakten wird täglich meistens auf die Personalakte der Mitarbeiter zugegriffen, um Informationen vom Arbeitgeber, Vorgesetzten oder der Personalabteilung zu erhalten.

Überlegungen zum Inhalt der Mitarbeiter-Personalakte

Die grundlegenden Prinzipien und Fragen, die zu beachten sind, wenn ein Dokument in einer Personalakte eines Mitarbeiters abgelegt wird, sind diese.

• Benötigt der Arbeitgeber ein bestimmtes Dokument, um Entscheidungen zu begründen, wenn der Arbeitgeber verklagt wurde? Benötigt der Arbeitgeber das Dokument vor Gericht?
• Ist dem Mitarbeiter bekannt, dass das Dokument in seiner Personalakte abgelegt wird? In den meisten Fällen sollte der Arbeitgeber das Dokument von dem Arbeitnehmer unterschreiben lassen, um nicht mit dem Inhalt des Dokuments übereinzustimmen, sondern zu bestätigen, dass er das Dokument kennt und gelesen hat.
• Überraschungen, Meinungen oder persönliche Notizen über den Mitarbeiter sollten niemals in einer Personalakte des Mitarbeiters stehen. Nur die Fakten, keine spekulativen Gedanken, gehören in eine Mitarbeiterakte.

Inhalt einer Mitarbeiterakte

Nachfolgend finden Sie Empfehlungen zur Dokumentation, die ein Arbeitgeber in einer Personalakte eines Mitarbeiters aufbewahren sollte.

Beschäftigungsverlauf

• Bewerbung
• Fortsetzen
• Anschreiben wieder aufnehmen
• Verifizierung der Ausbildung
• Beschäftigungsprüfung
• Ablehnungsschreiben
• Stellenbeschreibung
• Datensätze zur Jobanalyse
• Stellenangebot oder Arbeitsvertrag
• Beschäftigungsagentur oder Zeitarbeitsvertrag, falls verwendet
• Notfall-Kontaktinformation
• Unterschriebenes Bestätigungsformular für das Mitarbeiterhandbuch, das den Empfang des Mitarbeiterhandbuchs zeigt
• Checkliste aus der Mitarbeiterorientierung mit den Themen und von wem
• Eventuelle Umzugsvereinbarungen und Unterlagen
• Jegliche Verträge, schriftliche Vereinbarungen, Quittungen oder Anerkennungen zwischen dem Arbeitnehmer und dem Arbeitgeber (z. B. eine nicht wettbewerbsorientierte Vereinbarung, ein Arbeitsvertrag oder eine Vereinbarung in Bezug auf ein vom Unternehmen bereitgestelltes Fahrzeug)

• Formulare für die Amtszeit, einschließlich Anträge auf Versetzung, Beförderung, interne Bewerbungen usw.
• Jede andere Dokumentation im Zusammenhang mit der Beschäftigung

Mitarbeiterleistungsentwicklung, Entwicklungspläne und Verbesserung

• Kopien von verwendeten Leistungsbeurteilungen oder Mitarbeiterentwicklungsplänen
• Selbsteinschätzungen der Mitarbeiter
• Aufzeichnungen aus allen formellen Beratungssitzungen
• Hinweise zur Anwesenheit oder Verspätung
• Dokumentation zur Leistungsverbesserung
• Disziplinare Aktionsberichte
• Anerkennungen der Mitarbeiter wie Zertifikate, Anerkennungsschreiben usw.
• Formale Vorschläge und Empfehlungen der Mitarbeiter, Antworten der Organisation
• Trainingsaufzeichnungen
• Anfragen zum Training
• Kompetenzbewertungen
• Schulungsunterricht oder Sitzungsbenachrichtigungen oder Zeitpläne

• Er muss unterschrieben werden
• Schulungskostenberichte
• Beschwerden von Kunden oder Mitarbeitern

Beschäftigungsbeendigungsaufzeichnungen

• Kündigung des Mitarbeiters
• Interviewdokumentation beenden
• Cobra-Benachrichtigung
• Arbeitsende-Checkliste
• Endabrechnung aller Aspekte des Beschäftigungsverhältnisses des Arbeitnehmers wie endgültiger Gehaltsscheck, Urlaubsgeld, Rückgabe von Unternehmenseigentum usw.