Corporate Employee Benefits Communications Plan

Laut Studien von ADP, einem führenden Anbieter von Personalmanagement- und Gehaltsabrechnungsdiensten, halten 80 Prozent der Personalentscheider es für wichtig, dass die Mitarbeiter ihre vollen Leistungsoptionen verstehen. Leider schätzen sie, dass nur rund 60 Prozent ihrer Mitarbeiter dies tun. Dies deutet darauf hin, dass die Erwartungen von Personalleitern und die Tatsache, dass viele Mitarbeiter den Wert ihrer von Arbeitgebern gesponserten Leistungen nicht verstehen, nicht übereinstimmen.

Wissen Ihre Mitarbeiter, welche Vorteile Ihr Unternehmen bietet? Teilen Sie dies vorhandenen Mitarbeitern mit, oder sehen sie dies nur bei der Einstellung und Einarbeitung von Mitarbeitern? Haben Sie einen Kommunikationsplan für Zusatzleistungen, um diese auf dem neuesten Stand zu halten, damit sie nicht von Mitbewerbern verführt werden?

Änderung einer Vielzahl von Leistungen an Arbeitnehmer

Arbeitgeber verbringen viel Zeit und Geld damit, ihren Mitarbeitern den bestmöglichen Nutzen zu bieten. Es ist alles ein Teil davon, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter glücklich und gesund sind, um bei der Arbeit produktiv zu sein. Nach neuesten Untersuchungen geben Unternehmen in den USA rund 0,43 US-Dollar für jeden Dollar Lohn nur für Leistungen an Arbeitnehmer aus, darunter Kranken-, Zahn-, Seh- und Verschreibungsversicherungen, Lebensversicherungen, Pensionsfonds, Aktienoptionen, bezahlte Freistellungen und Arbeitnehmer Hilfsprogramme.

Diese Zahlen berücksichtigen nicht einmal die vielen anderen Vergünstigungen und Vorteile, in die Unternehmen investieren, um den Arbeitsplatz zu verbessern, wie flexible Arbeitszeiten, Unternehmensrabattprogramme und Freizeitkleidung. Und die Vorteile werden immer größer. In einer 20-jährigen Sonderausgabe ihres jährlichen Forschungsberichts über Leistungen an Arbeitnehmer, der 2016 veröffentlicht wurde, hat die Society for Human Resources Management den Bericht veröffentlicht Forschungsbericht über Leistungen an Arbeitnehmer 2016, Im Vergleich zu den neunziger Jahren bieten die Arbeitgeber den Arbeitnehmern ein weitaus umfangreicheres Leistungspaket als je zuvor - als Ergebnis des Versuchs, die Bindungsquoten zu erhöhen und die Rekrutierungsbemühungen auf einem wettbewerbsintensiven Markt zu verbessern.

Kommunizieren von Leistungen an Arbeitnehmer

Das Problem ist, dass Unternehmen nicht genug tun, um den Wert ihrer Programme zu kommunizieren, damit die Mitarbeiter sie kennen oder ihre Optionen verstehen. Zu viele Unternehmen beschränken ihre Kommunikationsbemühungen häufig auf bestimmte Zeiten, z. B. während der Einstellung, des Onboarding oder der offenen Einschreibeperioden.

Die gute Nachricht ist, dass es in der heutigen technologiegetriebenen Welt mehrere Möglichkeiten gibt, die Vorteile für Mitarbeiter mit Ihrer Belegschaft zu kommunizieren. Es ist wichtig zu beachten, dass jeder Arbeitgeber bewerten möchte, wie Mitarbeiter informiert werden möchten, und dann Pläne entwickelt, um diese Ressourcen bei der Erstellung der Kommunikation zu nutzen. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, auf welche Weise Arbeitgeber Informationen über Leistungspläne an Mitarbeiter weitergeben.

Gedruckte Materialien

Von einzelnen gedruckten Seiten bis hin zu umfangreichen Marketingkampagnen greifen viele Unternehmen auf schriftliche und gedruckte Dokumentationen zurück, um Informationen zu den Leistungen für Mitarbeitergruppen auszutauschen. Dies kann sehr effektiv sein, da Informationen zu jeder Jahreszeit schnell an alle Mitarbeiter verteilt werden können. Die Marketingkommunikation kann auch in Spitzenzeiten verbessert werden, z. B. bei der offenen Registrierung und der Onboarding-Verarbeitung von Mitarbeitern. Darüber hinaus kann die schriftliche und gedruckte Dokumentation der Leistungsinformationen bearbeitet werden, wenn sich die Leistungspläne ändern.

