Die Bedeutung der Dokumentation im Personalwesen

Dokumentation ist die schriftliche und aufbewahrte Aufzeichnung von Beschäftigungsereignissen. Diese Aufzeichnungen bestehen aus behördlichen und gesetzlich vorgeschriebenen Elementen, Dokumenten, die von der Unternehmenspolitik und -praxis verlangt werden, Dokumenten, die von den besten Personalpraktiken vorgeschlagen werden, und formellen und informellen Aufzeichnungen über Beschäftigungsereignisse.

Dokumentation über eine Beschäftigungsakte

Die Dokumentation eines Mitarbeiters ist ein schriftlicher Bericht über seine Handlungen, Diskussionen, Vorfälle mit Leistungscoaching, festgestellte Verstöße gegen Richtlinien, Disziplinarmaßnahmen, positive Beiträge, Belohnung und Anerkennung, Untersuchungen, Nichterfüllung von Anforderungen und Zielen, Leistungsbewertung und mehr.

Die Aufbewahrung dieser Aufzeichnungen ermöglicht es dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer, eine geschriebene Geschichte der Ereignisse und Diskussionen zu führen, die um ein bestimmtes Ereignis stattgefunden haben. Die Dokumentation des Arbeitsverhältnisses enthält eine schriftliche Aufzeichnung, die zur Unterstützung von Maßnahmen wie Beförderung von Mitarbeitern, Gehaltserhöhungen für Mitarbeiter und Disziplinarmaßnahmen - einschließlich der Beendigung des Arbeitsverhältnisses - erforderlich sein kann.

Die Dokumentation der Mitarbeiter ist im Allgemeinen sowohl positiv als auch negativ. Es ist sachlich, nicht wertend. Es beschreibt Ereignisse, wie sie auftreten, und basiert nicht auf den Meinungen und Gedanken des Betrachters über das Ereignis. In der Dokumentation werden auch die Maßnahmen beschrieben, die in wichtigen Fällen ergriffen wurden, z. B. die förmliche Anerkennung von Mitarbeitern oder Disziplinarmaßnahmen.

Denken Sie daran, dass Sie eine Dokumentation erstellen müssen, die dem Zeitpunkt des Ereignisses möglichst nahe kommt, damit die Aufzeichnungen zeitnah, detailliert und genau sind.

In einem gerichtlichen Verfahren ist die Dokumentation der Leistung eines Mitarbeiters in der Vergangenheit oft entscheidend für das Ergebnis, das der Arbeitgeber durch das Ereignis erlebt. Ein faires Bild der Leistung des Mitarbeiters zu zeichnen, ohne sich nur auf die negativen Ereignisse zu konzentrieren, ist das Ziel.

Arten der Dokumentation

Richtlinien, Verfahren, das Mitarbeiterhandbuch und Leistungsentwicklungspläne sind ebenfalls Dokumentationsformen, in denen das erwartete Verhalten der Mitarbeiter und die Anforderungen an den Arbeitsplatz aufgezeichnet werden, um einen ordnungsgemäßen und fairen Arbeitsplatz zu gewährleisten, an dem die Mitarbeiter wissen, was von ihnen erwartet wird.

Aufzeichnungen sind auch die schriftlichen Aussagen des Angeklagten, des Anklägers und der Zeugen feindlicher Ereignisse am Arbeitsplatz, die Fehlverhalten der Mitarbeiter wie sexuelle Belästigung zur Folge haben.

Diese Dokumentation enthält auch dauerhafte Aufzeichnungen wie den unterschriebenen Arbeitsantrag, schriftliche Arbeitszeugnisse, Bewerbungsunterlagen wie Lebensläufe und Anschreiben sowie Hintergrundprüfungen. Abgesehen von der Personalakte der Mitarbeiter werden auch andere Unterlagen wie das Formular I-9 (das die Berechtigung des Mitarbeiters zur Arbeit in den USA bestätigt) sowie Krankenakten, FMLA-Unterlagen usw. aufbewahrt.

Die Dokumentation kann auch informell sein, wie in den Aufzeichnungen eines Managers über seine oder ihre Gespräche mit einem Mitarbeiter im Laufe eines Jahres. Es ist wichtig, dass die Manager diese Dokumentation für alle ihre Berichtsmitarbeiter aufbewahren. Kein Mitarbeiter sollte wegen seiner Leistung ausgewählt werden. Dies könnte zu einem späteren Zeitpunkt als Diskriminierung ausgelegt werden.

