Schritte zum Anpassen Ihrer Kommunikation für jede Zielgruppe

Wenn Sie hoffen, mit Menschen auf eine Weise zu kommunizieren, die Informationen teilt und insbesondere das Verhalten ändert und schwerwiegende Auswirkungen hat, müssen Sie Ihr Publikum kennen. Es ist ein grundlegendes Prinzip einer guten Kommunikation. Wenn Sie die Perspektive der Personen kennen, mit denen Sie sprechen, können Sie sich zu einem besseren Präsentator und Personalfachmann entwickeln.

Kenne deine Zuhörer. Wissen, was sie interessiert. Wissen, was sie hören wollen. Indem Sie sie kennen und Ihre Botschaft fokussieren, können Sie ihnen zeigen, dass Sie eine Ressource sind. Sie binden Ihr Publikum ein und erzielen eine größere Wirkung.

Das Problem? Zu wissen, dass Ihr Publikum Zeit braucht, und es ist immer einfacher, alle Dinge, die Sie wissen oder die Sie Ihrem Publikum über ein Thema erzählen möchten, zu erfassen. Kritisch darüber nachzudenken, was Ihr Publikum hören möchte oder muss, ist schwieriger.

Viele HR-Profis sind damit beschäftigt, ihrem Publikum alles zu bieten, was sie über eine Themenpräsentation wissen oder tun sollten. Sie wissen, dass Sie in diese Falle geraten sind, wenn Sie auf Dias Aufzählungszeichen setzen, anstatt über Folgendes nachzudenken:

• was das Publikum wirklich interessiert,
• Was sind Ihre wichtigsten Punkte und
• wie man sie in eine klare Geschichte umwandelt, die ein ansprechendes Gespräch schafft.

Die zweite Falle, in die viele HR-Experten geraten, besteht darin, die gleiche Präsentation tagtäglich für verschiedene Zielgruppen zu wiederholen. Das Problem besteht darin, dass sich unterschiedliche Zielgruppen um unterschiedliche Dinge kümmern und auf diese reagieren. Wenn Sie sich also engagieren möchten, müssen Sie Ihre Nachricht jedes Mal anpassen, wenn Sie sprechen.

So stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Botschaft an Ihre Bedürfnisse anpassen, das Rauschen unterdrücken und Ihr Publikum mit dem in Verbindung bringen, was Sie ihm sagen - egal, wer oder wo es sich befindet. Diese fünf Schlüsselerinnerungen sorgen dafür, dass Ihre Worte die Wirkung entfalten, die sie verdienen - wenn Sie die volle Aufmerksamkeit und das Engagement Ihres Publikums gewinnen.

Wissen, was Ihr Publikum interessiert

Ihr Publikum wird sich nicht darum kümmern, was Sie sagen, bis Sie gezeigt haben, dass Sie sich um sie kümmern. Fragen Sie beim Planen Ihrer Präsentation, welche Herausforderungen und Bedürfnisse Ihr erwartetes Publikum hat. Was sind die drei bis vier Hauptfragen oder -themen zu Ihrem Thema?

Wenn Sie es nicht wissen, fragen Sie einige Personen, die an Ihrer Präsentation teilnehmen werden, den Abteilungsleiter oder, falls keine Informationen verfügbar sind, raten Sie nach.

Beginnen Sie Ihre Präsentation, indem Sie Ihr Publikum an die festgestellten Probleme erinnern. Sagen Sie: "Ich weiß, dass sich einige von Ihnen über unsere Vorteile Gedanken gemacht haben, oder" ich stelle mir vor, dass diese drei Dinge das sind, was Sie wirklich aus diesem Workshop herausholen möchten."

Wenn Sie zuerst über Ihr Publikum und dessen Probleme und Bedürfnisse sprechen, auf die Sie in Ihrem Vortrag eingehen, zeigen Sie, dass Sie sich für sie interessieren. Das bringt die Leute dazu zuzuhören.

Planen Sie Ihre wichtigsten Punkte für Ihr Publikum

Die meisten HR-Präsentationen wirken wie eine Informationsmappe, keine klare Geschichte mit einer Reihe von Hauptpunkten. HR-Profis wissen in der Regel viel mehr, als andere Menschen über ein notwendiges Thema wissen wollen oder müssen.

Die Autoren Chip und Dan Heath nannten dies in ihrem Buch "Made to Stick" "den Fluch des Wissens". Wann hatten Sie das letzte Mal das Gefühl, dass eine Präsentation zu kurz war oder zu wenig Informationen enthielt? Wahrscheinlich selten, wenn überhaupt.

Die Menschen, die als Moderatoren herausstechen, die gehört werden und Einfluss haben, beginnen damit, das Problem des Publikums anzuerkennen, zu dessen Lösung sie beitragen. Dann, während sie ihre Präsentation vorbereiten, trennen sie das Muss-Wissen vom Netten.

Nehmen Sie sich die Hälfte der Vorbereitungszeit, um sich auf das Herz Ihrer Präsentation zu konzentrieren und was Ihr Publikum wissen muss, das hilft ihm. Der beste Weg, um den "Fluch des Wissens" zu brechen, besteht darin, sich auf das zu konzentrieren, was sowohl für Sie als auch für das Publikum am wichtigsten ist.

