Wer sollte ein Bewerbungsschreiben an einen Bewerber unterzeichnen?

Welcher Mitarbeiter oder Manager der Personalabteilung muss ein von einem Personalassistenten vorbereitetes Angebotsschreiben prüfen und unterzeichnen? Wie viele Monate sollte dieser Überprüfungsprozess fortgesetzt werden, wenn der Personalassistent ein neuer Mitarbeiter ist, fragte ein Leser? Wie wäre es, wenn der Personalassistent ein erfahrener Mitarbeiter ist?

Sollte der Personalassistent bei der Unterzeichnung das Angebotsschreiben vorbereiten, oder der übergeordnete Mitarbeiter oder Manager, der das Angebotsschreiben überprüft (falls eine Überprüfung erwartet wird?)

HR-Antwort an die Personen, die ein Bewerbungsschreiben prüfen und unterzeichnen sollten

Bei den Antworten auf diese beiden Fragen handelt es sich ausschließlich um Meinungen, da in den Antworten keine rechtlichen Fragen enthalten sind. Als HR-Interimsdirektor einer zwischenzeitlich ausscheidenden HR-Person und einem neuen Direktor, der das Personal verpflichtete, in einem kleinen Produktionsunternehmen tätig war, schickte der HR-Assistent ein Angebotsschreiben mit dem falschen Gehaltsangebot.

Dieser Fehler war sofort erkennbar, als der Brief aus dem Stapel von Dokumenten gezogen wurde, die auf die endgültige Überprüfung warteten. Das dem Bewerber angebotene Gehalt war für den Job viel zu niedrig.

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In einigen Organisationen unterschreibt der Personalmanager, Direktor oder VP - niemals ein Personalassistent - die Bewerbungsschreiben an die Bewerber. Dies ist eine schlechte Praxis im privaten Sektor. Es ist nicht die Person des Personals, die das Angebot macht. Die Person des Personals konsultiert den Einstellungsmanager, der die endgültige Entscheidung über einen Kandidaten treffen und das Stellenangebot unterzeichnen soll.

Das Angebotsschreiben ist das Bekenntnis des Vorgesetzten gegenüber dem neuen Mitarbeiter. Mit dem Angebot bestätigt er sein Engagement für den Erfolg des neuen Mitarbeiters. Die Aufnahme eines neuen Mitarbeiters ist Teil des gesamten Rekrutierungs-, Auswahl- und Einstellungsprozesses. Sie sind alles Bestandteile des Onboarding-Prozesses.

Das Stellenangebot ist ein weiterer Aspekt, um den neuen Mitarbeiter in Ihrer Organisation willkommen zu heißen und den neuen Mitarbeiter dazu zu bringen, sich als erwünscht zu fühlen. Es sendet eine stärkere Nachricht, wenn es vom neuen Chef des zukünftigen Angestellten kommt. Es hat mehr Gewicht und wird mehr geschätzt, wenn das Stellenangebot vom Manager der neuen Person stammt. Es ist der Beginn einer langfristigen Anleihe.

Ausnahmen von empfohlenen Vorgehensweisen beim Überprüfen und Unterzeichnen eines Stellenangebots

Im öffentlichen Sektor, in Fortune-500-Unternehmen und in von der Gewerkschaft vertretenen Arbeitsstätten kann diese Praxis abweichen. Wenn eine Organisation groß ist und die Mitarbeiter über viele Standorte verteilt sind, erhöht dies logistisch die Zeit und die Verwirrung bei der Erstellung von Stellenangeboten.

Größere Organisationen haben die zusätzliche Herausforderung, dass sie an mehreren Standorten konsistent sind, sodass ein Großteil der Systematisierung der Beschäftigungspraktiken beim Personalwesen liegt. Um die Kandidatenauswahl rechtlich vertretbar zu machen, müssen Anwerbungs- und Einstellungsverfahren an allen Standorten einheitlich sein.

An einem gewerkschaftlich vertretenen Arbeitsplatz, insbesondere im öffentlichen Sektor, hat der Manager möglicherweise nicht das letzte Wort darüber, wer den Job erhält. Es kann vertraglich durch Faktoren wie Alter und Bildung bestimmt werden. In diesen Fällen ist es auch sinnvoll, dass die Unterlagen vom Personal des Personals stammen. Sie sind dafür verantwortlich, dass die Arbeitsbedingungen und -praktiken dem Vertrag entsprechen.

