Know How, Warum und Wann Dokumentation der Mitarbeiterleistung

In der Welt der Humanressourcen und der Beschäftigung kann die Dokumentation der Leistung eines Mitarbeiters dazu führen, dass Sie Ihre Mitarbeiter disziplinieren, beenden oder fair fördern, belohnen und anerkennen können.

Die Dokumentation ist für Führungskräfte und Personalverantwortliche von wesentlicher Bedeutung, da Sie alle Vorkommnisse im Beschäftigungsverlauf Ihrer Mitarbeiter ernsthaft aufzeichnen müssen - sowohl positive als auch negative Leistungsvorfälle.

Hier finden Sie alles, was Führungskräfte und Personalmitglieder benötigen, um die Leistung der Mitarbeiter sorgfältig zu dokumentieren.

Warum sollten Sie die Mitarbeiterleistung dokumentieren?

• Die Dokumentation liefert den Nachweis, dass Leistungsprobleme zeitnah und präzise mit dem Mitarbeiter besprochen wurden.
• Die Dokumentation bietet einen Überblick über die Verbesserung der Mitarbeiter oder das Versagen, die Leistung im Laufe der Zeit zu verbessern. Es ist chronologisch und eine genaue Beschreibung der Aktionen des Mitarbeiters, der Aktionen des Managers und der Ereignisse, wenn diese auftreten.
• Die Dokumentation liefert Nachweise, die Managemententscheidungen unterstützen, um ungünstige Maßnahmen wie Disziplin oder Kündigung mit einem Mitarbeiter zu ergreifen.
• Die Dokumentation bietet den Nachweis, dass ein Mitarbeiter eine verfügbare Beförderung oder Gelegenheit gegenüber anderen berechtigten Mitarbeitern verdient.

• Die Dokumentation liefert Nachweise, um Gehaltserhöhungen oder -abfälle zu rechtfertigen oder warum ein Mitarbeiter keine Gehaltserhöhung erhalten hat.
• Im Falle einer Klage schützt eine vollständige und gründliche Dokumentation die Interessen des Arbeitgebers. Die Dokumentation kann die Maßnahmen des Managements bei der Beendigung eines erfolglosen Mitarbeiters unterstützen. Es kann auch der Nachweis erbracht werden, dass der Mitarbeiter aus Gründen, die gesetzlich zulässig sind, wie zum Beispiel illegale Diskriminierung, gekündigt wurde.

Was soll dokumentiert werden?

Manager müssen die Leistung der Mitarbeiter dokumentieren, sowohl positive Beiträge als auch Leistungsausfälle. Sie müssen genau dokumentieren, was der Angestellte getan und gesagt hat und was der Vorgesetzte während der Besprechung oder des Gesprächs darauf reagiert hat.

Sie müssen alle während des Gesprächs getroffenen Vereinbarungen, die gesetzten Ziele, erforderlichen und erwarteten Verbesserungen sowie den Zeitplan für die Verbesserung dokumentieren. Die Dokumentation sollte auch Verpflichtungen enthalten, die der Manager zur Unterstützung des Mitarbeiters eingeht.

Wie dokumentieren Sie?

Die Dokumentation sollte während oder unmittelbar nach der Besprechung oder dem Gespräch mit dem Mitarbeiter verfasst werden. Sie sollten es nie versäumen, das Gespräch an dem Tag aufzuschreiben, an dem es tatsächlich stattgefunden hat. Das Warten auf einen späteren Zeitpunkt wirkt sich auf die Qualität der Dokumentation aus, da sie auf Speicher basiert.

Einer der schlimmsten Fehler, den Manager begehen, ist der Glaube, dass sie bei Bedarf eine Mitarbeiterberatungsgeschichte rekonstruieren können. Keine Person des Personals, die Erfahrung mit einer anständigen, zeitnahen Dokumentation hat, wird jemals von einer rekonstruierten Aufzeichnung getäuscht. Manager, die aus dem Gedächtnis rekonstruieren, bringen unnötige und inakzeptable Risiken für ihr Unternehmen mit sich, da eine erfundene Geschichte in einer potenziellen Klage nicht standhält.