Ordnen Sie Ihre Präsentation auf einem Whiteboard oder einem Blatt Papier zu oder verwenden Sie einen Satz Haftnotizen. Welche Punktereihenfolge ist am besten? Gibt es eine Reihenfolge der Punkte, die für Ihr Publikum sinnvoller ist? Wie hängen Ihre Punkte zusammen? Machen Sie sie klar. Wenn dies nicht der Fall ist, sagen Sie den Leuten: "Hier ist ein ganz anderes, aber wichtiges Thema."

Erzählen Sie Geschichten und verwenden Sie Beispiele, die Ihr Publikum für verlässlich hält

Neben dem Versuch, zu viele Dinge auf einmal zu präsentieren, klingen HR-Präsentationen allzu oft abstrakt und ohne Bezug zum täglichen Leben und zur Arbeit des Publikums. Was dann passiert, ist, dass sich die Leute ausschalten, durch das Gespräch sitzen, davon ausgehen, dass es nicht um sie geht, und keine Maßnahmen ergreifen. Dies macht die Präsentation zu einer Verschwendung ihrer und Ihrer Zeit.

Um mit ihnen in Beziehung zu treten und ihnen zu helfen, Maßnahmen zu ergreifen, brauchen die Menschen Ideen, die auf Geschichten und Beispielen beruhen. Das menschliche Gehirn ist dazu verdrahtet, sich auf Geschichten zu beziehen und sich an diese zu erinnern. Behandeln Sie also weniger Punkte - besser - mit vielen Beispielen. Und wenn immer möglich, machen Sie die Beispiele aus ihrer Abteilung und ihre täglichen Erfahrungen bei der Arbeit.

Erzählen Sie Geschichten darüber, wie Sie die Idee verwenden, die Sie teilen. Ob es darum geht, ein Kompensationsproblem zu lösen, Feedback zu geben, sich für Ihren Visionsplan anzumelden oder wie sich die neue Organisation von der alten unterscheidet, erzählen Sie Geschichten. Machen Sie die Brücke zwischen Ihrem Thema und deren Leben und Interessen klar.

Zeigen Sie, sagen Sie es nicht nur Ihrem Publikum

Ein Bild sagt in vielen Fällen mehr als tausend Worte. Videos werden zur Norm für eine effektive Kommunikation. In der heutigen Zeit der barrierefreien Videotools verwenden Moderatoren, die zu viel Text verwenden, häufig Ausreden. Sie sagen: "Aber ich muss sehr spezifische Informationen kommunizieren." Oder: "Mein Publikum wird diese komplizierte Idee besser verarbeiten können, wenn ich sie aufschreibe." Nein, Sie tun es nicht und nein, sie tun es nicht.

Wenn es nicht Ihr Ziel ist, Ihr Publikum zu langweilen, zu entfremden und zu unterdrücken und im schlimmsten Fall keinen Einfluss zu haben, schneiden Sie den Text ab. Senden Sie es in einer Folge-E-Mail oder teilen Sie es in einem Google-Dokument. Die verwendeten Grafiken müssen die Geschichte unterstützen und dürfen nicht zu Ihrem Drehbuch werden. Sobald Sie Ihre klaren Hauptpunkte und einen guten Ablauf gefunden haben, der durch Geschichten und Beispiele unterstützt wird, sollten Sie erst dann ein Präsentationstool starten.

Andernfalls werden Ihre Folien als Notizen für die Redner verwendet. In diesem Fall hätten Sie die Präsentation einfach per E-Mail versenden sollen, anstatt die Zeit Ihres Publikums zu verschwenden.

Fertigen Sie besonders an und improvisieren Sie, indem Sie Ihr Publikum kennen

Sobald Sie eine gute Präsentation erstellt haben, die Ihre Hauptbotschaft visuell unterstützt, haben Sie die Freiheit, sie auf jedes Publikum zuzuschneiden, das Sie bedienen. Sie können Ihren Standpunkt klarstellen und dann laut fragen: „Warum sollte Ihnen das etwas ausmachen?“ Und Ihre Antwort auf das Publikum vor Ihnen zuschneiden. Was die Mitglieder Ihres Marketing-Teams interessiert, kann sich stark von den Anforderungen Ihrer Entwicklungsmitarbeiter unterscheiden.

In den Jahren, in denen Führungskräfte in Dutzenden von Unternehmen wie Apple, Oracle, SAP und T-Mobile geschult und Präsentationen gehalten wurden, hat sich die Kraft einer einfachen Reihe von Nachrichten bewährt. Als die Botschaften durch einfache Bilder unterstützt und von einem fokussierten Moderator übermittelt wurden, der klare Punkte machen und sie mit dem täglichen Leben ihres Publikums verbinden konnte, fand Kommunikation statt. Und ist das nicht der Sinn einer Präsentation?

----------------------------------------

Tobey Fitch ist Managing Partner bei Fitch Associates. Zuvor war er an Veröffentlichungen wie Entrepreneur beteiligt.