Vertrauen Sie Ihrem Chef mit einem Risikomanagementplan

Die besten Projektmanager haben das volle Vertrauen ihres Vorgesetzten und des Projektsponsors. Die leitenden Angestellten hinter ihren Projekten glauben ihnen, wenn sie sagen, dass sie zusätzliche Mittel benötigen, mehr Ressourcen benötigen oder bei der Lösung eines Problems helfen.

Wenn Sie in riskanten Situationen arbeiten, benötigen Sie das richtige Kit. Wie ein Wanderer mit einem Rucksack aus Seil und Steigeisen benötigen Sie auch das Werkzeug, um mit dem Projektrisiko fertig zu werden.

Mit einem Risikomanagementplan können Sie das Vertrauen Ihres Vorgesetzten in Ihr Projekt stärken. Ein einfacher Prozess in fünf Schritten kann die Sicht Ihres Chefs auf Ihr Projekt (und Sie) enorm verändern.

Was ist Risikomanagement im Projektmanagement?

Risikomanagement im Projektmanagement ist das Erkennen, Bewerten und Reagieren auf Projektrisiken.

Projektrisiken sind Dinge, die das Projekt beeinflussen können (positiv oder negativ, aber im Allgemeinen interpretieren die Leute Risiken als Ereignisse, die sich negativ auf das Projekt auswirken könnten).

Unabhängig davon, ob Ihr Projekt groß oder klein ist, birgt es Risiken. Dies kann alles sein, von der Gefahr, dass Ihre Schulparade abregnet, über das Risiko einer Preiserhöhung bis hin zu einer kritischen Komponente Ihrer neuen Leiterplatte.

Wenn das Projektrisiko nicht korrekt verwaltet wird, kann es schwieriger werden, Ihr Projekt erfolgreich umzusetzen. Ungeprüfte Risiken können Ihren Zeitplan verlängern, Ihr Budget und Ihre Zeit und Ihr Geld erhöhen. Manager werden nervös bei so etwas. All dies kann mit einem Risikomanagementplan vermieden werden.

Risikomanagementplanung

Ein Risikomanagementplan ist eine großartige Möglichkeit, um Ihr eigenes Vertrauen in die Leistungsfähigkeit Ihres Projektteams zu stärken - und dies wirkt sich auch auf das Vertrauen Ihres Vorgesetzten aus. Sie möchten, dass sie glauben, dass Sie dies tun können, und Sie möchten, dass sie wissen, was Sie daran hindern könnte, das Projekt erfolgreich durchzuführen. Ein Risikomanagementplan ist dafür das perfekte Werkzeug.

Und rate was? Es ist wirklich leicht zu beginnen.

Das Projektrisikomanagement ist ein einfacher Prozess in fünf Schritten. Machen wir es nicht komplizierter, als es sein muss. Dies ist etwas, das Sie heute beginnen können. Bereiten Sie sich darauf vor, es bei Ihrem nächsten Meeting zu besprechen, und lassen Sie es fertig sein, während jemand die Protokolle eingibt.

Ein 5-stufiger Risikomanagementprozess

Wie bei so vielen Teilen des Projektmanagements ist das Risikomanagement ein Prozess. Die 5 Schritte sind:

1. Einleiten
2. Identifizieren
3. Beurteilen
4. Antworten planen
5. Implementieren

Wenn diese Begriffe Ihnen im Moment nicht viel bedeuten, bleiben Sie bitte dabei - ich erkläre Ihnen alles.

Schritt 1: einleiten

Zunächst möchten Sie den Kontext für Ihr Risikomanagement in Ihrer Projektmanagementumgebung festlegen.

Es ist wahrscheinlich nicht sehr viel Arbeit hier zu erledigen, weil jemand in Ihrem Unternehmen bereits eine Risikopolitik für Unternehmen vorbereitet hat und Sie dies nur tun müssen. Dadurch wird die Risikobereitschaft des Unternehmens erläutert, und es kann sogar erforderlich sein, welche Vorlagen Sie benötigen. Vorlagen sparen Ihnen immer einen Job, also achten Sie auch darauf!

Selbst wenn Sie keine Unternehmensrisikopolitik haben, kann ein anderer Projektverwalter neben Ihnen einen Projektrisikomanagementplan haben, den Sie kopieren können. Warum das Rad neu erfinden? Die Wiederverwendung von Dokumenten ist ein Muss, wenn Sie Zeit sparen und mehr erledigen möchten.