Es ist wichtig zu beachten, dass alle schriftlichen Unterlagen den Zugang zu einer detaillierten Erläuterung der von den Planadministratoren bereitgestellten Vorteile enthalten sollten. Erstellen Sie eine Reihe gedruckter Leistungsdokumente für Mitarbeiter, die Tarifpläne und Deckungsbeträge enthalten, sowie eine separate Reihe von Dokumenten, die den Kandidaten grundlegende Leistungsinformationen bereitstellen sollen, bevor sie für eine Anstellung eingestellt werden. Wenn Ihr Arbeitsplatz multikulturell ist, möchten Sie möglicherweise auch eine Reihe von Dokumenten erstellen, die in andere Sprachen übersetzt werden, um die Weitergabe von Vorteilen an alle Mitarbeiter zu vereinfachen.

Informationsveranstaltungen

Ob informell oder in formellen Sitzungen, die von Ihren Vorsorgeplanadministratoren durchgeführt werden, Vorsorgebesprechungen können eine effektive Methode sein, um Planinformationen und Fragen schnell zu beantworten. Machen Sie es sich zur Regel, dass alle Neueinstellungen die Möglichkeit haben, mit einem Vorsorgeplan-Administrator zu sprechen, bevor Sie Leistungen für das kommende Jahr auswählen.

Ihr Vor-Ort-Administrator kann auch Besprechungen mit Mitarbeitern planen, wenn diese spezielle Fragen zur Verwendung ihrer Leistungen haben. Dies kann besonders wichtig sein, wenn Ansprüche vorliegen. Stellen Sie während der offenen Registrierung sicher, dass Ihr Planadministrationsteam auch für Gespräche zur Verfügung steht, um wichtige Aktualisierungen des Leistungsplans hervorzuheben und mehr Mitarbeiter zur Teilnahme an den Gruppenangeboten zu ermutigen.

Digitale Kommunikationsmethoden

Wir leben jetzt in einer Welt, in der digitale Kommunikation zur Norm geworden ist. Die digitale Kommunikation umfasst E-Mails, Textnachrichten, Instant Messaging, mobile Apps und mehr. Überlegen Sie, wie Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig über die Vorteile informieren können, die ihnen zur Verfügung stehen.

Zum Beispiel werden viele Ihrer Mitarbeiter im ersten Teil des Jahres darüber nachdenken, fit zu werden, Gewicht zu verlieren oder andere gesündere Gewohnheiten zu entwickeln. Nutzen Sie diese Zeit als Gelegenheit, um Informationen über das firmeneigene Wellnessprogramm auszutauschen oder darüber, wie das Unternehmen seinen Mitarbeitern hilft, mit dem Rauchen aufzuhören. Während der Sommermonate, wenn die Aktivitäten im Freien zunehmen und die Kinder nicht zur Schule gehen, möchten Sie möglicherweise Informationen zum sicheren Aufenthalt in der Sonne und zu den Vorteilen für die Familie erhalten.

Eine gute Faustregel bei der Verwendung digitaler Kommunikation ist es, die Nachrichten kurz und auf den Punkt zu bringen.

Portale und Websites für Unternehmensvorteile

Umfragen von ADP zufolge verfügen neun von zehn großen Unternehmen und sieben von zehn mittelständischen Unternehmen über ein webbasiertes Leistungsportal für das Hosten von Informationen und Ressourcen zu Leistungen an Arbeitnehmer. Dies ist eine sichere Möglichkeit für Arbeitgeber, wichtige Informationen zu Leistungen und Anweisungen für die Anmeldung zu Leistungsplänen mitzuteilen. Benefit-Websites müssen auf höchstmöglicher Ebene verschlüsselt und mit einem Single-Sign-On-Verfahren erstellt werden, um persönliche Gesundheitsinformationen und andere Daten zu schützen, die hinter den Benutzeranmeldeinformationen gespeichert sind.

