Zweck und Inhalt einer Mitarbeiterabrechnungsdatei

Die Mitarbeiterabrechnungsdatei ist das Repository für alles, was mit dem Gehaltsscheck eines Mitarbeiters zu tun hat. Der Hauptgrund für das Erstellen einer Abrechnungsdatei besteht darin, den Zugriff auf die restlichen vertraulichen Informationen zu beschränken, die sich in der Personalakte befinden.

Der Zweck einer Mitarbeiterabrechnungsdatei

Die Abrechnungsdatei ermöglicht es dem Buchhalter, den Mitarbeiter zu bezahlen, ohne auf vertrauliche Informationen des Mitarbeiters zuzugreifen. Mitarbeiter des Rechnungswesens können dort Lohnabrechnungen führen, wo es sinnvoll ist, den Mitarbeiter zu bezahlen. In Fällen, in denen die Personalabrechnung und die Buchhaltung ausgelagert werden, ist dies eine noch empfehlenswertere Vorgehensweise für die Abrechnungssätze des Mitarbeiters.

Die Abrechnungsdatei beschränkt den Zugriff auf vertrauliche Mitarbeiterinformationen. Die Mitarbeiterabrechnungsdatei ermöglicht es Mitarbeitern des Buchhaltungs- und Finanzwesens, die erforderlichen Informationen zur Verfügung zu haben, um den Mitarbeiter an einem praktischen Ort zu bezahlen. Der Standort sollte sicher und für alle anderen Mitarbeiter unerreichbar sein.

Sie müssen das Buchhaltungspersonal darauf aufmerksam machen, dass die Informationen in den Personalabrechnungsdateien vertraulich sind und nicht ohne Erlaubnis weitergegeben werden dürfen. Auch sollten Mitarbeiter des Rechnungswesens keine Informationen über Mitarbeitererhöhungen, Beförderungen, Boni und andere vertrauliche Informationen über Mitarbeiter austauschen.

Die Personalabteilung muss den Zugriff auf die Abrechnungsdateien der Mitarbeiter nicht überwachen. Da dies für verwandte Mitarbeiterdateien wie Personal- und Krankenakten empfohlen wird, sollten Sie den Zugriff auf die Abrechnungsdatei einschränken. Nur Personen, die Informationen benötigen, um ihre Arbeit zu erledigen, sollten den Inhalt sehen.

Inhalt einer Mitarbeiterabrechnungsdatei

Dies ist eine vorgeschlagene Liste der in einer Mitarbeiterabrechnungsdatei enthaltenen Informationen.

• Angebotsschreiben, unterzeichnet vom Einstellungsmanager, der Personalabteilung und dem Mitarbeiter
• Von der Personalabteilung und dem Einstellungsmanager unterschriebene Zahlungsermächtigung, wenn ein Mitarbeitervertrag besteht
• W-4-Formular
• Schreibarbeit und Autorisierung in Bezug auf Leistungen an Arbeitnehmer, die einen Abzug der Personalabrechnung beinhalten
• Formular für die direkte Einzugsermächtigung
• Formulare für die Lohnbuchhaltung
• Stündliche wöchentliche Arbeitszeitnachweise
• Zeituhrdatensätze, wo verwendet
• Anwesenheitslisten
• Kostenerstattungsanträge einschließlich Unterlagen und Belege für Reisen und andere genehmigte Ausgaben

• Formulare für die Rückerstattung von Studiengebühren und Quittungen für Zahlungen, Bücher usw.
• Zahlen Sie im Voraus Anfrageformulare
• Beleihungsunterlagen und Zahlungsplan der Firma
• Pfändungsbestellungen und Aufzeichnungen
• Genehmigung zur Freigabe von privaten Informationen
• Schreibarbeit in Bezug auf jeden Mitarbeiter erhöhen
• Unterlagen im Zusammenhang mit Boni, Gewinnbeteiligungen oder Anerkennungspreisen
• W-2 Formen
• Berechtigung für andere Abrechnungsmaßnahmen, die Ihr Unternehmen zulässt

Auch bekannt alsMitarbeiterakten, Mitarbeiterakten, Personalakten, Dokumentation

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