10 Gewohnheiten erfolgreicher Projektmanager

Warum bringen bestimmte Projektmanager ihre Projekte pünktlich, im Rahmen des Budgets und bei zufriedenen Kunden ein, während andere es schwer haben? Schauen wir uns die zehn Gewohnheiten an, die sehr erfolgreiche Projektmanager teilen, um herauszufinden, Diese Gewohnheiten werden immer wieder in Leistungsbeurteilungen und Projektendeprüfungen erwähnt, in denen der Kunde, das Team oder der Sponsor dem Projektmanager Feedback gibt.

Sie benötigen nicht jedes Mal zehn Jahre Erfahrung, um erfolgreich zu liefern. Indem Sie Ihre Gewohnheiten ändern und Ihre Fähigkeiten auffrischen, können Sie die Erfolgsaussichten Ihres Projekts drastisch verbessern und sich gleichzeitig eine stressfreie Zeit bei der Arbeit gönnen.

Mit dem richtigen Team

Die effektivsten und erfolgreichsten Projektmanager kennen die Fähigkeiten ihrer Teammitglieder. Dies bedeutet, dass sie den richtigen Personen die richtige Arbeit zuweisen können.

Die Verwendung der falschen Ressource für eine Aufgabe kann zu einer längeren oder schlechten Ausführung führen. Es ist hilfreich, die Stärken und Schwächen der mit Ihnen zusammenarbeitenden Personen zu kennen, damit Sie sie den Projektaufgaben am besten zuordnen können.

Projektprobleme verwalten

Alle Projekte haben von Zeit zu Zeit Probleme. Erfolgreiche Projektmanager lassen sich nicht beunruhigen. Sie kennen die Prozesse für das Issue Management und wissen, wie sie mit auftretenden Problemen am besten umgehen können.

Das kannst du auch. Sobald Sie wissen, wie ein Projektproblem zu bewerten ist, werden Sie feststellen, dass das Problemmanagement zu einer einfachen Gewohnheit wird, die Sie in Ihre wöchentliche Routine integrieren können. Nehmen Sie sich jede Woche etwas Zeit, um Ihr Problemprotokoll durchzuarbeiten, und Sie werden bald feststellen, dass es eine leichte Aufgabe ist, Probleme im Griff zu behalten.

Mit Änderungen umgehen

Projekte sollen Dinge verändern, aber diese Art von Veränderung geschieht auch anderen Menschen! Es ist schwieriger, Änderungen zu handhaben, die sich direkt an das Projektteam richten, den detaillierten Projektzeitplan auf den neuesten Stand zu bringen und neue Arbeiten sowie eine ganze Reihe von Dokumentationsaktualisierungen zu erstellen.

Erfolgreiche Projektmanager verfolgen einen Change-Management-Prozess. Das Befolgen definierter Schritte macht es einfacher, Aktionen zur Gewohnheit zu machen, da sie strukturiert und sich wiederholen.

Der Change Management-Prozess sieht folgendermaßen aus:

• Erhalten Sie Informationen über die Änderung.
• Bewerten Sie die Änderung.
• Stellen Sie fest, wie viel Arbeit es bedeuten würde, die Änderung vorzunehmen.
• Bereiten Sie eine Empfehlung vor, ob es sich lohnt, weiterzumachen.

Wenn Sie eine Empfehlung vorbereitet haben, bitten Sie Ihren Sponsor, eine Entscheidung darüber zu treffen, ob Sie die Änderung übernehmen sollen oder nicht. Sie können einige kleine Änderungen selbst genehmigen, sofern sie in Ihrem Zuständigkeitsbereich und in Ihren Zuständigkeitsbereichen liegen. Erfolgreiche Projektmanager wissen, dass der Umgang mit Veränderungen Teil ihrer Arbeit ist, und sie haben einen Plan, mit ihnen umzugehen, sobald sie entstehen.

Projektkosten verwalten

Es ist sehr wahrscheinlich, dass für Ihr Projekt Kosten anfallen, auch wenn Sie nicht die volle Kontrolle über die Geldbörsen haben. Die Fähigkeit, finanzielle Elemente in Ihrer Kontrolle zu verwalten, muss eine Gewohnheit sein. Wenn Sie nicht regelmäßig und routinemäßig vorgehen, werden Sie feststellen, dass die Arbeit so umfangreich wird, dass es unmöglich ist, eine gute Leistung zu erbringen.

Fantastische Projektmanager behalten den Überblick über die Ausgaben mit Ablagesystemen, die für Rechnungen, Angebote und Kostenvoranschläge verwendet werden. Gewöhnen Sie sich an, Ihre Budgetierungssoftware zu verwenden (auch wenn es sich nur um eine Kalkulationstabelle handelt).

Sie können Ihre Projektkosten erst verwalten, wenn Sie einen Plan für Ihre Ausgaben haben. Lesen Sie hier, wie Sie ein Projektbudget erstellen, damit Sie loslegen können.

Teambildung

Das Projektteam arbeitet möglicherweise nicht direkt für Sie. Warum gehört Teambuilding zu den Gewohnheiten erfolgreicher Projektmanager? Das liegt daran, dass Ihr Team effektiv zusammenarbeiten muss und die am Projekt beteiligten Personen schnell zu einem Punkt gelangen müssen, an dem sie sich gegenseitig vertrauen. Sie erhalten das, indem Sie das Team aufbauen. Achten Sie auf Situationen, in denen Ihr Team auseinander fällt. Insbesondere Mobbing ist inakzeptabel.

Prozesse verstehen

Die sechste Angewohnheit von sehr erfolgreichen Projektmanagern besteht darin, die Prozesse zu verstehen, die in ihrem Kontrollbereich existieren. Das heißt, sie wissen, welche Arbeitsabläufe zu beachten sind. Sie verschwenden keine Zeit damit, herauszufinden, wie sie einen Business Case schreiben können, weil sie wissen, dass es dafür ein Verfahren gibt, und sie können die Schritte befolgen.