Die optimale Nutzung eines Website-Portals für die Leistungskommunikation kann Folgendes umfassen:

• Einrichten eines einfachen Systems für den Zugriff auf das Portal online und über mobile Geräte
• Hinzufügen wertvoller Inhalte, die sich auf die Vorteile und Wellnessziele der Mitarbeiter beziehen
• Bereitstellung einer zentralen Kontaktnummer, unter der Mitarbeiter Live-Hilfe erhalten können
• Weitergabe von Updates und Planungsdokumenten, die bei Bedarf heruntergeladen werden können
• Verknüpfung der Benefit-Website mit dem Intranet des Unternehmens
• Sicherstellen, dass die Website 508-konform ist, damit alle Mitarbeiter Zugriff haben
• Fügen Sie Inhalte hinzu, die leicht in andere Sprachen zu übersetzen sind
• Hinzufügen eines Glossars der grundlegenden Terminologie für Leistungen und einer Bibliothek mit Leistungsthemen

Soziale Netzwerkkommunikation

Soziale Netzwerke können auch eine sehr effektive Möglichkeit sein, Leistungen an Arbeitnehmer zu kommunizieren. Viele Mitarbeiter empfinden dies als einen freundlichen Umgang mit der Personalabteilung. Jedes Unternehmen sollte Zugriff auf seine eigene Unternehmensseite haben oder zumindest eine erstellen, um wichtige Aktualisierungen, einschließlich Informationen zu Leistungsplänen, zu kommunizieren.

Wählen Sie eines der wichtigsten Social Media-Netzwerke wie Facebook oder Twitter aus, um die größtmögliche Auswahl an Teilen und Inhalten zu ermöglichen. Weisen Sie einen Leistungsadministrator und ein Mitglied des Marketingteams zu, um gemeinsam Leistungsnachrichten zu erstellen, mit denen die Teilnahme an den Gruppenplänen gefördert wird. Teilen Sie Gesundheits- und Wellnesstipps, Tipps zur finanziellen Verantwortung und Aktualisierungen der Anmeldefristen mit. Fügen Sie Erfolgsgeschichten und Bilder von Mitarbeitern bei, die ihre Wellnessziele erreichen.

Total Compensation Statements

Um eine größere Wirkung bei der Vermittlung von Vorteilen zu erzielen, wird empfohlen, dass Ihr Unternehmen allen Mitarbeitern mindestens eine jährliche Aufstellung der Gesamtvergütung zusendet. Hierbei handelt es sich um ein Dokument, das nach Gehalt, Leistungen und anderen Vergünstigungen gegliedert ist, die das Unternehmen den Mitarbeitern bietet. Es ist ein schriftliches Dokument, das schwarz auf weiß zeigt, wie viel das Unternehmen in jeden Mitarbeiter investiert.

Wie aus Untersuchungen hervorgeht, wissen viele Mitarbeiter nicht, inwieweit ihnen der Arbeitsplatz zugute kommt, sodass eine Gesamtvergütungserklärung einen aussagekräftigen Dialog zwischen Ihnen und den Mitarbeitern ermöglichen kann.Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie eine Gesamtvergütung oder einen Vergütungsnachweis erstellen sollen, arbeiten Sie mit einem Drittanbieter zusammen, um alle Ihre Daten in einem zentralen Dokument zusammenzufassen. Stellen Sie eine Snail-Mail-Kopie des Gesamtentschädigungsnachweises sowie eine digitale Kopie bereit, die Sie per E-Mail an die Mitarbeiter senden können.

Zusätzliche Best Practices

Vermeiden Sie bei der Materialvorbereitung Fachjargon. Nehmen Sie in der Tat nicht an, dass die Mitarbeiter auch nur die Terminologie der grundlegenden Vorteile verstehen. Halten Sie die Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern einfach und verständlich. Wenn es komplexe Konzepte gibt, die weitere Erläuterungen erfordern, erstellen Sie in Ihrem Webportal ein Glossar der Terminologie, das bei Bedarf überprüft werden kann.

Es ist wichtig, so früh wie möglich vor Beginn der Einschreibung zu planen, um die Chancen zu erhöhen, dass die Mitarbeiter ihre Leistungen verstehen. Verwenden Sie eine Vielzahl von Medien, da jede Generation und Kultur Informationen unterschiedlich aufnimmt.

Wenden Sie sich an Ihren Vorsorgeadministrator, wenn Sie zusätzliches Material, einschließlich Marketingmaterial und Planübersichtsdokumente, sammeln. Seien Sie kreativ und pflegen Sie die Freundlichkeit Ihrer Mitarbeiter. Sie werden den Wert der Leistungen erfolgreicher auf Ihre Mitarbeiter übertragen, damit diese von diesen Beschäftigungsvorteilen profitieren.