9 Meeting Facilitation Skills für Manager

Meetings können entweder die Möglichkeit sein, Ideen auszutauschen, Herausforderungen zu diskutieren und Aktionspläne zu definieren, oder sie können zu unproduktiven Zeitverschwendung führen. Leider tragen Manager häufig dazu bei, Prozessstörungen zu lösen.

Hier finden Sie Vorschläge für Manager auf allen Ebenen, um die Fähigkeiten zur Unterstützung von Meetings zu verbessern und die Produktivität der Meetings zu verbessern.

Wo Manager mit Meetings schief gehen

Viele Manager denken, dass sie wissen, wie man ein Meeting „leitet“. Sie legen die Tagesordnung fest, führen alle Gespräche und treffen alle Entscheidungen. Dies mag sich für Manager einfach und effizient anfühlen, aber es ist oft eine Verschwendung von Zeit, und das kreative Potenzial des Teams wird nicht genutzt. In der Tat hat dies den gegenteiligen Effekt, da die Angestellten dazu neigen, sich abzuziehen, und sich auf den Manager auswirken, der die Verantwortung übernehmen will.

Es gibt viele Gründe, warum Manager ihre Mitarbeiter nicht mehr in Meetings einbeziehen. Dazu gehören:

• Angst vor dem Loslassen
• Der falsche Glaube, dass, weil sie verantwortlich sind, sie alle Antworten geben müssen
• Mangelndes Vertrauen in die Fähigkeiten oder Problemlösungskompetenzen ihrer Mitarbeiter
• Mangel an Besprechungsfähigkeiten

Während die ersten drei Punkte Verhalten armer Manager sind, können die letzten Fähigkeiten, Moderationsfähigkeiten, durch Übung erlernt und verstärkt werden.

Stärkung Ihrer Besprechungserleichterungsfähigkeiten

Per definitionem bedeutet das Erleichtern: Einfacher oder weniger schwierig zu machen; Hilfe weiterleiten. “Damit ein Manager eine Besprechung durchführen kann (anstatt sie zu führen), muss er bereit sein, seine Macht zu verlieren und offen für andere Ergebnisse und Ansätze.

Zur Erleichterung von Meetings gehört, dass alle an der Identifizierung und Lösung von Problemen beteiligt sind. Teams werden fast immer bessere, kreativere Lösungen entwickeln, als jeder Manager die Implementierung der Lösungen unterstützen könnte und wird.

Hier sind neun Fähigkeiten erforderlich, um ein Meeting zu ermöglichen, die alle mit Übung erlernt und verbessert werden können:

1. Agendaplanung. Ein gemeinsames Treffen beginnt mit der Agendaplanung. Das Auswählen von Themen, die zur Teilnahme einladen, d. H. Ein zu lösendes Problem, ist weitaus ansprechender als "informative" Themen. Es muss jedoch ausreichend Zeit eingeräumt werden, um die Beteiligung der Gruppe zu ermöglichen.
2. Umwelt und Klima. Logistik ist wichtig! Wenn sich Menschen unwohl fühlen, sich nicht sehen können, nichts hören oder hungrig sind, leiden die Ergebnisse der Besprechungen. Lernen Sie, wie Sie mit der Logistik eine große Beteiligung fördern und Hindernisse beseitigen können.

1. Fragen stellen. Große Fragen regen die Diskussion an. Der Artikel "70 Awesome Coaching-Fragen unter Verwendung des GROW-Modells" bietet einige hervorragende Diskussionshilfen.
2. Aktives Zuhören. Wenn ein Manager umschreibt, nach Verständnis fragt und Nachfragen stellt, fördert er die Teilnahme und die Diskussion in Gang.
3. Brainstorming. Die meisten Leute denken, dass sie bereits wissen, wie man Brainstorming macht. Sie sind jedoch normalerweise nicht In zu vielen Umgebungen wird die Wirksamkeit von Brainstorming durch schlechtes Prozessmanagement, starken sozialen oder politischen Druck und unzureichende Moderationsfähigkeiten verringert. Viele Menschen haben nie wirklich die Kraft eines gut durchgeführten Brainstorming erfahren.

1. Fähigkeiten zur Konsensbildung. Konsens bedeutet nicht, dass jeder mit einer Entscheidung einverstanden sein muss. Das bedeutet, dass jeder die Gelegenheit hatte, seine Perspektiven zu teilen und Ideen vorzuschlagen. Durch geeignete Moderation wird die Gruppe vom Ideenaustausch zur Entwicklung einer effektiven Entscheidung geleitet. Das Erreichen eines Konsenses erfordert mehr Zeit, wird jedoch in der Regel stärker von der Gruppe übernommen. Denken Sie jedoch daran, dass Konsens nicht das Endziel ist. Eine effektive Entscheidung für das anstehende Problem ist das wichtigste Thema. Weitere Informationen dazu, wie Sie ein Team durch einen Konsensentscheidungsprozess führen können, finden Sie unter Sechs-Schritt-Konsensentscheidungsrahmen.

1. Konfliktlösung. Wenn immer ein Raum voller Menschen an der Lösung eines Problems beteiligt ist, sind Konflikte unvermeidlich. In der Tat wird ein Konflikt in Bezug auf die Aufgabe oder das Problem von Teamforschern als Teil des Prozesses für eine effektive Entscheidungsfindung betrachtet. Ein Manager muss lernen, die Macht eines Konflikts positiv zu nutzen.
2. Nonverbale Kommunikationsfähigkeiten. Während die Forscher über die genauen Prozentsätze streiten, stimmen die meisten darin überein, dass mehr als 50 Prozent der Kommunikation nicht verbal ist. Ein Manager muss in der Lage sein, den Ton und die Körpersprache der Gruppe zu lesen, um deren Engagement, Offenheit und Engagement zu beurteilen.

1. Aufzeichnung. Bei der fachkundigen Gruppenerleichterung geht es darum zu wissen, wann man sich einem Flipchart oder Whiteboard zuwenden muss, um festzuhalten, was die Leute sagen. Auf diese Weise fühlen sich Menschen, als würden ihre Ideen gehört und wertgeschätzt, und sie sind ein wertvoller Beleg für die Planung und das Follow-up von Maßnahmen.

Die Quintessenz

Zeit ist ein wertvolles Gut im Leben und bei der Arbeit. Bemühen Sie sich, Meetings für optimale Effizienz und Effektivität zu verwalten. Das Lernen, Üben und Anwenden der neun oben genannten Fähigkeiten zur Fazilitation ist ein großartiger Ausgangspunkt.