So meistern Sie Ihre To-Do-Liste

Stellen Sie sich vor, wir haben alle viel zu tun. An jedem Tag gehören zu unseren Aufgabenlisten:

• Verantwortlichkeiten der Arbeit
• Verantwortlichkeiten zu Hause
• Schulpläne und Aktivitäten
• Besorgungen
• Telefonanrufe

Wie behalten Sie das alles im Blick? Wenn Sie wie die meisten Menschen sind, nicht so effektiv oder effizient wie Sie könnten.

• Ist Ihr Büro voll mit gelben Notizen auf jeder Oberfläche?
• Haben Sie separate Aufgabenlisten? Eins für Zuhause und eins fürs Büro? Oder haben Sie vielleicht mehrere Listen für jede?
• Schnappen Sie sich Umschläge oder sogar Servietten, um Dinge zu notieren, die Ihnen beim Fahren in den Kopf fallen?
• Wie viele verschiedene Notizblöcke befinden sich gerade auf Ihrem Schreibtisch und enthalten Aktionselemente oder Aufgaben? Sei ehrlich.
• Ist Ihre Geldbörse mit Papierfetzen überfüllt, auf denen sich Notizen oder telefonische Nachrichten befinden?
• Was ist mit Ihrer Küchentheke? Ist es voll mit Notizen, Einkaufslisten und persönlichen Aufgaben?

Um Ihre Aufgabenlisten auf effizienteste Weise zu verwalten, konsolidieren Sie sie in einer Hauptliste.

Der Zeitmanagement-Experte Kenneth Zeigler ist ein großer Befürworter der Verwendung einer Master-Liste. In seinem Buch Organisieren für den Erfolg Er sagt: "Der Zweck einer Masterliste besteht darin, alles aus dem Kopf zu bekommen. Eine Masterliste ist eine Tagebuch von Gedanken und Aktivitäten, wie sie auftreten. Der Verstand kann das organisieren, was Sie effektiver erreichen müssen, wenn es alles sehen kann, was Sie zum Abschluss bringen müssen."

Wie man anfängt

• Finden Sie das richtige Werkzeug - Sie müssen ein Werkzeug finden, mit dem Sie Ihre konsolidierte Hauptliste erfassen können. Einige finden, dass ein einfacher Notizblock den Trick tut. Andere möchten vielleicht ein Spiralnotizbuch verwenden, das speziell für Nachverfolgungsaufgaben entwickelt wurde. Erwägen Sie die Verwendung eines elektronischen Notizensystems wie Evernote.
• Stellen Sie sicher, dass das Tool tragbar ist - Wenn To-Dos in Ihren Kopf eintauchen, benötigen Sie einen Ort, an dem sie aufgenommen werden können. Stellen Sie daher sicher, dass das von Ihnen gewählte Werkzeug tragbar ist.Wenn Sie ein elektronisches Notizsystem verwenden, sollten Sie jederzeit ein kleines Notizbuch mit sich führen, um Ihre Gedanken, Ideen, Aufgaben und Verpflichtungen aufzuzeichnen. Sie können diese am Ende des Tages an Ihren elektronischen Notizplaner übertragen.

• Konsolidieren Sie alle Ihre Listen - Wenn Sie das richtige Werkzeug ausgewählt haben, sammeln Sie alle Ihre verschiedenen Aufgabenlisten. Übertragen Sie alle Aufgaben und Elemente in Ihre neue Master-Liste. Machen Sie sich keine Sorgen, sie in eine bestimmte Reihenfolge zu bringen. Sie erfassen einfach alles, was Sie tun müssen, an einem Ort. Seien Sie nicht überrascht, wenn Ihre Masterliste ziemlich lang ist.
• Hinzufügen zu Ihrer Masterliste - Wenn Sie im Laufe Ihres Tages über Dinge nachdenken, die Sie tun müssen, fügen Sie sie Ihrer Master-Liste hinzu. Wenn Sie Aufgaben zugewiesen haben, fügen Sie sie Ihrer Liste hinzu. Wenn Ihre Kinder Sie über die Dinge informieren, die sie für die Schule benötigen, fügen Sie sie Ihrer Liste hinzu. Wenn Sie an Besorgungen denken, die Sie ausführen müssen, fügen Sie sie Ihrer Liste hinzu.

Ihre tägliche Aktionsliste

Überprüfen Sie Ihre Master-Liste entweder in der Nacht davor oder als erstes jeden Morgen. Wählen Sie die Aufgaben, Jobs und Verpflichtungen aus, die an diesem Tag ausgeführt werden müssen, und übertragen Sie sie in eine tägliche Aktionsliste. Denken Sie daran, vernünftig zu sein, was Sie an diesem Tag tatsächlich erreichen können. Ihre tägliche Aktionsliste wird zu Ihrem Arbeitsplan für den Tag.

Laufende Wartung

Ihre To-Do-Liste funktioniert jetzt regelmäßig wie folgt:

• Sie haben eine Master-Liste für alle Aufgaben.
• Wenn Sie Ihren Tag durchgehen und über zusätzliche Aufgaben nachdenken oder zusätzliche Aufgaben erhalten, fügen Sie diese zu Ihrer Aufgabenliste hinzu.
• Jeden Tag werden Sie Ihre Master-Aufgabenliste überprüfen und die heutigen Prioritäten in eine tägliche Aktionsliste übertragen.

Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Master-Liste. Aufgrund von Abzweigungen und zusätzlichen Notizen, die am Rand hinzugefügt wurden, kann es sinnvoll sein, die verbleibenden offenen Elemente in eine neue Hauptliste zu kopieren. Werfen Sie die alte Liste nicht weg. Behalten Sie es für historische Überprüfung und zukünftige Referenz.

Wenn Sie diesen Prozess befolgen, werden Sie feststellen, dass Sie effizienter sind, mehr Aufgaben erledigen und mehr erledigen können.