Nutzen Sie das, was Sie herausgefunden haben, um einen Risikomanagementplan für Ihr Projekt zu erstellen. Dies ist Teil Ihres allgemeinen Projektmanagementplans und beschreibt, wie Sie das Risikomanagement Ihres Projekts angehen.

Wenn Sie nicht wissen, was Sie hinzufügen sollen, lesen Sie weiter! In den nächsten Schritten erhalten Sie eine bessere Vorstellung davon, worüber Sie in Ihrem Risikomanagementplan sprechen sollten.

Dies verbessert das Vertrauen durch: Zeigen Sie Ihrem Vorgesetzten, dass Sie mit der Unsicherheit Ihres Projekts umgehen können und dass Sie aktiv mit Risiken umgehen.

Schritt 2: Identifizieren

Sobald Sie einen Ansatz festgelegt haben, können Sie mit der Arbeit beginnen.

Jetzt identifizieren Sie die Risiken, die sich auf Ihr Projekt auswirken werden. Dies ist immer nur eine Momentaufnahme, und Ihr Risikoregister möchten Sie immer und immer wieder aufrufen, um sicherzustellen, dass dort auch Neues eingefügt wird.

Sie können Risiken erkennen, indem Sie eine Checkliste mit allgemeinen Risiken verwenden, Stakeholder im Projekt befragen (insbesondere die schwierigen Stakeholder, da sie im Allgemeinen viel zu den möglichen Fehlern sagen), Brainstorming-Sitzungen und Ihren gesunden Menschenverstand verwenden.

Sie suchen nach Dingen, die Probleme verursachen könnten, wenn sie jemals passieren würden. (Denken Sie daran, dass Risiken noch nicht aufgetreten sind. Projektprobleme sind bereits geschehen.)

Wie auch immer Sie es tun, Sie sollten auf jeden Fall andere Menschen einbeziehen. Allein haben Sie nicht das ganze Bild und Sie werden am Ende Dinge vermissen.

Risiken können und sollten von jedermann erkannt werden. Als Projektmanager besteht Ihre Aufgabe darin, Ihre Kollegen zu ermutigen, Risiken einzugehen, damit Sie als Team etwas dagegen unternehmen können.

Alle identifizierten Risiken sollten im Risikoregister erfasst werden. Wenn Sie einen Projektkoordinator im Team oder einen Projektbetreuer haben, können sie dies tun. Ansonsten gehört es zu den administrativen Aufgaben, die Sie erledigen müssen.

Dies verbessert das Vertrauen durch: Zeigen Sie, dass Sie sich der wichtigsten Risiken bewusst sind, die sich auf Ihr Projekt auswirken könnten, und dass Sie über die erforderlichen Mittel verfügen, um ständig über neue Risiken informiert zu sein.

Schritt 3: Bewerten

Die Risiken werden dann auf Wahrscheinlichkeit und Auswirkung bewertet. In diesem ausführlichen Artikel, wie Sie ein Projektrisiko einschätzen, erfahren Sie, was Sie dafür tun. Lesen Sie es gut durch, wenn Sie mit dem Vorgang nicht vertraut sind.

Als weitere Maßnahme können Sie auch die Nähe beurteilen, dh wie kurz bevor das Risiko wahrscheinlich ist. Ein Risiko mit großer Nähe könnte potenziell bald eintreten. In der fernen Zukunft könnte ein Risiko mit geringer Nähe auftreten. Dies kann Ihnen einen weiteren Faktor für die Priorisierung Ihrer Zeit und Energie beim Umgang mit den Risiken geben.

Dies verbessert das Vertrauen durch: Stellen Sie sicher, dass Ihr Manager und jeder im Team eine klare Vorstellung davon hat, was passieren würde, wenn eines dieser Risiken tatsächlich eintreten sollte.

Schritt 4: Antworten planen

Jetzt kommen wir zum fleischigen Teil Ihres Risikomanagementplans. In diesem Schritt erarbeiten Sie, wie Sie das Risiko steuern, indem Sie eine geeignete Reaktion ermitteln.

Wir tun dies, weil Sie bisher nur eine Liste der möglichen zukünftigen Schritte Ihres Projekts und des großen Geschäftsabschlusses haben. Was Ihr Manager als Nächstes wissen möchte, ist: Was werden Sie dagegen unternehmen?