In jedem dieser Fälle sollte die Personalabteilung ihren Anwalt auffordern, das Format und den Prozess des Angebotsbriefs zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß, legal und vor dem Schutz des Arbeitgebers geschützt sind. Wenn das Angebotsschreiben jedoch nicht vom Standardformat abweicht, besteht normalerweise keine Notwendigkeit, einen Anwalt zur Prüfung jedes einzelnen Schreibens aufzufordern.

Sollte ein Personalmanager oder ein Direktor alle Jobs prüfen?

Alle Dokumente eines Managers oder Personalführers, die das Unternehmen rechtlich oder finanziell verpflichten, müssen von einem HR-Manager oder einem Director oder höher geprüft werden. Hier ist der Grund.

• Ein Angebotsschreiben und viele andere Dokumente, die von Personalmitarbeitern verschickt werden, verpflichten das Unternehmen. Wenn ein Fehler von 10.000 US-Dollar gefunden wird, können Sie das Angebot zurückziehen und erklären, dass es sich um einen Tippfehler eines unerfahrenen Mitarbeiters handelt. Warum aber das Unternehmen für eine Situation öffnen, in der ein geändertes Gehaltsangebot erweitert werden muss? Ein unglücklicher neuer Mitarbeiter kann den Job trotzdem annehmen, oder Sie könnten einen perfekt geeigneten Kandidaten verlieren, der aufgrund eines Fehlers deflationiert und verwundet ist. Darüber hinaus könnte es Ihre Kanzlei für mögliche Rechtsstreitigkeiten öffnen.

• Es ist ebenso unansehnlich, ein falsches Stellenangebot zu verwenden, wenn man dasselbe Beispiel verwendet. Bevor das Unternehmen das Angebot ausweitete, untersuchte jemand im Personalwesen den Markt, prüfte, was andere Mitarbeiter in ähnlichen Berufen machen, und schloss mit einem geeigneten Stellenangebot ab. Die Auswirkungen reichen also weiter, wenn andere Mitarbeiter über die Gehaltsunterschiede erfahren.
• Unabhängig von der Erfahrung eines Personalassistenten, der in einem Personalbüro das Angebot für die Versendung vorbereiten sollte. Ein zweites Augenpaar, das alles prüft, was das Unternehmen möglicherweise finanziell verpflichten oder die Tür zu einem Rechtsstreit öffnen könnte, ist klug.Organisationen erwarten mehr Wachsamkeit und Aufsicht von Mitarbeitern, die Manager oder Direktor sind.

• Eine Unterlassung der Kommunikation kann zu unkorrekten Beschäftigungsbedingungen führen, die nicht ausgehandelt wurden oder einem Kandidaten versprochen wurden. Der Personalassistent weiß zum Beispiel, dass der Job 40.000 US-Dollar zahlen würde, aber im Verlauf der Verhandlungen wurde dem Kandidaten mehr Plus und ein Unterschriftenbonus angeboten, und im Tagesgeschäft konnte der Manager den Personalassistenten nicht informieren. Wenn ein Bewerber ein falsches Angebot erhält, bewertet er die Integrität Ihres Unternehmens neu. Sie schaffen eine Akzeptanzbarriere, die unnötig war, da der Kandidat sich Sorgen macht, wie er mit der Situation umgehen soll.
• Dokumente, die an Personen gerichtet werden, die Sie in Ihrer Firma rekrutieren möchten, müssen einwandfrei sein. Sie signalisieren dem potenziellen Mitarbeiter eine Nachricht über die Kultur Ihres Unternehmens. Sogar ein Tippfehler kann einem Kandidaten eine Pause geben. Eine Kopie des Dokuments wird auch jahrelang in Ihren Unternehmensdateien gespeichert. In den meisten Fällen ist das zweite Augenpaar, das das Dokument überprüft, eine kluge Praxis.

Die Überprüfung und Kontrolle von Dokumenten, die das Unternehmen finanziell oder potenziell rechtlich verpflichten, ist keine Kritik am Wissen, der Erfahrung oder der Sorgfalt eines Personalassistenten. Aus all diesen Gründen ist es eine kluge Geschäftspraxis.

Hinweis zu Stellenangeboten: Die Personalabteilung sollte ihren Anwalt auffordern, das Format und den Prozess des Angebotsbriefs zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß und legal sind und dem Arbeitgeber Rechtsschutz bieten. Wenn das Angebotsschreiben jedoch nicht vom Standardformat abweicht, besteht normalerweise keine Notwendigkeit, einen Anwalt zu bitten, jedes einzelne Angebotsschreiben zu überprüfen.

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