Die Dokumentation kann formal sein und in der Personalakte des Mitarbeiters aufbewahrt werden. Von den Mitarbeitern wird erwartet, dass sie diese Dokumentation unterschreiben, um zu bestätigen, dass sie eine Kopie erhalten und den Inhalt vollständig überprüft haben. Hinweis: Die Unterschrift bedeutet keine Übereinstimmung mit den Aussagen in der Dokumentation.

Verwendung der Dokumentation

Die Dokumentation kritischer Vorfälle, ob positiv oder negativ, wird ebenfalls empfohlen, damit Manager über einen bestimmten Zeitraum hinweg Aufzeichnungen über die Leistung ihrer Mitarbeiter haben.

Organisationen können die Dokumentation, die sie aufbewahren, auf andere Weise verwenden. Diese können Verfahren, Arbeitsanweisungen und Computer-Softwareanweisungen umfassen, um nur einige zu nennen. Für die Zwecke der Personalfunktion sind dies jedoch die gebräuchlichen Verwendungen der Dokumentation. Im nächsten Abschnitt finden Sie Anweisungen zum richtigen Dokumentieren.

Beispiele für die Leistungsdokumentation

Die Dokumentation über die Leistung eines Mitarbeiters ermöglicht es Ihnen, Mitarbeiter zu disziplinieren, zu kündigen oder fair zu fördern, zu belohnen und anzuerkennen. Ohne Dokumentation ist es schwierig und für den Arbeitgeber potenziell riskant, eine dieser Maßnahmen zu begründen.

Der Arbeitgeber muss jeden möglichen Vorwurf einer diskriminierenden Behandlung von Arbeitnehmern vermeiden. Abgesehen von allen gesetzlichen Bestimmungen möchten gute Arbeitgeber ein Arbeitsumfeld schaffen, das fair, konsistent und für die Ziele und Karrierepläne der Mitarbeiter von Vorteil ist.

Dieses Umfeld wird durch die professionelle Dokumentation der Mitarbeiterleistung des Managers unterstützt - sowohl das Lobverhalten als auch die Maßnahmen, die einer Korrektur oder Verbesserung bedürfen. Wie dies zu dokumentieren ist, wurde bereits ausführlich besprochen. In den folgenden Situationen finden Sie weitere Beispiele für die entsprechende Dokumentation.

Verspätung und Abwesenheit dokumentieren

Falsch:

Mark kommt normalerweise zu spät zur Arbeit. Mark vermisst zu viel Arbeit.

Recht:

1. April: Mark hat sich krank gemeldet und acht Stunden Arbeit verpasst.

4. April: Mark ist um 10 Uhr morgens zur Arbeit gekommen, zwei Stunden zu spät von seiner geplanten Startzeit.

6. April: Mark hat einen Arzttermin vereinbart und ist dann zu Hause geblieben, um einen neuen Ofen installieren zu lassen.

12. April: Mark hat sich krank gemeldet und acht Stunden Arbeit verpasst.

Performance dokumentieren

Falsch:

Mary ist unzuverlässig. Sie tut kaum etwas, zu dem sie sich verpflichtet hat.

Recht:

2. Mai: Mary hat versprochen, dass der erste Entwurf des Produktvorschlags auf der heutigen wöchentlichen Sitzung zur Überprüfung zur Verfügung steht. Mary hat nicht wie erwartet einen Entwurf vorgelegt. Sagte, sie war zu beschäftigt gewesen und die Leute, deren Hilfe sie brauchte, waren nicht mit ihr zurückgekommen.

Der Manager antwortete: Welche Hilfe hatten Sie gebraucht? Information? Wer hat sich nicht bei Ihnen gemeldet und was brauchten Sie von ihnen?

Carl und Michael mussten Mary über ihre Fortschritte auf dem Laufenden halten.

Was macht Sie so beschäftigt, dass Sie keine Zeit hatten, Ihr Engagement umzusetzen? Ergreift zu viele Verpflichtungen mit begrenzten Stunden, um sie zu erfüllen.

Was kann ich tun um dir zu helfen?

Wann werden Sie den Entwurf des Dokuments zur Überprüfung bereitstellen?

Diese Beispiele bieten einen Überblick darüber, wie eine effektive Dokumentation aussieht und welche Dokumentation falsch geschrieben ist. Befolgen Sie diese Hinweise, um Richtlinien, Leistungen und Ereignisse an Ihrem Arbeitsplatz effektiv und legal zu dokumentieren.

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