Im Allgemeinen gibt es 4 Möglichkeiten, um ein Projektrisiko anzusprechen und zu steuern. Sie sind:

• Vermeiden
• Transfer
• Abschwächen (d. H. Reduzieren)
• Akzeptieren.

Diese werden ausführlich in diesem tiefen Einstieg in Risiko-Reaktionsstrategien für negatives Risiko behandelt.

Einige Ihrer Risiken können sich positiv auswirken. Zum Beispiel: Es besteht das Risiko, dass Sie so viel von Ihrem neuen Produkt verkaufen, dass Sie die Telefonleitungen abstürzen. Das wäre ein schönes Problem, aber es ist immer noch ein Risiko, das wir planen sollten.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie sich auf ein positives Risiko vorbereiten können:

• Ausbeuten
• Aktie
• Verbessern
• Akzeptieren.

Diese werden ausführlicher über Risiko-Reaktionsstrategien für positives Risiko diskutiert.

Sie müssen herausfinden, welche Antwortstrategie für jedes Risiko in Ihrem Register die beste ist. Sie könnten beispielsweise entscheiden, dass das Risiko des Einsturzes des Fabrikdaches etwas ist, das Sie einfach akzeptieren, da es nicht wahrscheinlich ist. Das Risiko, dass eine Lebensmittelvergiftung die Hälfte Ihrer Belegschaft ausschaltet, ist jedoch etwas, das Sie durch die Umschulung Ihres gesamten gastronomischen Personals aktiv mindern werden. Wenn dies zuvor geschehen ist und es ziemlich wahrscheinlich ist, wenn Sie nichts dagegen unternehmen, sollten Sie das Risiko mindern.

Sobald die Antwort identifiziert und vereinbart ist, können Risikoinhaber mit der Durchführung des Risikomanagement-Aktionsplans beauftragt werden. Mit anderen Worten, Sie brauchen jemanden, der verantwortlich ist, um die Aufgaben zu erledigen, denen Sie zustimmen.

Dies verbessert das Vertrauen durch: Zeigen Sie Ihrem Vorgesetzten, dass Sie überlegt haben, was Sie tun sollen, um die Dinge zu tun, die Probleme für Ihr Projekt verursachen könnten, und dass Sie Pläne aufstellen, um die Unsicherheit und das Risiko für das Projekt zu verringern.

Schritt 5: Implementieren

Ihr Risikomanagementplan sollte jetzt enthalten, wer für die Durchführung der Risikominderungsaktivitäten für jedes Risiko verantwortlich ist. Sie sollten diese Aufgaben nun durcharbeiten, damit Sie die offenen Risiken aktiv steuern.

Dies verbessert das Vertrauen durch: Zeigen Sie, dass Sie und Ihr Projektteam die von Ihnen gewünschten Maßnahmen verfolgen können. Durch die Berichterstattung über das, was Sie erreicht haben, und über die Risiken, die Sie minimiert haben, zeigt dies Ihrem Management-Team, dass Sie es ernst meinen und das tun, was erforderlich ist, um Ihr Projekt zukunftssicher gegen Probleme zu machen.

Sobald ein Risiko vorüber ist - wenn es nicht mehr relevant ist, weil es entweder passiert ist oder nicht mehr möglich ist - können Sie es aus Ihrem Risikoregister schließen.

Die Umsetzung dieses Projektrisikomanagementplans kann Sie von anderen Managern unterscheiden. Ihr eigener Chef hat den Beweis, dass Sie strategisch und kreativ darüber nachdenken können, was dazu führen kann, dass sich Ihr Projekt löst und vor allem etwas dagegen unternimmt. Sie sind die Person, die Probleme aktiv bewältigt, bevor sie auftreten, Straßensperren wegfegen und auf alles vorbereitet sind!

Im Management von Projektrisiken als gut zu gelten, ist eine todsichere Methode, die vom Management als sicheres Paar oder als sichere Hände angesehen wird. Sie brauchen nicht viel Erfahrung oder Zertifikate, um das Projektrisiko erfolgreich zu managen (obwohl formale Qualifikationen im Risikomanagement vorhanden sind). Dieser einfache Prozess in fünf Schritten bedeutet, dass das Projektrisikomanagement bald in Ihre Projektpläne eingebettet ist.