Wie man ein Prozesssekretär ist

Prozesssekretäre unterstützen Prozessanwälte und Paralegals in Fällen, die bei lokalen, staatlichen und Bundesgerichten sowie bei Verwaltungsgerichten eingereicht werden.

Prozesssekretäre sind in Anwaltskanzleien aller Größen tätig. Einige Sekretäre bieten rein administrative Unterstützung. In vielen Unternehmen haben Sekretäre jedoch eine hybride Funktion, die sowohl als Sekretärin als auch als Prozessanwältin fungiert.

Im Folgenden werden einige der häufigsten Funktionen eines Prozesssekretariats während des gesamten Prozesslebenszyklus beschrieben. Die Sekretariatsfunktionen variieren je nach Firma, Art der Prozessführung und Größe des Personals.

Fallprüfung

In Klägerfirmen ist der erste Schritt eines Falles die Prüfung des Falls nach Verdienst. Hat der potenzielle Kunde einen Handlungsgrund? Gibt es Konflikte? Die Sekretärin kann bei der Vorbereitung von Fall-Screening-Formularen behilflich sein und erste Besprechungen zwischen dem Anwalt und dem potenziellen Kunden planen. In einigen Fällen führt die Sekretärin ein erstes Screening durch, indem sie potenzielle Kundenfragen telefonisch stellt. Wenn der Kunde unterzeichnet ist, erstellt das Sekretariat eine neue Falldatei und leitet den Aufbewahrungsvertrag und andere Dokumente an den Kunden weiter.

Ermittlung

In vielen Fällen führen die Parteien eine Untersuchung durch, bevor eine Klage eingereicht wird. Diese Untersuchung kann das Auffinden und Befragen von Zeugen, die Untersuchung der Unfallstelle und das Sammeln von Dokumenten und anderen Beweisen umfassen. Der Prozessbeauftragte für Rechtsstreitigkeiten kann den Prozess unterstützen, indem er im Namen des Anwalts Sitzungen und Telefonkonferenzen anberaumt, Zeugenlisten erstellt, Beweise und andere Dokumente anordnet und ein zuverlässiges Ablagesystem für Papierdokumente und elektronische Dokumente einrichtet.

Schriftsätze

Wenn eine Klage eingereicht wird, bereitet der Sekretär die Schriftsätze in einem Textverarbeitungsprogramm vor. Die Schriftsätze können eine Vorladung, eine Beschwerde, eidesstattliche Versicherungen, Zulassungsanträge und Anträge enthalten. Der Prozessbeauftragte für Rechtsstreitigkeiten wird häufig Plädoyers erstellen, die alle Schriftsätze für einen bestimmten Fall organisieren und indizieren. Der Sekretär kann diese Dokumente entweder persönlich oder auf elektronischem Wege beim Gericht einreichen, obwohl diese Aufgabe häufig von einem Paralegal- oder Gerichtsboten ausgeführt wird.

Entdeckung

Discovery ist die längste Phase des Rechtsstreits. Während der Entdeckung kann das Prozesssekretariat alle oder einige der folgenden Aufgaben ausführen:

• Aufbereiten von Entdeckungsdokumenten in einem Textverarbeitungssystem, einschließlich Abfrageeinrichtungen und Anforderungen für die Produktion
• Vorladungen schreiben, senden und verfolgen
• Planen von Absprachen mit mehreren Parteien, einschließlich Rechtsanwalt, Mandanten, gegnerischen Anwälten und Gerichtsreportern
• Planen unabhängiger ärztlicher Untersuchungen und anderer Termine, die nach den Zivilprozessregeln erforderlich sind
• Discovery-Ordner erstellen; Indizieren und Archivieren von Discovery-Dokumenten
• Dokumente organisieren und einreichen
• Planen von Standortuntersuchungen

• Lokalisierung und Kommunikation mit Experten Organisation und Einreichung von Gutachten

Pre-Trial

Sobald ein Versuchstermin festgelegt ist, hilft die Sekretärin dem Rechtsteam, sich auf die Prüfung vorzubereiten. Die Rolle der Sekretärin kann Folgendes umfassen:

