So planen Sie eine Firmentagung

Herzliche Glückwünsche! Ihr Unternehmen wird eine Besprechung für eine Gruppe von Mitarbeitern abhalten, die aus allen Ebenen des Unternehmens ausgewählt werden. Der CEO hat Ihnen die Verantwortung des Projektmanagers für die Veranstaltung übertragen. Diese Tipps und der Beispielprojektplan zeigen, wie ein Projektmanager den Projektplan für ein Firmentreffen oder ein ähnlich komplexes Projekt erstellen kann.

Planen Sie das Projekt vor

Ihr erster Schritt ist die Planung des Plans. Sie beginnen mit der Diskussion der Veranstaltung mit den Stakeholdern. Wenn dies letztes Jahr gemacht wurde, was ist richtig gelaufen? Was schief gelaufen ist? Wer hat das Projekt verwaltet und kann Ihnen helfen, dieses Jahr Fallstricke zu vermeiden? Was wünscht er sich von der Veranstaltung, nachdem der CEO Ihnen das Projekt zugewiesen hat? Wann wird die Veranstaltung sein? Woher? Was ist das budget

Sammeln Sie so viele Informationen wie möglich. Dies ist das Skelett, auf dem Sie den Projektplan erstellen.

Bauen Sie das Team auf

Welche weiteren Ressourcen benötigen Sie, um dieses Projekt erfolgreich zu gestalten? Gibt es Personen in anderen Abteilungen, die Ihnen helfen können, diese Veranstaltung zum Erfolg zu führen? Was müssen Sie tun, um Hilfe zu bekommen? Können Sie nur fragen oder benötigen Sie eine formelle Genehmigung von ihrem Chef? Wie viel Zeit brauchst du von ihnen? Welche spezifischen Fähigkeiten benötigen Sie, um sie zu vermitteln? Kann jemand anderes diese Fähigkeit anbieten, wenn die gewünschte Person nicht verfügbar ist?

Wie kann HR helfen, da dies ein unternehmensweites Meeting ist? Benötigen Sie Unterstützung von der Facility-Abteilung? Was ist mit der Marketingabteilung? Benötigen Sie Hilfe in diesem Bereich?

Planen Sie die Agenda

Sobald Sie wissen, wie lange die Besprechung dauert, beginnen Sie mit dem Ausfüllen der Zeitblöcke. Benötigen Sie einen Eröffnungsredner? Wer wird es sein? Halten Sie die Teilnehmer zusammen oder teilen Sie sie für einen Teil des Programms in kleinere Gruppen auf? Wie viele andere Sprecher werden Sie brauchen? Wer richtet die kleineren Sitzungen ein, wenn Sie ausbrechen?

Dauert die Veranstaltung mehr als einen Tag? Wie schließen Sie den ersten Tag? Wie werden Sie am zweiten Tag wieder geöffnet?

Wie wirst du am Ende zusammenarbeiten? Benötigen Sie eine Abschlussrede? Wie werden Sie mit der Logistik von Personen umgehen, die aus dem Hotel aussteigen, wenn Sie eines buchen?

Finde den Raum

Finden Sie heraus, wie viele Personen kommen. Bestimmen Sie dann, wie viel Platz Sie benötigen. Wo findet die Veranstaltung statt? Gibt es Platz im Firmensitz oder benötigen Sie einen größeren Raum? Wünscht der CEO, dass die Besprechung an einem anderen Ort abgehalten wird, damit sich die Leute konzentrieren können, oder möchte er / sie, dass das Meeting abgehalten wird, um die Kosten zu minimieren?

Welche Eigenschaften in Ihrer Nähe bieten den Platz, den Sie benötigen? Ist ein Hotel in der Nähe des Flughafens eine gute Wahl, um die Reisezeit für aus der Stadt kommende Personen zu minimieren, oder sollten Sie etwas außerhalb der Stadt finden, das ruhiger sein wird?

Was berechnen die verschiedenen Veranstaltungsorte für ihre Einrichtungen? Was beinhaltet sie und was müssen Sie kaufen und mitbringen? Wird ihnen eine Person zugewiesen, mit der Sie arbeiten können? Was ist ihre Politik in Bezug auf Material und Menschen von außen?

Abziehen

Nachdem Sie die Antworten auf die meisten dieser Fragen gesammelt haben, können Sie mit der Erstellung des Projektplans beginnen. Denken Sie daran, dass hier nur die Liste der Projektaufgaben und nur der Projektstrukturplan (WBS) angezeigt wird. Es enthält keine Abhängigkeiten zwischen Aufgaben oder Zeitachsen. Diese würden später hinzugefügt.

