So erstellen Sie eine Pressemappe für Ihr Unternehmen

Möglicherweise haben Sie den Begriff Pressemappe gehört und möglicherweise sogar eine Pressemappe erhalten. Obwohl Form und Funktion einer Pressemappe je nach Branche sehr unterschiedlich sein können, gilt folgende Definition:

"Ein Paket von Werbematerial, das den Mitgliedern der Presse zur Verfügung gestellt wird, um sie darüber zu informieren, insbesondere über ein Produkt, eine Dienstleistung oder einen Kandidaten."

Da es so viel Abwechslung gibt, schauen wir uns die Komponenten an, aus denen sich eine Pressemappe zusammensetzt, und wie man eine zusammenstellt, die Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung die besten Chancen auf freie Werbung gibt, auch als Earned Media bekannt. Wenn Sie Ihre Pressemappe korrekt ausführen, wird die Rendite um ein Vielfaches höher als bei Ihrer Erstinvestition. Dies gilt insbesondere, wenn für das Kit die Sendezeit Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung auf Nachrichtensendern oder Online-Aufträgen und Printmedien erzielt wird.

Erstellen Sie Ihre Pressemappe

Es gibt kein Regelbuch zum Erstellen von Pressemappen, die angeben, welche Komponenten enthalten sein müssen. Ihre Pressemappen variieren je nach Werbeartikel und Medienart, die Ihre Pressemappe erhalten soll.

Die meisten Pressemappen werden verschickt, häufig an Personen, die Verwaltungsassistenten haben, und es ist Ihre Aufgabe, eine Pressemappe zu erstellen, die interessant genug ist, um am Gatekeeper vorbeizukommen. Inhalt und Präsentation sind sehr wichtig. Sie können Ihr Kit auch elektronisch versenden, obwohl es zehn Teile enthält, die möglicherweise unhandlich werden.

Was Sie einschließen, ist sehr wichtig, da eine Pressemappe eine einfache Möglichkeit sein sollte, Sie oder Ihr Unternehmen in den Mittelpunkt zu rücken. Betrachten Sie es als die größten Hits Ihres Unternehmens, denn Sie möchten, dass die Medien Sie und Ihre Produkte und Dienstleistungen in einem ordentlichen Paket kennenlernen. Die Hauptkomponenten der Pressemappe, die Sie berücksichtigen möchten, umfassen die folgenden Elemente.

Die Pressemitteilung

Die Pressemitteilung Ihrer Pressemappe gibt an, was Sie veröffentlichen. Wenn Sie ein neues Produkt haben, hilft die Pressemappe bei der Einführung. Wenn sich Ihr Unternehmen mit einem anderen verschmilzt, ist dies die Pressemitteilung.

Sie können mehrere Pressemitteilungen in Ihre Pressemappe aufnehmen. Beispielsweise könnte eine Pressemappe eine Messe-Pressemitteilung enthalten, drei neue Produkt-Pressemitteilungen und eine Pressemitteilung, in der ein neuer CEO angekündigt wird.

Fügen Sie jedoch nicht mehr als eine Pressemitteilung bei, wenn Sie dies vermeiden können. Wenn Sie eine Pressemappe an einen Redakteur senden, benötigen Sie nur eine Pressemitteilung. Denken Sie daran, je mehr Sie einbeziehen, desto mehr Arbeit leisten Sie für die Menschen. Sie möchten ihre Arbeit so einfach wie möglich gestalten.

Ein kurzer Brief / Inhaltsverzeichnis

Dies ist besonders hilfreich für jede Art von Pressemappe, die viele verschiedene, aber ebenso wichtige Elemente enthält. Ihr Brief kann an die Medien gerichtet werden, die sich im Voraus für sein Interesse bedanken, und Sie können dann eine Zusammenfassung des Inhalts geben und angeben, warum das Produkt oder die Dienstleistung für sie interessant sein könnte. Stellen Sie sicher, dass der Name und die Kontaktinformationen Ihres Medienkontakts korrekt sind.

Eine Broschüre

PR-Profis verwenden Pressemappen, um ein neues Produkt anzukündigen. Sie können jedoch auch Ihre Broschüre bei- tragen. Broschüren sind besonders hilfreich, um Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung zusätzlich zu einer einfachen Pressemitteilung zu erläutern. Es ist nicht nur ein visuelles Element, sondern kann technische Informationen auf einfache Weise bereitstellen. Für eine Messe-Pressemappe können Sie eine Reihe von Broschüren beifügen, die dem Redakteur / Reporter eine Fülle von Informationen über alle Ihre Produkte / Dienstleistungen geben.

Produktproben

Wenn Ihr Produkt klein genug ist und Sie es sich leisten können, sollten Sie eine Probe in das Presseset geben. Dies gibt Redakteuren und Reportern die Möglichkeit, das Produkt selbst zu testen. Vergewissern Sie sich natürlich, dass das Produkt funktioniert, bevor Sie es an einen Editor senden. Du willst nicht senden Verdrahtet Eine neue Art von Taschenlampe, die sich während des Betriebs in Flammen entzündet.

