Personendateizugriffsrichtlinie und Links zu Beispielen

Alle Personalabteilungen führen umfangreiche Aufzeichnungen. Das Gesetz schreibt vor, dass die Personalabteilung viele von ihnen für bestimmte Zeiträume aufbewahren muss. Die Mitarbeiter sind sich bewusst, dass diese Datensätze vorhanden sind (und manche haben den Eindruck, dass die Akte von Unternehmen zu Unternehmen ihnen folgt, was nicht der Fall ist).

Da die Mitarbeiter wissen, dass diese Datensätze vorhanden sind, möchten sie sie gelegentlich anzeigen, um zu sehen, was die Datei enthält.

Berücksichtigen Sie bei der Entscheidung, wie Sie einem Mitarbeiter (und einem ehemaligen Mitarbeiterzugang) Zugang verschaffen sollten, die für Ihr Unternehmen geltenden Gesetze. In vielen Bundesstaaten gibt es Gesetze, nach denen ein Unternehmen aktuellen und ehemaligen Mitarbeitern bestimmte Teile der Akte zur Verfügung stellen muss. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Arbeitsanwalt, um sicherzustellen, dass Ihre Richtlinie allen Gesetzen entspricht.

Das Bundesgesetz schreibt beispielsweise vor, dass Aufzeichnungen, die sich auf das Americans with Disabilities Act beziehen, von Personalakten getrennt werden. Wenn Ihr Unternehmen HIPAA unterliegt, stellen Sie sicher, dass auch die Aufbewahrung Ihrer Krankenakte dies einhält.

Möglicherweise haben Sie viel Spielraum bei dem, was die Mitarbeiter in ihrer Akte sehen dürfen. Beachten Sie jedoch, dass selbst wenn Sie feststellen, dass ein Mitarbeiter keinen Zugriff auf bestimmte Informationen, wie z. B. Referenzprüfungen, hat, dass diese Informationen im Fall einer Klage auffindbar sind.

Weisen Sie Ihre Mitarbeiter daher an, die Dinge genau aufzuzeichnen und das Gesetz jederzeit einzuhalten. Mitarbeiterakten sind nicht der richtige Ort für Insider-Witze oder Kommentare. Diese gehen vor Gericht nicht gut über.

In der Regel sorgt ein Gatekeeper für die Aufzeichnungen dafür, dass die Verfahren befolgt werden und konsistent sind. Sie möchten nicht, dass ein HR-Manager den Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, ihre Unterlagen wieder an ihren Schreibtisch zu bringen, während ein anderer den Zugriff überhaupt verweigert.

Wenn alle Personen durch eine einzige Quelle gehen müssen, bleiben die Dinge konsistent und legal. Gesetze bezüglich der Aufbewahrung und des Zugriffs auf Akten und Akten sind schwierig. Stellen Sie sicher, dass Sie auf dem Laufenden bleiben.

Die nachstehende Richtlinie ist ein guter Anfang für Ihr Unternehmen, bedenken Sie jedoch, dass die gesetzlichen Bestimmungen Ihres Landes und Ihres Landes variieren können.

Beispiel für eine Zugriffsrichtlinie für Mitarbeiterdatensätze

Alle Angestellten, ehemaligen Angestellten und Arbeitnehmervertreter können bestimmte Inhalte ihrer Personalakte mit vorheriger Benachrichtigung der Personalabteilung einsehen. Dokumente, die sich auf die Qualifikationen des Mitarbeiters für die Einstellung beziehen, wie Bewerbung, Beförderung, Disziplinarverfahren und Transfer, können eingesehen werden. Darüber hinaus kann der Mitarbeiter Richtlinien-Formulare und Schulungsunterlagen überprüfen.

Dokumente, die der Mitarbeiter nicht prüfen darf, umfassen Verweise oder Referenzprüfungen, Aufzeichnungen über Ermittlungen des Managements, Krankenakten, Dokumente im Zusammenhang mit einem Gerichtsverfahren, Dokumente, die die Vertraulichkeit eines anderen Angestellten verletzen, und Dokumente, die für die Mitarbeiterplanung verwendet werden.

Verfahren

Ein Mitarbeiter, der den zulässigen Inhalt seiner Personalakte überprüfen möchte, sollte sich innerhalb von 24 Stunden (ausgenommen Wochenenden) an die Personalabteilung wenden. Ehemalige Mitarbeiter oder Personen, die dem Personalwesen nicht bekannt sind, müssen einen Ausweis und / oder einen Berechtigungsnachweis für den Zugriff auf die Personalakte vorlegen.

Mitarbeiter müssen ihre Personalakten in Anwesenheit eines Personals der Personalabteilung prüfen.

Mitarbeiter dürfen keinen Teil der Personalakte aus dem Büro entfernen.

Der Mitarbeiter kann Fotokopien der Datei oder Teile der Datei anfordern. Die Personals des Personals der Humanressourcen werden innerhalb angemessener Frist Fotokopien erstellen. Für umfangreiches Kopieren muss der Mitarbeiter die Fotokopien bezahlen.

Wenn der Mitarbeiter mit einem Dokument in seiner Personalakte nicht zufrieden ist, kann der Mitarbeiter in Anwesenheit des Personals der Personalabteilung eine Erklärung oder Klarstellung verfassen und dem angefochtenen Dokument beifügen. Unter keinen Umständen ändern die Personalabteilung oder der Mitarbeiter das tatsächliche Dokument.

Der Mitarbeiter kann auch verlangen, dass ein Dokument aus der Personalakte entfernt wird. Wenn der Personalberater zustimmt, kann das Dokument entfernt werden. Wenn der Mitarbeiter der Personalabteilung nicht einverstanden ist, kann gegen die Angelegenheit in der in der Open-Door-Richtlinie des Unternehmens vorgeschriebenen Weise Beschwerde eingelegt werden.

Hoffentlich haben Sie diese Richtlinie für nützlich erachtet, wenn Sie Ihre eigenen Zugriffsrichtlinien für Personendateien für Ihre Organisation entwickeln. Passen Sie die Richtlinien an die Bedürfnisse und die Kultur Ihres Unternehmens an.