Projektverwaltungsstrukturen

Wissen Sie, was Projekt-Governance ist und wie es aussieht? Oder was tun, wenn Sie in einer Umgebung arbeiten, in der es nicht existiert? Beginnen wir mit einer Definition.

Projektsteuerung: eine Definition

„Governance“ bezieht sich in Bezug auf das Projektmanagement auf die Richtlinien, Prozesse, Standards, Verfahren und Richtlinien, die bestimmen, wie Projekte von Ihrer Organisation geleitet, ausgeführt und gesteuert werden.

Governance kann umfangreich und „schwer“ sein, mit viel Bürokratie oder skizzenhaft und „leicht“ (in diesem Fall ist sie wahrscheinlich ineffizient). Manager sollten sich bemühen, für ihre Umgebung und Kultur das richtige Maß an Governance zu erreichen. Sicherzustellen, dass Ihre Governance-Richtlinien für den jeweiligen Zweck geeignet sind, ist ein Schlüsselfaktor für die Wirksamkeit dieser Richtlinien.

Governance beginnt an der Spitze. Der Unternehmensvorstand sollte sich der Idee einer guten Regierungsführung und der Tatsache verpflichten, dass Projekte ordnungsgemäß innerhalb bestimmter Richtlinien verwaltet werden. Diese Einstellung und die zu erwartenden Standards werden auf Projektboards und Projektleiter (und Programmteams, sofern vorhanden) eingegrenzt.

Warum Projektführung wichtig ist

Ihr Projektsponsor und andere wichtige Stakeholder möchten wissen, dass Sie das Projektbudget auf die richtige Weise ausgeben. Sie möchten, dass Sie den Fortschritt Ihres Projekts effektiv nachverfolgen und bei Bedarf das Projektrisiko steuern.

Die Gründe für eine gute Regierungsführung in Projekten gehen jedoch darüber hinaus.

Die Kunden fordern Governance, insbesondere im öffentlichen Sektor. Regierungen und Aufsichtsbehörden fordern (und setzen sie in einigen Fällen durch) bestimmte Standards für bestimmte Projekte. Governance ist nicht nur ein internes Problem: Viele Unternehmen, die in regulierten Märkten tätig sind, müssen sich an die Vorgaben der externen Gesetzgebung halten, wie Sarbanes-Oxley. Projekt-Governance ist nur ein kleiner Teil des Nachweises, dass Ihr Unternehmen effektiv und innerhalb der für Ihre Branche festgelegten Richtlinien und Vorschriften arbeitet.

Project Governance hilft Ihnen auch bei:

• Verbessern Sie Ihre Kapitalrendite und verfolgen Sie diese Investitionen effektiv
• Buy-In für Projekte gewinnen
• Vermeiden Sie die häufigsten Gründe, warum Projekte fehlschlagen
• Kommunizieren Sie effektiver
• Einführung in die Standardisierung von Projekten, um den Leistungsvergleich zu erleichtern
• Risiko minimieren
• Mitarbeiter in strukturiertem Umfeld entwickeln und motivieren

Wie sieht die Governance von Projekten aus?

Jetzt wissen wir, was Projekt-Governance ist, wie sieht es bei einem Projekt aus? Hier sind die Arten von Aktivitäten, die die Governance in einer Projektumgebung demonstrieren:

• Es gibt einen disziplinierten Projektmanagement-Lebenszyklus, der definierte Punkte für die Genehmigung enthält. An diesen Punkten wird die Realisierbarkeit des Projekts besprochen und es wird entschieden, ob die Arbeit fortgesetzt werden soll oder nicht.
• Projekte haben einen klaren Geschäftsfall, und Geschäftsfälle verfügen über ausreichende Informationen, damit die Managementteams die richtigen Entscheidungen treffen können.
• Diese Entscheidungen werden angemessen dokumentiert und kommuniziert.
• Personen, die an Projekten arbeiten, haben Rollen und Verantwortlichkeiten definiert.
• Es gibt eine Kultur des ständigen Lernens, die es Projektteams ermöglicht, die Lektionen in einer schuldenfreien Umgebung kontinuierlich zu verbessern und zu diskutieren.

• Es gibt Prozesse und Verfahren, mit denen Projektteams ihr Projekt überprüfen und bei Bedarf unabhängige Unterstützung anfordern können.
• Stakeholder sind involviert und sie vertrauen dem Prozess.
• Projektteams bestehen aus Personen, die in den relevanten Rollen erfahren und qualifiziert sind.