Wenn Ihr Produkt zu groß ist und Sie eine Demonstration in Ihrer Einrichtung abhalten, fügen Sie diese Informationen hinzu, damit der Redakteur / Reporter zu Ihrem Standort kommen und das Produkt aus nächster Nähe sehen kann. Wenn Ihr Messestand eine Demo hat, ist dies eine gute Möglichkeit, vielen Redakteuren und Reportern aus dem ganzen Land die Chance zu geben, Ihr Produkt in Aktion zu sehen.

Wenn Sie nur wenige Beispiele haben, erstellen Sie ein abgestuftes Pressekit-Mailing. Die Top-Tier-Medien bestehen zwar nur aus fünf bis zehn Filialen, sind aber die wichtigsten.

Vergangene Presseberichterstattung

Wenn Sie bereits eine kostenlose Berichterstattung erhalten haben, können Sie ein Blatt mit diesen Medien hinzufügen. Senden Sie jedoch keine Medienberichte von einem direkten Konkurrenten, da dies nicht abgedeckt wird. Zum Beispiel wenn Haus wunderschön lief ein Stück auf Ihrem Produkt, senden Sie es nicht an Haus & Garten weil sie sagen, dass es bereits von einer Shelter-Publikation abgedeckt wurde. Wenn Ihr Produkt jedoch in einem CNN-Segment erschienen ist, fügen Sie diese Druckmaschine hinzu.

Datenblatt

Dies kann eine großartige Ergänzung zu einer Pressemappe sein, da es Funktionen, Vorteile und andere spezifische Informationen enthält, die den Reporter oder Redakteur über Ihr Unternehmen und / oder Ihre Produkte mit schnellen Aufzählungspunkten informieren. Informationsblätter können für Produkteinführungen, Pressemappen zu Neueinstellungen, Pressekonferenzen und andere Bereiche verwendet werden, in denen Sie dem Redakteur wichtige Informationen geben möchten, die er wörtlich verwenden kann.

Unternehmen Backgrounder

Das Schreiben einer Firmenhistorieseite kann für aktuelle und zukünftige Pressemappen wertvoll sein. In diesem Hintergrundwissen werden die Anfänge Ihres Unternehmens detailliert beschrieben, und Sie können angeben, wohin Ihr Unternehmen führt. Wichtige Errungenschaften sollten ebenso enthalten sein wie etwaige Auszeichnungen oder Auszeichnungen. Vergessen Sie auch nicht Ihre Pläne für Expansion und Produktentwicklung. Aktualisieren Sie Ihren Backgrounder jährlich, um weitere Errungenschaften und Benchmark-Momente einzubeziehen.

Executive Bios

Egal, ob es sich um einen neuen CEO, einen neuen PR-Manager oder ein neues Mitglied Ihres Verwaltungsrats handelt, hier können Sie die Leute über die Personen Ihres Teams informieren.

Executive Bios und hochauflösende Bilder geben dem Redakteur dringend benötigte Hintergrundinformationen über das Kaliber der Menschen hinter dem Unternehmen. Einige Veröffentlichungen drucken ein Wort für Wort, schreiben Sie also die Bio-Person in die dritte Person und nicht in die Perspektive der ersten Person. Behalten Sie alle Bios auf einer Seite und schließen Sie Auszeichnungen und Auszeichnungen ein, jedoch keine persönlichen Informationen außer Branchenverbänden.

Angebotsblatt und FAQ

Ein Zitatblatt, das Zitate von Personen in Ihrem Unternehmen enthält, ist eine vereinfachte Methode, um vielbeschäftigten Redakteuren die notwendigen Angebote zu geben, um einen Artikel fertigzustellen, ohne dass die Redakteure die PR-Person eines Unternehmens aufspüren müssen.

Dieses Datenblatt kann Zitate von Ihren Führungskräften, Produktentwicklern und sogar Ihren Kunden enthalten (auch als Testimonials bezeichnet). Ein Zitatbogen kann die naheliegendsten Fragen beantworten, die ein Redakteur wahrscheinlich hat. Stellen Sie nur sicher, dass jedes Zitat auf Papier gut lesbar ist, da dieses Zitat höchstwahrscheinlich wörtlich im Druck verwendet wird.

Fügen Sie hochauflösende Bilder in ein Flash-Laufwerk ein

Sind Bilder für Ihre Pressemappe relevant? Wenn dies der Fall ist, stellen Sie sicher, dass es sich um hochauflösende Bilder handelt, die auf einem handlichen Mediengerät wie einem Flash-Laufwerk oder einer CD gespeichert sind. Sie können auch hochauflösende Bilder in Ihre Website einfügen, auf die die Medien heruntergeladen werden können. Stellen Sie sicher, dass Sie den direkten Link zu Ihrer Bildergalerie in das Pressematerial Ihrer Pressemappe aufnehmen.