Beispielplan für ein Firmenmeeting

In So planen Sie ein Projekt Mit den grundlegenden Tools des Projektmanagements haben wir die Denkweise hinter der Projektplanung und dem Einsatz von Projektmanagementfähigkeiten während des Planungsprozesses diskutiert. So sieht eine Projektstrukturplan-Projektstruktur (PSP) für ein Projekt aus, um ein Firmenmeeting zu planen:

1. Planen Sie das Projekt vor

1. Bestimmen Sie das Budget
2. Besprechen Sie mit dem CEO die Projektziele
3. Wenden Sie sich an den vorherigen Projektmanager (PM), um Tipps zu erhalten
4. Bestimmen Sie die Stakeholder-Liste
5. Wenden Sie sich an die Stakeholder, um Informationen zu erhalten.
6. Legen Sie den gewünschten Termin für die Veranstaltung fest
7. Bestimmen Sie, wie viele Referenten / Referenten benötigt werden
8. Bestimmen Sie, wie viele Support-Mitarbeiter benötigt werden
9. Bestimmen Sie, wie viele Mitarbeiter teilnehmen werden
10. Listen Sie mögliche Orte für die Veranstaltung auf

2. Bauen Sie das Projektteam auf

1. Rep vom Marketing erhalten
2. Repräsentant von HR bekommen
3. Sehen Sie, ob der Einkauf jemanden zur Hilfe einsetzt
4. Bitten Sie Susan, mit allen Details der Lautsprecher umzugehen
5. Repräsentant von Einrichtungen
6. Planen Sie das Projektteam-Kick-Off-Meeting

3. Entwickeln Sie die Agenda

3a Plan Tag 1

1. Startzeit einstellen
2. Legen Sie die Zeit fest, arrangieren Sie Platz und Personal für die Anmeldung
3. Legen Sie die Länge der Morgensitzung fest
4. Legen Sie die Länge der Reden fest
5. Berechnen Sie die Anzahl der für die morgendliche Sitzung benötigten Sprecher
6. Rekrutieren Sie Sprecher
7. Planen Sie die Vormittagspause (Zeit und Länge)
8. Erneuerung des Konferenzraums während der Pause (Wasser, Müll usw.)
9. Planen Sie die Mittagspause (Zeit, Länge, Ort, Menü, wer bezahlt)
10. Nachmittagssitzung planen (Dauer, Anzahl der Referenten)
11. Nachmittagsredner rekrutieren
12. Plan Tag Eins Schließung (Zeit, wen, Länge)

3b Plan Tag zwei

1. Startzeit einstellen
2. Legen Sie die Länge der Morgensitzung fest
3. Berechnen Sie die Anzahl der für die morgendliche Sitzung benötigten Sprecher
4. Rekrutieren Sie Sprecher
5. Planen Sie die Vormittagspause (Zeit und Länge)
6. Erneuerung des Konferenzraums während der Pause (Wasser, Müll usw.)
7. Planen Sie die Mittagspause (Zeit, Länge, Ort, Menü, wer bezahlt)
8. Nachmittagssitzung planen (Dauer, Anzahl der Referenten)
9. Nachmittagsredner rekrutieren
10. Abschlussrede planen (Zeit, wen, Länge)
11. Abfahrtszeiten mit dem Hotel vereinbaren

4. Planen Sie den Raum

1. Bestimmen Sie die Anzahl der Teilnehmer
2. Sitzordnung planen (Reihen vs. Tische)
3. Berechnen Sie den benötigten Platz
4. Mit dieser Fläche verfügbare Plätze untersuchen (Kosten, Standort, Inklusivleistungen)
5. Zählen Sie die Anzahl der Sprecher pro Tag und die Gesamtzahl
6. Bestimmen Sie die Anzahl und Art des benötigten Support-Personals
7. Finden Sie heraus, wie viele Teilnehmer / Referenten / Mitarbeiter Räume benötigen
8. Verhandeln Sie Kosten und Termine mit verfügbaren Standorten
9. Unterzeichnung des Vertrags mit dem ausgewählten Standort

5. Veröffentlichen Sie die Veranstaltung

1. Alle Details mit dem Veranstaltungsort abschließen
2. Stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer benachrichtigt werden
3. Benachrichtigen Sie alle Referenten über Thema und Präsentationszeit / Tag
4. Benachrichtigen Sie das gesamte Support-Personal über Aufgaben und Schichten
5. Erhalten Sie RSVPs von Teilnehmern
6. Benachrichtigen Sie bei Bedarf Ersatzteilnehmer

6. Follow Up

1. Erhalten Sie Redebeiträge von allen Referenten
2. Überprüfen Sie die letzten Reden
3. Holen Sie sich Namensschilder für alle Teilnehmer, Referenten und Mitarbeiter
4. Kaufen Sie Material und Geschenke für die Teilnehmer
5. Bestätigen Sie den Veranstaltungsort erneut

7. Bewertung und Bewertung

1. Senden Sie eine Zufriedenheitsumfrage an alle Teilnehmer
2. Senden Sie eine Übersichtsumfrage an alle Referenten
3. Vielen Dank an alle Referenten und Mitarbeiter
4. Nahbesprechung mit dem Projektteam abhalten

Weitere Planung

Die Projektplan-Projektstrukturplanstruktur (PSP) zeigt ein Beispiel für die Planung einer Firmentagung. Es ist nur eine Übersicht. Das Projektteam müsste noch an diesen Elementen arbeiten und viele davon erweitern. Darüber hinaus müssten sie die für jede Aufgabe benötigte Zeit, die relative Wichtigkeit der Aufgaben und die Zusammenhänge / Abhängigkeiten zwischen Aufgaben berechnen.