Die Governance von Projekten ist an die Governance-Strukturen in der Organisation insgesamt gebunden. Wenn Sie der Meinung sind, dass das Hauptziel von Project Governance darin besteht, sicherzustellen, dass Projekte auf die richtige Art und Weise ausgeführt werden, können Sie sehen, wie sie mit Corporate Governance auf Unternehmensebene, Unternehmensrisikomanagement und mehr verknüpft werden.

Die Projektsteuerung sollte sich nahtlos in Ihre aktuellen Organisationsprozesse einfügen. Mit anderen Worten, erstellen Sie keinen brandneuen Finanzverwaltungsprozess, wenn Sie bereits einen haben, der in anderen Bereichen funktioniert! Verwenden Sie das, was derzeit vorhanden ist, und optimieren Sie Unternehmensprozesse, um sie für die Verwendung in einer Projektumgebung geeignet zu machen.

5 Schwerpunkte für die Projektsteuerung

Wenn Sie sich damit beschäftigen, werden Sie feststellen, dass die Projektsteuerung alle Elemente des Projektmanagements durchdringt. Es gibt jedoch einige Schlüsselbereiche, in denen Governance besonders relevant ist.

1. Methoden und Prozesse: Diese helfen Ihnen, zuverlässig und nachhaltig zu arbeiten.
2. Wissensmanagement: Dies ist entscheidend für die Lektionen und um sicherzustellen, dass die Organisation aus den Projekterfahrungen lernt. Wissensmanagement ist wichtig, wenn Sie die gleichen Fehler nicht mehrmals machen möchten.
3. Project Management Maturity (Reifegrad des Projektmanagements): Mit der zunehmenden Reife Ihres organisatorischen Projektmanagements wird Ihre Fähigkeit, erfolgreich zu liefern, größer.
4. Senior-Buy-In: Die Verpflichtung zur Projektsteuerung beginnt an der Spitze. Wenn Sie Managementunterstützung haben, wird dies auf allen Ebenen des Unternehmens nach unten abfallen, und der Governance-Ansatz wird nachhaltiger sein.

1. Unterstützende Kultur: Eine Kultur der Unterstützung, nicht der Schuld, stellt sicher, dass Projektmanager die richtige Umgebung haben, in der sie sich entfalten können. Eine unterstützende Kultur, die vom Project Management Office oder Project Director geleitet wird, wird Projektmanagern dabei helfen, ihre Ziele und die des Projekts zu erreichen.

Was ist zu tun, wenn es keinen Unternehmensstandard gibt?

Viele Projektmanager in kleineren Organisationen führen Projekte in einer unterstützenden Umgebung durch, in der das Konzept des Projektmanagements einkaufbar ist, jedoch ohne die formellen Organisationsstrukturen, von denen sie sich abheben können.

In dieser Situation - und dies gilt nicht nur für kleine Organisationen -, werden Sie Ihr Project-Governance-Modell von Grund auf entwerfen. Wenn es keinen Projekt-Governance-Ansatz gibt, den Sie vom Regal nehmen können und zu Ihrem Projekt passen, müssen Sie einen eigenen entwickeln.

Das ist nicht so schwierig, wie es scheint!

Beginnen Sie mit dem Einrichten der Grundlagen:

• Erstellen Sie ein Rollen- und Verantwortungsdokument
• Stellen Sie sicher, dass Sie einen Projektsponsor haben
• Stellen Sie sicher, dass Sie eine Projektgruppe oder eine Lenkungsgruppe haben, und vereinbaren Sie regelmäßige Besprechungen, für die Sie Protokolle aufnehmen und verteilen
• Richten Sie einen Risikomanagementprozess ein
• Richten Sie einen Änderungsverwaltungsprozess ein
• Bauen Sie Punkte in Ihren Projektzeitplan ein, in denen Sie die Realisierbarkeit des Projekts mit den ursprünglichen Zielen des Geschäftsfalls vergleichen (das Ende jeder Phase ist der natürliche Punkt, um diese Prüfungen durchzuführen).

Letztendlich liegt es in der Verantwortung des Projektsponsors, für eine angemessene Governance zu sorgen, aber Projektmanager können dabei auch eine aktive Rolle übernehmen.

Governance ist vielleicht eines der trockeneren Themen im Projektmanagement, aber eines der wichtigsten. So wissen die leitenden Managementteams, dass Sie gute Arbeit leisten, und versichern ihnen, dass sich das Projekt so entwickelt, wie es sollte. Es bietet auch die erforderlichen Kontrollen und Abwägungen, damit Manager wissen, dass das Geld in einer Weise ausgegeben wird, die angemessen und auf den Geschäftsfall abgestimmt ist.