• Schreiben und Formatieren von Vorversicherungsdokumenten einschließlich Anträgen, Schriftsätzen, Vorladungen und Zeugenlisten
• Ausstellungen sammeln und organisieren
• Erstellen, Ordnen und / oder Indexieren von Testmappen
• Hilfe bei der Organisation von Scheinversuchen
• Nachverfolgung von Terminen und Versendung von Erinnerungen an das legale Team
• Schriftsätze und Rechtsdokumente mit Zitierprüfung und Korrekturlesen
• Sicherstellen, dass Dokumente gemäß den Gerichtsvorschriften ordnungsgemäß formatiert sind
• Zeugen koordinieren

Versuch

Das Prozesssekretariat spielt während des Prozesses eine wichtige Unterstützungsrolle. Seine oder ihre Aufgaben können sein:

• Testdokumente vorbereiten, schreiben und formatieren
• Koordinieren der Vorbereitung von Diagrammen, Diagrammen und anderen Visuals in Gerichtssälen
• Planen von Kurieren, Gerichtsreportern und Sachverständigen
• Organisieren, Einreichen und Verwalten von Dokumenten, Exponaten und Testmappen
• Koordinierung der Reisearrangements für Anwälte, Zeugen, Kunden und andere

Andere administrative Aufgaben

Für diejenigen, die auf der Verteidigungsseite tätig sind, wird der Prozesssekretär die für jeden Fall aufgewendete Zeit der Anwälte und Rechtsanwaltsangehörigen in das Zeit- und Abrechnungssystem der Firma eintragen. Er oder sie wird auch periodische Rechnungen an den Kunden senden und verspätete Zahlungen nachverfolgen. Andere allgemeine Aufgaben, die das Prozesssekretariat ausführt, sind:

• Produzieren von Informationen durch Transkribieren, Formatieren, Eingeben, Abrufen, Kopieren und Übertragen von Text, Daten und Grafiken
• Nachverfolgung von Fallfristen
• Korrespondierung mit Kunden, Zeugen und entgegengesetzten Beratern
• An das Telefon gehen
• Erstellen Sie Tabellenkalkulationen, um Kosten, Ausstellungsstücke und andere Informationen zu verfolgen
• Diktat abschreiben
• Pflege von Docket-Systemen
• Weiterleitung von Korrespondenz, Berichten und rechtlichen Dokumenten
• Organisation von Kundenkonferenzen und Anwaltssitzungen
• Spesenabrechnungen vorbereiten
• Pflege des Anwaltskalenders durch Planung und Planung von Konferenzen, Telefonkonferenzen, Abordnungen und Reisen

• Bestellen von Verbrauchsmaterial

Litigation Secretary Education

Viele Sekretärinnen für Rechtsstreitigkeiten absolvieren ein Zeugnis oder ein Associate-Studium an einer Handelsschule oder einem Community College. Sekretäre mit einem vierjährigen Hochschulabschluss haben jedoch die meisten Aufstiegschancen in einer Anwaltskanzlei. Prozessschulungen finden häufig am Arbeitsplatz statt. Erfahrene Sekretärinnen für Rechtsstreitigkeiten übernehmen häufig andere Funktionen in der Firma, einschließlich Paralegal- und Office-Management-Positionen.

Litigation Secretary Skills and Knowledge

Prozesssekretäre müssen über vielfältige zwischenmenschliche, technologische und kaufmännische Fähigkeiten sowie über Rechts- und Verfahrenskenntnisse verfügen. Erforderliche Fähigkeiten und Kenntnisse umfassen:

• Kenntnisse in Textverarbeitungs-, Tabellenkalkulations-, Präsentations- und Zeit- und Abrechnungssoftware; Vertrautheit mit der Microsoft Office-Suite
• Kenntnisse mit Transkriptionsgeräten
• Hervorragende schriftliche und verbale Fähigkeiten
• Kenntnis der Prozessunterlagen vor Ort, Bundesstaaten und Bundesgerichten sowie Verfahren zur Hinterlegung von Unterlagen
• Kenntnisse in Dokumentendatenbanken wie Ringtail, Summation und Concordance
• E-Filing Erfahrung
• Kenntnis der Amtshandlungen und der rechtlichen Terminologie
• Starke Tippfähigkeiten
• Solide Organisationsfähigkeiten und Multitasking-Fähigkeiten
• Fähigkeit zur professionellen Interaktion mit allen Personalebenen