So beantworten Sie Mitarbeiterfragen - Tipps und Strategien für Besprechungen

Business-Meetings können endlos laufen, wenn Sie die Etage öffnen, um Mitarbeiterfragen zu beantworten, wenn Sie nicht von Anfang an Parameter festlegen und die Kontrolle über die Etage behalten. Das Sprichwort "In jeder Menge gibt es eins" trifft auf geschäftliche Besprechungen gut zu, da verärgerte Mitarbeiter häufig eher bereit sind, sich in Gruppen zu äußern. Alles, was es braucht, ist ein negativer Kommentar oder eine Frage, um andere dazu zu bringen, einverstanden zu sein. Das Gegenteil kann jedoch auch zutreffen: Beginnen Sie ein positives Gespräch und laden Sie andere ein, sich daran zu beteiligen. Das Ergebnis kann ein produktives Treffen sein, bei dem alle gehen und das Gefühl haben, das Treffen sei ihre Zeit wert.

Eine der größten Beschwerden über Geschäftstreffen ist, dass sie oft unnötig sind und wertvolle Arbeitszeit verschwenden. Stellen Sie sicher, dass Sie den Zweck Ihrer Besprechung eindeutig angeben, legen Sie im Voraus fest, wie viel Zeit Sie für die Besprechung (sowie für offene Diskussionen) aufwenden werden, und halten Sie sich an die Besprechungsthemen und die geplante Dauer. Sie können Besprechungen auch mit einem Eisbrecher oder einer Aufwärmaktivität interessanter gestalten.

Hier finden Sie Strategien für den Umgang mit Mitarbeitern, die während eines Meetings Fragen stellen, die Sie nicht sofort beantworten möchten oder die Sie zu keinem Zeitpunkt während eines Meetings ansprechen möchten.

Wann sofort auf eine Frage reagieren?

Wenn eine Frage zeitnah und auf den Punkt kommt und Sie der Meinung sind, dass sie angesprochen werden sollte, beantworten Sie sie umgehend - aber kurz - und stellen Sie anschließend fest, dass Sie am Ende des Meetings weitere Fragen beantworten werden, wenn Sie Zeit haben.

Unterstützen Sie Ihre Aussage, dass Sie mit Körpersprache fortfahren. Sehen Sie sich Ihre Notizen an oder wenden Sie sich einem Whiteboard zu. Wenn Sie den Augenkontakt kurz brechen, zeigen Sie, dass Sie sich bewegen. Wenn Sie in das Publikum schauen (insbesondere mit angehobenen Augenbrauen), senden Sie möglicherweise ein Signal, dass Sie eine Öffnung für weitere Fragen hinterlassen.

Wenn das Publikum negativ oder feindselig ist, erkennen Sie seine Bedenken nur indirekt an. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um zu erklären, dass Sie ihre Bedenken verstehen und teilen, aber wenn Sie zu weit vom Thema entfernt sind, wird nichts erreicht. Bitten Sie die Leute, ihre Fragen für später aufzuschreiben, oder vereinbaren Sie ein privates Treffen mit Ihnen, wo Sie ihre Anliegen ausführlicher besprechen können.

Die Beantwortung einer einzelnen Frage ist nützlich, weil es:

• Erlaubt es einem Besprechungsinhaber, etwas anzusprechen, an das er möglicherweise nicht gedacht hat
• Es sendet eine Nachricht, die Sie Ihrem Publikum zuhören.
• Wenn Sie nur eine Frage beantworten, senden Sie auch die Nachricht, dass Sie immer noch die Kontrolle über die Besprechung haben, sich aber darum kümmern, was die Teilnehmer denken.

Wie man taktvoll eine Frage zurückstellt

Wenn die gestellte Frage später in der Besprechung behandelt wird, geben Sie an: "Das ist eine gute Frage, die wir in Kürze beantworten werden."

Wenn die gestellte Frage außerhalb des Themas liegt und nicht in der Besprechung behandelt wird, geben Sie spezifische Anweisungen zur Lösung an. Wenn Sie sich einfach weigern, eine Frage zu beantworten oder ein Urteil zu fällen, "das ist nicht der Zweck dieses Meetings", können Sie am Ende die falsche Nachricht an Ihre Mitarbeiter senden: Dem Management ist es egal.

Eine andere Möglichkeit, Fragen zu verschieben, über die in der Besprechung nicht gesprochen wird, besteht darin, die Person aufzufordern, Sie (oder ein anderes geeignetes Mitglied der Geschäftsleitung) privat zu treffen, um ihre Anliegen ausführlicher zu besprechen. Sie können sogar vorschlagen (falls zutreffend), dass die Frage wichtig genug ist, um zu prüfen, ob Sie zu einem späteren Zeitpunkt in einem separaten Meeting angesprochen werden.

Das Aufschieben einer Frage ist hilfreich, weil:

• In einer Gelegenheitsarbeitsumgebung fühlen sich die Mitarbeiter möglicherweise zu frei, um ihre Meinung zu äußern, und können die Kontrolle über ein Meeting übernehmen.
• Die meisten wütenden oder verärgerten Mitarbeiter möchten mehr als alles andere gehört werden. Wenn Sie ihnen zur richtigen Zeit und in der richtigen Umgebung ein Resonanzbrett geben, können Sie verhindern, dass kleine Probleme zu größeren Problemen werden. und
• Mitarbeiter brauchen und reagieren auf gute Führung.Wenn das Management die Kontrolle auf faire und ausgewogene Weise beibehält, sendet es die Nachricht an die Mitarbeiter, dass das Management zuhört, muss jedoch geeignete Grenzen setzen.