Erfahren Sie, wie Sie das Protokoll einhalten

Sitzungsprotokolle sind die detaillierten Notizen, die als offizielle schriftliche Aufzeichnung einer Besprechung oder Konferenz dienen. Der Versammlungsleiter bittet in der Regel einen der Teilnehmer, sich um diese Aufgabe zu kümmern. Eines Tages könnte jemand Sie sein! Es ist zwar kein besonders schwieriger Job, aber ein wichtiger. Da das Sitzungsprotokoll eine offizielle Aufzeichnung dessen ist, was geschehen ist, ist Genauigkeit erforderlich. Sie müssen detaillierte Notizen machen, auf die sich die Personen später bei Bedarf beziehen können. Hier sind einige Hinweise, die Ihnen helfen, diese Aufgabe mit Finesse zu lösen.

Finden Sie heraus, was Sie vor, während und nach dem Meeting tun müssen.

Vor dem Treffen

• Wählen Sie Ihr Aufnahme-Tool: Als Erstes müssen Sie entscheiden, wie Sie Ihre Notizen machen. Gehen Sie zur alten Schule und verwenden Sie einen Stift und Papier, oder wenden Sie sich an einen Laptop, ein Tablet oder ein Smartphone? Erkundigen Sie sich bei Ihrem Chef, ob er oder sie eine bestimmte Methode bevorzugt. Es ist unwahrscheinlich aber möglich.
• Stellen Sie sicher, dass das von Ihnen gewählte Werkzeug funktionsfähig ist, und führen Sie ein Backup für den Fall, dass Ihr Original ausfällt. Wenn Sie beispielsweise einen Laptop mitbringen, haben Sie auch Stift und Papier zur Hand. Sie möchten das Meeting nicht beenden, während Sie nach etwas suchen, auf das Sie schreiben können, wenn Ihr Computer abstürzt.

• Lesen Sie das Meeting-Programm, bevor das Meeting beginnt. Damit können Sie eine Gliederung für Ihr Protokoll erstellen. Lassen Sie etwas Platz unter jedem Element und schreiben Sie Ihre Notizen dort. Dadurch wird Ihre Arbeit etwas einfacher, solange die Person, die die Besprechung leitet, sich an die Tagesordnung hält.

Während der Besprechung

• Führen Sie ein Anwesenheitsblatt durch und vergewissern Sie sich, dass sich alle anmelden. Sie müssen eine Liste aller Teilnehmer im offiziellen Sitzungsprotokoll angeben.
• Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, wer alle sind.Auf diese Weise können Sie erkennen, wer spricht und diese Informationen korrekt aufzeichnen.
• Beachten Sie die Uhrzeit, zu der das Meeting beginnt.
• Versuchen Sie nicht, jeden einzelnen Kommentar aufzuschreiben. Es ist in Ordnung, nur die Hauptideen einzubeziehen. Achten Sie darauf, dass Sie keine Gegenstände auslassen, mit denen Sie nicht einverstanden sind. Ihre Vorurteile sollten Sie nicht beeinflussen. Denken Sie daran, dies ist ein offizielles Konto und nicht Ihre Meinung darüber, was passiert ist!

• Schreiben Sie alle Anträge, wer sie gemacht hat, und die Abstimmungsergebnisse, falls vorhanden; Sie brauchen nicht aufzuschreiben, wer einen Antrag gestellt hat. Natürlich können sich die Regeln Ihrer Organisation unterscheiden, überprüfen Sie diese also zuerst.
• Wenn Abstimmungen über Anträge oder Diskussionen auf die nächste Sitzung verschoben werden, notieren Sie dies.
• Notieren Sie die Endzeit der Besprechung.

Nach dem Treffen

• Geben Sie die Minuten so schnell wie möglich nach dem Meeting ein, während Ihnen noch alles in Erinnerung bleibt. Wenn Sie in Ihren Notizen einen Fehler finden oder eine Frage haben, können Sie diese schnell beheben, indem Sie mit anderen Teilnehmern sprechen.
• Geben Sie auf der letzten Kopie des Protokolls den Namen der Organisation, den Titel des Ausschusses, die Art der Sitzung (täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich oder speziell) und deren Zweck an.
• Geben Sie die Zeiten an, zu denen es begann und endete.
• Geben Sie die Liste der Teilnehmer und eine Notiz darüber an, wer die Besprechung durchgeführt hat. Sie können hier auch angeben, dass Sie die Minuten genommen haben. Fügen Sie Ihren Namen in die Teilnehmerliste ein und sagen Sie in Klammern nach Ihrem Namen, dass Sie das Protokoll in Anspruch genommen haben. Alternativ können Sie sich am Ende des Dokuments abmelden, indem Sie "respektiert von", gefolgt von Ihrem Namen schreiben.

• Lesen Sie die Minuten vor dem Absenden durch. Bitten Sie jemanden, der auch dabei war, sie zu überprüfen. Er oder sie kann Ihnen mitteilen, wenn Sie aus Versehen etwas ausgelassen haben.
• Senden Sie sie an die Person, die die Besprechung durchgeführt hat, sofern Sie nicht dazu aufgefordert werden.