Wie beantworte ich Interviewfragen über die Organisation?

Es ist nicht verwunderlich, dass Interviewer häufig Fragen zu Ihren organisatorischen Fähigkeiten werfen. Die Fähigkeit, Zeit, Energie und Ressourcen effizient bereitzustellen, ist für nahezu jede Position in jeder Branche von entscheidender Bedeutung. Organisation ist auch eine notwendige Soft-Skill für Menschen, die in schnelllebigen Umgebungen arbeiten, in denen von ihnen erwartet wird, dass sie exzellente Multitasker sind. Bevor Sie sich zu einem Vorstellungsgespräch zusammensetzen, überlegen Sie Ihre Antwort, um Fragen zur Organisation zu stellen.

Wie man über Organisation spricht

Es gibt keinen richtigen Weg, um organisiert zu bleiben, und daher gibt es keine richtige Antwort auf die Frage. Sprechen Sie über Ihre persönlichen Methoden, was für Sie funktioniert und warum.

• Zeigen Sie, dass Sie über Ihre organisatorischen Methoden und Herausforderungen nachgedacht haben, dass sie für Sie wichtig sind und dass Sie über ein funktionierendes System verfügen.
• Beschreiben Sie Ihre spezifischen Methoden, um so organisiert wie möglich zu bleiben.
• Nennen Sie ein Beispiel dafür, wie Ihr System Ihnen und anderen von Nutzen war.
• Betonen Sie, dass Sie flexibel sein können, um unerwarteten neuen Problemen und Aufgaben Rechnung zu tragen.

So beschreiben Sie sich

Sie werden möglicherweise gefragt, ob Sie sich als organisierte Person bezeichnen würden. Die kurze Antwort lautet "Ja". Erwägen Sie jedoch, Ihre Antwort um einige Details zu erweitern, die die Gründe für Ihr Vertrauen zeigen. Sie können eines dieser Beispiele an Ihre eigenen Erfahrungen und Gewohnheiten anpassen:

• Absolut. Ich führe gerne eine Checkliste und stelle sicher, dass jeder Artikel die Aufmerksamkeit erhält, die er braucht.
• Ja, manchmal ein bisschen zu viel. Ich stelle sicher, dass alles ordentlich und in Ordnung ist.
• Ich bin eine sehr organisierte und gründliche Person, die meiner Meinung nach zu meinem Erfolg beiträgt.
• Ja, ich verwende verschiedene Online- und Desktop-Tools, um organisiert zu bleiben. Am Montag jeder Woche überprüfe ich meinen Kalender und hebe die wichtigsten Dinge hervor, die ich erreichen muss.
• Ich plane meine täglichen, wöchentlichen und langfristigen Arbeitsprojekte sorgfältig.
• Ich lege Wert darauf, Erinnerungen einzurichten und Aufgabenlisten zu erstellen. Dann stelle ich mir Zeitblöcke, um mich bestimmten Aufgaben zu widmen, also habe ich Schritte und die erforderliche Zeit festgelegt, um diese Ziele zu erreichen.

• Ich plane so weit wie möglich voraus, aber in Wirklichkeit werden die Dinge in letzter Minute auf den Kopf gestellt. So sorge ich dafür, dass ich mich schnell anpassen und reagieren kann, und neue Prioritäten in meine tägliche Arbeit integrieren kann.
• Ich vergewissere mich, dass ich und meine Teammitglieder festgelegte Projekttermine kennen, und setze dann Benchmarks, damit wir unseren Fortschritt verfolgen können. Bei den meisten Projekten habe ich auch ein oder zwei Tage vor dem Endtermin „vorzeitige Termine“ festgelegt und bemühe mich, dieses Ziel zu erreichen, damit das Projekt vorzeitig abgeschlossen wird.

Bereiten Sie sich auf ausführliche Follow-Up-Fragen vor

Interviewer beantworten häufig eine erste Frage zur Organisation, um zu testen, ob Sie wirklich darüber nachgedacht haben. Diese Beispiele zeigen, wie detailliert Ihr Denken sein muss, um sich auf das Interview vorzubereiten.

• Welche Schritte unternehmen Sie, um ein Projekt zu organisieren und zu planen? Ihre Antwort sollte zeigen, wie Sie organisatorische Fähigkeiten einsetzen, um sich auf ein Projekt vorzubereiten und sich darauf zu konzentrieren.
• Wie passen Sie kurzfristige Änderungen an, die Sie anpassen müssen? Ihre Antwort sollte zeigen, dass Sie Ihre Pläne ändern und bei Bedarf neue Informationen hinzufügen können.
• Wie priorisieren Sie die Aufgaben innerhalb eines Projekts? Ihre Antwort sollte zeigen, dass Sie wissen, wie Sie verschiedene Ansätze und Möglichkeiten planen, analysieren, fundierte Entscheidungen treffen und mit Ihrer Arbeitslast Erfolg haben.

• Wie planen Sie im Vorfeld mögliche Terminänderungen oder unvorhergesehene Herausforderungen? Erzählen Sie uns, wie Sie Sicherungspläne entwickeln, falls „Plan A“ nicht funktioniert.
• Wie gehen Sie mit einer Situation um, in der Ihre Planung unzureichend war? Besprechen Sie Ihre Problemlösungsfähigkeiten, Ihre Multitasking-Fähigkeit, Ihren Umgang mit konkurrierenden Prioritäten und Ihre Fähigkeit, sich bei Bedarf neu zu organisieren.

Stellen Sie Beispiele für Ihre Fähigkeiten zur Verfügung

Versuchen Sie bei der Beantwortung dieser Folgefragen konkrete Beispiele für Gelegenheiten anzugeben, bei denen Sie Ihre organisatorischen Fähigkeiten am Arbeitsplatz unter Beweis gestellt haben. Dies ist besonders effektiv, wenn Sie zeigen können, wie Ihre Fähigkeiten ein Problem gelöst oder auf andere Weise zu Ihrem Unternehmen beigetragen haben.

Vielleicht konnten Sie einen Papierstau beseitigen. Möglicherweise haben Sie Fristen und Prozesse für ein wichtiges Projekt festgelegt, um den erfolgreichen Abschluss sicherzustellen. Indem Sie beschreiben, wie Ihre organisatorischen Talente sich positiv ausgewirkt haben, können Sie Ihre Interviewer als jemanden beeindrucken, der dies erreichen könnte