Sie benötigen Ihre Dokumentation, um professionell, ordentlich und organisiert zu erscheinen. Schreiben Sie die Dokumentation so, als würden Sie einem Dritten über die Historie erzählen. Sie wissen nie, wer eines Tages Ihre Dokumentation lesen darf. Stellen Sie also sicher, dass sie Ihre Professionalität widerspiegelt. (Die Rückseite einer Cocktailserviette, eines Umschlags oder einer Haftnotiz gilt nicht als professionelle Dokumentation.)

Ihre Dokumentation sollte an den neuen Vorgesetzten eines Mitarbeiters gehen, wenn der Angestellte einen neuen Job in Ihrer Organisation erhält oder Sie dies tun. Um sich zu erinnern und den neuen Vorgesetzten des Mitarbeiters zu informieren, müssen Sie den Namen und Titel des Mitarbeiters, Ihren Namen und Titel sowie das vollständige Datum in jedem Dokument angeben.

Schreiben Sie eine Dokumentation, die sachlich, fair, legal, objektiv, vollständig und konsistent ist. Vermeiden Sie Meinungen (Mike ist schlampig. Alice ist faul. Tom hat mich angelogen.), Benennen, Redigieren (John ist ein Idiot. Mark hat ein Einstellungsproblem.) Und Beschriftung (Mary ist unverantwortlich. George ist kein Team Spieler.).

Vermeiden Sie auch, das Verhalten des Mitarbeiters zu interpretieren. (Marsha darf diese Aufgabe nicht mögen. Paula scheint über ihrem Kopf zu sein.) Minimieren Sie die Verwendung beschreibender Wörter wie Adjektive und Adverbien (langsam, schlampig, unglücklich, launisch, unhöflich). Nennen Sie das spezifische Verhalten und Verhalten des Mitarbeiters, nicht Ihre Meinung oder Interpretation.

In der Dokumentation wird eine genaue Aufzeichnung der Konversation benötigt. Halten Sie sich an die Fakten und schreiben Sie auf, was Sie gesagt haben und was der Mitarbeiter gesagt hat. Stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumentation eindeutig ist und die Fakten klar werden. (In einer möglichen Rechtssituation machen Fehler in den dokumentierten Ereignissen die gesamte Dokumentation zu einem Verdacht.)

Dokumentieren Sie schließlich alle Vereinbarungen, Zusagen, Zeitpläne, erforderlichen Verbesserungen, Check-In-Punkte und andere Details, die möglicherweise aus dem Gedächtnis geraten. Stellen Sie sicher, dass Sie ein Datum und eine Uhrzeit für Fristen und Fälligkeiten festlegen, damit keine Missverständnisse auftreten.

Informieren Sie sich über die Dokumentationsrichtlinien Ihrer Personalabteilung, aus denen hervorgeht, welche Dokumentation in die Personalakte des Mitarbeiters aufgenommen werden muss. Jede Dokumentation von Disziplinarmaßnahmen sollte unbedingt enthalten sein.

Wo dokumentieren und aufbewahren?

Da die Dokumentation der Mitarbeiter für den Mitarbeiter vertraulich und privat ist, müssen Sie dafür sorgen, dass die Dokumentation gegenüber dem Vorgesetzten, der Personalabteilung und möglicherweise dem nächsten Vorgesetzten des Mitarbeiters vertraulich bleibt. Es wird daher nicht empfohlen, die Dokumentation auf einem gemeinsam genutzten Computerlaufwerk abzulegen. Handgeschriebene Dokumentation und die ausgedruckte Dokumentation eines Managers werden am besten im verschlossenen Lager aufbewahrt.

Wenn Sie diese Richtlinien befolgen, wenn Sie sich an die Personalabteilung wenden, um Hilfe bei der Disziplinierung, Beendigung oder Versetzung eines Arbeitnehmers mit einem potenziell besseren Job zu erhalten, hilft Ihnen die Personalabteilung, das Problem zu lösen oder die Situation zu verbessern. Wenn Sie von HR aufgefordert werden, zu dokumentieren, zu dokumentieren, zu dokumentieren, oder sie können Ihnen nicht helfen. Sie haben alle Ihre Basen bedeckt.

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