Rollen und Verantwortlichkeiten eines Besprechungsleiters

Der Leiter der Besprechung ist der Mitarbeiter, der für die Planung, Organisation, Verwaltung der Details und das Einladen der Teilnehmer zu einer Besprechung verantwortlich ist. Sie sind der Mitarbeiter, der für den Fortschritt der eigentlichen Besprechung verantwortlich und verantwortlich ist. Sie ergreifen Maßnahmen vor, während und nach dem Meeting, um sicherzustellen, dass das Meeting seine Ziele erfolgreich erreicht.

Wer führt das Treffen an?

Der Meetingleiter ist der Schlüssel zum Erfolg von Meetings und Teams. Der Mitarbeiter, der als Besprechungsleiter dient, ist von entscheidender Bedeutung. Bei einigen Besprechungen ist der Leiter der Abteilungsleiter, der Teamleiter oder die von der Geschäftsleitung ernannte Person, die eine Initiative leitet. Diese Mitarbeiter wurden aufgrund ihrer wahrgenommenen Fähigkeiten als Manager oder Leiter für ihre Führungsrolle ausgewählt.

Zu anderen Zeiten kann ein Mitarbeiter auf natürliche Weise als Anführer auftreten. Diese Führungskräfte sind Mitarbeiter, zu denen andere Mitarbeiter aufsehen und sie respektieren. Bei anderen Gelegenheiten kann ein Team beschließen, die Führungsrolle zwischen allen Mitgliedern zu ändern. Auf diese Weise können alle Teammitglieder ihre Fähigkeiten als Meetingleiter weiterentwickeln und im Allgemeinen erfolgreiche Meetings erstellen.

Verantwortlichkeiten des Versammlungsleiters

Nachfolgend sind die Hauptaufgaben eines Meetingleiters aufgeführt.

• Bestimmt das Ziel, die Aufgabe oder den Zweck, die erreicht werden müssen. Dies ist oft eine Aufgabe oder ein Teil der Jobbeschreibung des Anführers.
• Legt fest, ob eine Besprechung die bestmögliche Methode ist, um das Ziel oder den Zweck zu erreichen oder das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Beantworten Sie die Frage: Ist ein Meeting erforderlich?
• Bestimmt, wer bei der Planung des Meetings helfen muss.
• Bestimmt mit einem Team oder als Leiter die Tagesordnung für das Treffen. (In laufenden Besprechungen wird diese Aufgabe am Ende der aktuellen Besprechung erledigt.)
• Bestimmt das Datum, die Uhrzeit und den Ort am häufigsten anhand eines freigegebenen Organisationskalenders.

• Führt die Besprechungsarbeit zusammen, z. B. Lesen, Finanzinformationen, Historie, Protokoll der zugehörigen Besprechungen für das Team usw.
• Lädt Teilnehmer ein und verteilt Aufgaben und Vorarbeiten, wobei möglichst viel Zeit für die Vorbereitung der Teilnehmer auf das Treffen zur Verfügung steht.
• Stellt sicher, dass die Besprechung über einen Recorder oder einen Protokollnutzer verfügt, der das Verfahren sowie etwaige Verpflichtungen, Maßnahmen oder Entscheidungen dokumentiert. Benennt einen Zeitnehmer, wenn dies für die ordnungsgemäße Durchführung einer Besprechung erforderlich ist.
• Kann einen Eisbrecher verwenden, um die Teilnehmer aufzuwärmen und eine Umgebung zu schaffen, in der die Meetingteilnehmer sich untereinander austauschen und Ideen und Informationen austauschen können.

• Kommt früh an und leitet das Meeting, indem es es auf dem Laufenden hält und alle Beteiligten einbezieht, so dass jeder das Gefühl hat, dass seine Anwesenheit beim Meeting wesentlich ist. Dies sichert ihre Teilnahme am nächsten Meeting
• Würzen Sie die Firmentagung, damit sich die Teilnehmer nicht langweilig und gelangweilt fühlen. Egal ob Eisbrecher, Humor oder lustige Beispiele - kein Treffen sollte ohne ein Lachen enden.
• Stellt sicher, dass die nächsten Schritte und Aktionselemente zugewiesen und behandelt werden.
• Bespricht das Treffen und plant die Tagesordnung für das nächste Treffen.

• Folgen Sie den Teilnehmern zwischen den Besprechungen, um sicherzustellen, dass die Aktionselemente auf dem richtigen Weg sind, und um Hilfe und / oder Ressourcen bereitzustellen, falls der Freiwillige Probleme hat.

Zusätzliche Führungsrollen

Der Meetingleiter übernimmt diese Aufgaben, hat aber auch Rollen in Bezug auf Kommunikation, Berichtswesen und Teamkollegen.

Jedes Mitglied eines Teams oder Meetings, das funktionsübergreifend ist, ist verpflichtet, seine Abteilung oder Funktion über die Aktivitäten und den Fortschritt eines Meetings oder eines laufenden Teams auf dem Laufenden zu halten. Sie sind auch dafür verantwortlich, sich von Kollegen, die sich nicht im Team oder in der Besprechung befinden, zu erkundigen. Nicht jeder Mitarbeiter kann an jedem Meeting teilnehmen.

Der Leiter hat die zusätzliche Verantwortung, die Führungskräfte durch effektive Kommunikation und Feedback einzubeziehen und zu informieren. Durch den Aufbau von Eigenverantwortung durch Mitarbeiter außerhalb des Teams oder Meetings, insbesondere der Organisationsleiter, wird sichergestellt, dass das Team oder das Meeting seine Lösungen oder Ideen erfolgreich entwickelt, implementiert und integriert.

Wenn ein Besprechungsteilnehmer in der Besprechung ineffektiv ist, hat der Leiter die Verantwortung, das Verhalten durch effektive Besprechungsleitertechniken während der Besprechung und durch effektives Coaching außerhalb der Besprechung zu korrigieren. Ein Meeting-Teilnehmer, der das Meeting mit seinen Meinungen monopolisiert oder andere Mitglieder für sich kritisiert, muss korrigiert werden, bevor der Einzelne den Erfolg des Meetings sabotiert.

Diese Maßnahmen sind so lange erforderlich, bis die Teilnehmer des Meetings ein Maß an Komfort und Reife erreicht haben, das es ihnen ermöglicht, den Leiter zu unterstützen, indem sie sich selbst einschalten, wenn sich ineffektive Ereignisse entfalten und dysfunktionale Mitglieder den Fortschritt unterbrechen.

Ein effektiver Meetingleiter kann nicht garantieren, dass ein Projekt oder ein Team erfolgreich arbeitet, aber er oder sie ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg von Projekten, Abteilungen, Besprechungen oder Teams.

Sitzungsprotokolle sind ein wirksamer Beitrag zu erfolgreichen Besprechungen, wenn die Protokolle entsprechend geschrieben und rechtzeitig verteilt werden.