So erstellen Sie ein Projektrisiko-Register

01 Good Risk Register Design

Eine Möglichkeit, die Teilnahme am Risikomanagement zu fördern, ist die Gestaltung eines guten Risikoregisters. Durch das richtige Format können Sie und andere Mitglieder des Projektteams schnell das Gesamtrisiko des Projekts erkennen.

Benutzer sollten bei Bedarf problemlos auf weitere Details zu den einzelnen Risiken zugreifen können. Dies wiederum regt jeden dazu an, in Bezug auf Risiken zu denken - neue zu erkennen, sobald sie entstehen, zu überwachen und Maßnahmen zu ergreifen, um bestehende Risiken zu mindern.

02 Fügen Sie die richtigen Felder ein

Ihr Risikoregister sollte mindestens einen eindeutigen Bezeichner für jedes Risiko, eine Beschreibung des Risikos, eine Antwort darauf sowie den Eigentümer der Aufgabe enthalten.

Die Beschreibungen sollten kurz und sachlich sein. Ein Risiko, das als "Rain Damage" (Regenschaden) bezeichnet wird, könnte beispielsweise folgende Beschreibung enthalten: "Starker Regen könnte Feld überfluten und Erntegut verursachen."

03 Zusätzliche Maßnahmen

Möglicherweise möchten Sie quantitative Maßeinheiten für Wahrscheinlichkeit, Auswirkung und Gesamtrisiko sowie Restwerte nach Risikominderung für riskantere Projekte einbeziehen.

Numerische Felder, die automatisch berechnet werden, können hilfreich sein, wenn Sie eine Methode zur Risikobewertung wie die Monte-Carlo-Methode verwenden. Weitere nützliche Felder sind Stichtage, Risikokategorie, Risikoreaktionskategorie, Nähe, Minderungskosten und Status.

Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Felder, die Sie einschließen können. Auf der Listenansichtsebene sollten jedoch nur Schlüsselfelder angezeigt werden. Vermeiden Sie es, Benutzer zu überfordern, indem Sie auf Listenansichtsebene unnötige Details angeben. Im Idealfall klicken Zuschauer, die umfassendere Informationen benötigen, zu den Details.

04 Eine weitere Option

Möglicherweise möchten Sie für jedes Projekt eine Risikoregisterdatenbank erstellen, damit Sie nicht auf einen Standardsatz von Feldern beschränkt sind. Obwohl eine Kalkulationstabelle Ihnen hilft, Ihre Projekte zu verfolgen, insbesondere kleinere Projekte, kann eine mit Software wie Kahootz oder Podio erstellte Datenbank besser sein. Sie erleichtern das Hinzufügen von Dokumenten und großen Textmengen, wenn dies erforderlich ist.

05 Ampel

Es ist schwer, das Ampelsystem aus visueller Sicht zu schlagen. Die Benutzer wissen, dass Rot ein hohes Risiko bedeutet, Bernstein ein mittleres Risiko und Grün ein geringes Risiko. Diese schnellen visuellen Hinweise helfen Lesern, Informationen schneller zu scannen.

06 Sicherheitsfunktionen

Möglicherweise möchten Sie zur Teilnahme anregen, indem Sie allen Mitgliedern des Projektteams und möglicherweise einigen Stakeholdern die Anzeige des Risikoregisters erlauben. Sie sollten jedoch Benutzerzugriffsrechte festlegen, sodass diese nur von den wichtigsten Risikoinhabern und -managern bearbeitet werden können. Sie benötigen einen Prüfpfad, wer was wann geändert hat.

07 Zusammenfassendes Risikoprofil

Ältere Projektteammitglieder und Stakeholder haben möglicherweise nicht die Zeit, die Listenansicht aller Risiken zu analysieren. Ein zusammenfassendes Risikoprofil vermittelt für sie ein schnelles Bild der Gesamtrisiken des Projekts. Es zeigt die Anzahl der Risiken bei jeder Wahrscheinlichkeits- und Auswirkungsebene.

08 Es geht um Kommunikation

Denken Sie daran, dass ein Projektrisiko-Register nicht nur Risiken und Minderungsmaßnahmen auflistet. Es ist ein Kommunikationsinstrument, das Ihre Kollegen in das Risikomanagement einbezieht. Ihr Design sollte dieses Ziel mit unterschiedlichen Ansichten für verschiedene Zielgruppen widerspiegeln.