Die erfolgreichsten Projektmanager sind keine Sklaven. Sie wissen, wann es richtig ist, den Prozess zu verfolgen. Sie wissen, wann es besser ist, die Einstellungen leicht zu ändern, um die Aufgaben insgesamt für alle zu vereinfachen. Ein Beispiel dafür wäre, die Bürokratie in einem kleinen Projekt abzubauen, indem die Prozesse entsprechend angepasst werden.

Aktualisieren des Zeitplans

Projektpläne sollten nicht dem Zufall überlassen werden. Die erfolgreichsten Projektmanager werden es sich zur Gewohnheit machen, ihre Zeitpläne regelmäßig auf Richtigkeit zu überprüfen und zu aktualisieren.

Es gibt viele Möglichkeiten, den Fortschritt Ihres Projekts zu verfolgen. Das Wichtigste ist, dass Sie es tun. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, diese Angewohnheit zu ändern, buchen Sie einmal pro Woche eine kurze Besprechung mit sich selbst und Ihrem Zeitplan in Ihrem Tagebuch. Verwenden Sie jede Woche dieselbe Zeit und nehmen Sie sich 30 Minuten Zeit, um zu überprüfen, wo Sie sind und wo Sie sein müssen. Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor, informieren Sie das Team und fahren Sie mit dem Projekt fort.

Wenn sich Ihre Planänderungen auf das Enddatum des Projekts oder auf den Liefertermin für wichtige Meilensteine ​​auswirken, wenden Sie sich an Ihren Sponsor. Sie sollten die Grundlagen Ihres Basisplans nicht ändern, ohne ein formelles Genehmigungsverfahren durchlaufen zu haben.

Projektrisiko managen

Zu wissen, was in Ihr Risikoregister aufgenommen werden soll, ist eine Sache, aber es ist etwas anderes, es regelmäßig zu überprüfen und auf die aufgeworfenen Risiken zu reagieren. Es reicht nicht aus, den Beginn Ihres Projekts zu nutzen, um Risiken zu identifizieren und dann nicht erneut darüber nachzudenken. Das Risikomanagement muss Teil Ihrer Projektgewohnheiten sein, denn ohne es werden Risiken zu Problemen und schaffen Probleme für Sie.

Es ist ein weiterer Bereich, in dem Standardprozesse und die Buchung eines regelmäßigen Zeitfensters zur Durchführung einer Risikobeurteilung hilfreich sein können. Sie können es in Ihre Teambesprechungen einbeziehen. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Ihre Risiken mit dem Team zu besprechen, nicht mehr bedrohliche Risiken zu schließen und Maßnahmen für diejenigen zu planen, die Sie entschärfen möchten.

Tracking-Zeit

Projektmanager wissen viel über Projektzeitmanagement, aber das liegt in der Regel in der Planung und Planung. Wir sprechen hier von einer regelmäßigeren, täglichen Zeiterfassung. Wir sprechen von Stundenzetteln.

Projektteams möchten häufig keine Arbeitszeittabellen verwenden, wenn dies noch nicht geschehen ist. Viele Projektmanagement-Software-Tools verfügen über eine dem Produkt eigene Zeiterfassung. Dies kann es einfacher machen, als Team auf die Zeiterfassung umzusteigen.

Unabhängig davon, ob Sie die Zeit Ihres Teams nachverfolgen (was empfohlen wird), ist es wichtig, dass Sie wissen, wo Ihre eigene Zeit an einem Tag liegt. Sie sollten es sich zur Gewohnheit machen, sich zu merken, wie Sie Ihre Zeit verbringen. Dies hilft Ihnen zu verstehen, ob Sie Zeit für die vorrangigen Projektaufgaben aufwenden. Du denkst vielleicht, dass du es bist, aber bist du es? Arbeitszeittabellen oder Zeiterfassung in irgendeiner Form helfen, auch wenn es sich nur um eine stündliche Aufzeichnung auf einem Notizblock handelt.

Geschäftsänderung liefern

Schließlich ist die Gewohnheit, die Projektmanager am erfolgreichsten macht, ihre Fähigkeit, Projektergebnisse mit Geschäftsergebnissen gleichzusetzen. Wenn Benutzer Ihr Produkt nicht verwenden oder die Software nicht mehr auf dem neuesten Stand ist oder die Kunden nicht so begeistert sind wie Sie, war Ihr Projekt Zeitverschwendung.

Die erfolgreichsten Projektteams stellen sicher, dass sie wissen, welche Geschäftsergebnisse sie anstreben. Sie entwickeln eine Lösung, die diesen geschäftlichen Wandel auf nachhaltige Weise ermöglicht. Was sie am Ende des Projekts liefern, wird vom Kunden vollständig genutzt und übernommen. Es ist ein Erfolg, denn es wurde von Anfang an so gebaut, dass es ein Erfolg ist.

Das Verständnis der Geschäftsziele ist ein Schlüsselkriterium für jeden Projektmanager, der Kunden und Stakeholder beeinflussen möchte. Wenn Sie nachweisen können, dass Sie etwas Wertvolles geleistet haben, ist es einfach, die Wirkung, die Sie haben, und den Wert, den Sie dem Unternehmen bringen, zu demonstrieren.

Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Ihre Stakeholder zu fragen, welchen geschäftlichen Wert sie erwarten und wie sie das nutzen möchten, was Ihr Projekt für sie erbringt. Sprechen Sie mit ihnen darüber, wie sie Erfolg definieren. Sie können dies zu Beginn jedes Projekts in einen wiederholbaren Prozess einbauen.